Obsługa zwrotów i multipicking w systemie WMS

System WMS zintegrowany z rozwiązaniami ERP, CRM, POS czy BOK tworzy technologiczny ekosystem, którego zadaniem jest holistyczne dbanie o najwyższą jakość obsługi klienta. W całym procesie magazyn bierze udział przede wszystkim w procesie realizacji zamówienia (kompletacja i wysyłka), ale również ma znaczenie na etapie sprzedaży (udostępnianie aktualnych stanów magazynowych) oraz obsługi posprzedażowej (zwroty, reklamacje). 

Inteligentne rozwiązania zarządzania magazynem są stale optymalizowane i doskonalone. Wszystko po to, aby zawarte w nich algorytmy i reguły pozwalały systematyczne podnosić efektywność procesów, dążąc do ich perfekcyjnej organizacji. Skuteczność poszczególnych rozwiązań zależy od charakteru zamówień (jedno, wielopozycyjne), wielkości magazynu, specyfiki towaru (obrót całopaletowy drobnica). Są jednak funkcje, których wdrożenie w odpowiedni sposób, przyniesie korzyść w większości firm handlowych. Dziś na czynniki pierwsze rozłożymy 2 zagadnienia: multipicking i obsługę zwrotów i reklamacji.

Im więcej zamówień firma będzie w stanie skompletować i spakować jednego dnia, tym szybciej towar trafi do klientów. W tym celu doskonale sprawdza się kompletacja w modelu multipicking, czyli jednoczesna obsługa kilku zleceń. Na podstawie analizy struktury zamówień opracowywane są reguły łączenia zleceń. System łączy zamówienia po określonym upływie czasu, np. 10 minut po złożeniu zamówienia musi zostać zostać wygenerowane na nie zlecenie kompletacji, bez względu na to, czy kompletacja będzie odbywała się w multipickingu.

System WMS działający w modelu multipicking może być przygotowany na obsługę np. 8 zamówień jednocześnie, ale liczba ta jest w zasadzie nieograniczona. Zależy od specyfiki firmy, jej zamówień i potrzeb. Magazynierzy kompletują kilka zleceń jednocześnie w różny sposób, w zależności od przyjętej metody, np. wrzucają towary z poszczególnych zleceń do koszy, oznaczonych kolorami. System dobiera zamówienia do obsługi w multipickingu według określonych reguł np. tych samych lokacji, tych samych regałów etc. To znacznie skraca ścieżkę zbierania.

Reklamacje to towar, który został odesłany przez klienta, więc musi zostać poddany weryfikacji, czasem naprawie, zostać objęty zwrotem gotówki itp. W związku z tym nie może być od razu przyjmowany na stan magazynu głównego. W obsłudze reklamacji najczęściej zaleca się, aby wykorzystać możliwość założenia w systemie WMS osobnego magazynu wirtualnego do obsługi tego typu przyjęć. Jeżeli towar pochodzący z reklamacji będzie fizycznie w magazynie głównym, ale w systemie będzie znajdował się w innym magazynie logicznym, to WMS będzie kontrolował użycie tego towaru i ostrzegał, aby go nie przesuwać. Często do obsługi reklamacji potrzebne jest również wydanie towaru z magazynu centralnego (np. do uzupełnienia uszkodzonego produkty w zestawie), więc przesunięcie go do wirtualnego magazynu reklamacyjnego pozwala przejrzyście panować nad ruchami wewnątrz magazynowymi.

Obsługa zwrotów jest bardziej skomplikowana. Firmy chcą elastycznie wychodzić naprzeciw oczekiwaniom klientów, w związku z czym terminy na oddanie towaru sięgają kilku miesięcy. Największym wyzwaniem jest lokalizacja pochodzenia zwrotu. W przypadku, kiedy klient nie odebrał paczki, w prosty sposób następuje weryfikacja na podstawie danych z etykiety spedycyjnej. Kolejna możliwa sytuacja, to wypełnienie przez klienta formularza zwrotu, co również upraszcza proces. Trudności następują w momencie, kiedy do magazynu wraca towar bez jakiejkolwiek informacji. System WMS umożliwia weryfikację, z jakiego zamówienia pochodzi towar, np. na podstawie historii jego obrotu w magazynie. Po weryfikacji towar może być z automatu przyjmowany na stan magazynu głównego, a jego rozliczenie delegowane do systemu ERP. Istnieje również możliwość zakładania magazynu wirtualnego dla zwrotów w momencie, kiedy zanim trafią one ponownie do obrotu musi zostać wykonana w ich zakresie jeszcze dodatkowa czynność np. czyszczenie. Wówczas WMS blokuje możliwość sprzedaży towaru do czasu, aż odpowiednie zadanie nie zostanie zrealizowane.