Prowadzisz firmę handlową. Jak każde przedsiębiorstwo w tej branży, posiadasz dział obsługi klienta. Pracownicy BOK-u, oprócz swoich podstawowych zadań, poświęcają codziennie wiele godzin na rozpatrywanie uwag pozostawianych w komentarzach do zamówień. Komunikaty, które się tam pojawiają, zwykle brzmią podobnie: „proszę o szybką dostawę”, „proszę o szybką realizację”, „proszę o potwierdzenie przyjęcia zamówienia i wysyłki”. Niektóre uwagi do zamówień mają niewiele wspólnego z ich realizacją, np. „życzę Wesołych Świąt”, „gratisy mile widziane ;-)”. A co gdyby pracownicy BOK-u nie musieli tego robić? Gdyby istniała możliwość zaoszczędzenia czasu, dzięki wdrożeniu automatycznego rozpoznawania uwag do zamówień – ich odpowiedniej interpretacji przez system i realizacji bez konieczności ludzkiej ingerencji?
W systemie ERP możliwe jest wdrożenie odpowiednich algorytmów, które będą przeszukiwać uwagi do zamówień pod kątem występowania określonych słów kluczowych i spowodują zastosowanie odpowiednich reguł w zamówieniu lub wręcz spowodują jego modyfikację. Występowanie określonego słowa kluczowego może spowodować różne zachowania systemu względem zamówienia:
- modyfikacja zamówienia, np. zmiana terminu wysyłki,
- niezwłoczne przekazanie zamówienia do magazynu z wysokim priorytetem, np. „proszę o szybką wysyłkę”,
- zignorowanie komentarza i uznanie go za nieistotny, np. „pozdrawiam”,
- przekazanie zamówienia do rozpatrzenia przez pracowników BOK-u ze względu na nietypowy, czy też nieznany charakter komentarza, np. „w poprzednim zamówieniu nie dostałem ulotek reklamowych, których otrzymanie ustaliłem z Panią Grażynką”.
Druga sytuacja, która prawdopodobnie również nie jest Ci obca, to pojawiające się nieprawidłowości: klient zamówi coś, co akurat się skończyło lub nie jest już dostępny dany wariant kolorystyczny czy rozmiar. Wtedy pracownicy BOK-u muszą wykonać szereg działań związanych z kontaktem z klientem i ustaleniami dotyczącymi zamówienia.
Rozwiązaniem powyższego problemu może być automat, który w sytuacji wystąpienia braku towaru na magazynie wyśle do klienta SMS z pytaniem, czy godzi on się na wprowadzenie modyfikacji do zamówienia (np. realizację bez brakującego produktu lub zastąpienie go zamiennikiem). System generuje wiadomość automatycznie, a po odpowiedzi klienta – „tak” lub „nie”, wykonuje odpowiednie działania. Jeśli kupujący odpowie „tak”, to do zamówienia zostaje wprowadzona korekta o brakującą ilość (lub zastąpienie zamiennikiem) i trafia ono do realizacji na magazynie. W przeciwnym razie, gdy klient odpowie „nie”, zamówienie zostanie przekazane do BOK-u. Operator skontaktuje się indywidualnie z klientem i ustali warunki rozwiązania danego problemu. Brak odpowiedzi zwrotnej od klienta przez określony czas również spowoduje jego przekazanie do BOK-u.
Przykłady procesów, które można w ten sposób zautomatyzować, jest wiele. W dalszej części tekstu wyjaśnię, jak dokładnie działają reguły automatyzacji oraz jakie korzyści może przynieść ich wdrożenie.