System WMS – koszt, czy inwestycja?

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu WMS w swojej firmie, jesteś we właściwym miejscu. Przygotowaliśmy krótkie zestawienie, z którego dowiesz się, co składa się na cenę takiego rozwiązania i jakie korzyści płyną z jego wdrożenia. Jedno z najczęściej pojawiających się pytań w tym zakresie brzmi: czy system WMS to inwestycja, czy koszt?

Oczywiście wdrożenie systemu WMS zawsze wiąże się z nakładami finansowymi. Czy system WMS to koszt? Odpowiedź na pytanie dotyczące jego ceny to bardzo trudne zadanie. Na końcowy koszt oprogramowania, poza wyceną samego projektu, wpływa bardzo wiele czynników.

System WMS jest dostępny w dwóch modelach architektury: 

• SaaS (Software as a Service) –  system WMS działa w udostępnionej firmie chmurze, a serwery wymagane do obsługi rozwiązania należą do dostawcy usługi,
• On-premise – system WMS jest instalowany na infrastrukturze informatycznej zapewnionej przez zamawiającą firmę. Jednocześnie licencja na użytkowanie oprogramowania nabywana przez przedsiębiorstwo jest bezterminowa, a system staje się własnością kupującego.

Wybór każdej z nich wiąże się z różnymi kosztami. Wdrożenie w modelu on-premise oznacza wyższe koszty początkowe, związane z koniecznością zakupu licencji, przygotowaniem serwerów i całej infrastruktury niezbędnej dla prawidłowego działania rozwiązania. Z kolei w modelu SaaS, nakłady związane z infrastrukturą oraz udzieleniem licencji ujęte są w formie odpłatnej comiesięcznej subskrypcji. W tym wariancie unika się konieczności ponoszenia wysokich kosztów na początku projektu, niemniej jednak w dłuższej perspektywie czasu wariant ten zapewne okaże się kosztowniejszy.

Liczba licencjonowanych dostępów dla użytkowników systemu WMS jest uzależniona od tego, ilu pracowników będzie korzystało z oprogramowania. Licencje mogą być udostępniane w różnych trybach (zakup, wynajem, leasing itp.) i w zależności od wybranego modelu koszt z nimi związany jest różny.

Szukając odpowiedzi na pytanie, czy system WMS to koszt, nie można zapominać o tym, że na jego wycenę może mieć również wpływ oferta usług dodatkowych. Wielu dostawców zapewnia m.in. zdalne wsparcie techniczne i możliwość opieki serwisowej. To istotne, ponieważ nawet najlepsze rozwiązanie może okazać się mało efektywne, gdy brakuje dostępu do profesjonalnej obsługi. Stały kontakt z zespołem zapewnia możliwość sprawnego reagowania i usuwania wszystkich awarii czy usterek. Co więcej, dostawca może oferować dostosowanie rozwiązania do unikalnych potrzeb wynikających ze specyfiki działalności danej organizacji. To duża zaleta, ale także dodatkowy koszt.

Na koszt systemu WMS, poza ceną samego projektu, licencji i obsługi serwisowej, wpływa również jego dostarczenie, instalacja koszt wdrożenia i uruchomienia systemu oraz koszt przygotowania ewentualnej integracji z systemem ERP. Jeżeli firma decyduje się na metodę wdrożenia on-premise i nie posiada odpowiedniej infrastruktury informatycznej (np. serwerów), musi liczyć się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów związanych z ich zakupem i utrzymaniem. W przypadku systemu magazynowego dotyczy to również urządzeń zewnętrznych stosowanych przez operatorów (np. terminali bezprzewodowych, paneli dotykowych), sieci WiFi w obszarze magazynu oraz znakowania lokacji magazynowych.

Poszukując rozwiązania usprawniającego pracę magazynu, należy pamiętać, że to nie jego cena powinna stanowić główny powód podjęcia decyzji o wdrożeniu. Przeważnie korzyści przewyższają konieczne do poniesienia koszta, zatem poszukując rozwiązania WMS, powinno się zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• potrzeby przedsiębiorstwa i cel wdrożenia, 
• dostępność funkcji systemu,
• zakładany wskaźnik zwrotu z inwestycji (ROI).

I właśnie na odpowiedzi na pytanie, czy system WMS to rzeczywiście jest inwestycja, skupimy się teraz.

Podstawową funkcją systemu WMS jest zbieranie, przechowywanie i udostępnianie bieżących informacji dotyczących stanów magazynowych. Rozwiązanie pozwala na znaczącą optymalizację procesów magazynowych. Czy system WMS to koszt, czy inwestycja? Wdrożenie rozwiązania oznacza dla organizacji szereg korzyści, które znacznie przewyższają koszta.

WMS jest wyposażony w rozbudowany panel pakowania. Jego rolą jest przyspieszenie procesu pakowania i zapewnienie jego najwyższej jakości. Dzięki wprowadzeniu punktów kontroli poprawności zamówień możliwe jest precyzyjne eliminowanie błędów. Pierwszy i podstawowy stopień to kontrola pobieranego towaru z lokacji poprzez zeskanowanie jego kodu kreskowego. Drugim poziomem może być proces pakowania zebranego towaru, gdzie również może zostać włączona konieczność skanowania kodów towarów. Dzięki wprowadzeniu precyzyjnej identyfikowalności i punktów kontroli poprawności zamówień możliwe jest wyeliminowanie błędów na każdym etapie realizacji zamówienia. Do klienta trafiają dokładnie te produkty, które zamówił, spakowane w sposób, w jaki tego oczekiwał. Organizacja oszczędza na kosztach obsługi reklamacji, odbiorach lub dodatkowym dosyłaniu towaru do klienta.

Szukając odpowiedzi na pytanie, czy system WMS to inwestycja, nie można zapominać o tym, że rozwiązanie to pomaga zautomatyzować znaczną część procesów. To natomiast wpływa na poprawę efektywności pracowników magazynu. Co więcej, wyższa efektywność przekłada się na brak konieczności zatrudniania nowych pracowników. To także realne korzyści finansowe w zakresie ponoszonych przez firmę kosztów pracy. Na zwrot z inwestycji ma tutaj ogromny wpływ skala. Przyspieszenie wydawania pojedynczej linii  nawet o kilka sekund daje ogromną oszczędność w skali dnia/tygodnia/miesiąca.

Możliwość natychmiastowego wglądu w stany magazynowe, a także lokalizowania każdej sztuki towaru pozwala realnie usprawnić realizację zamówień. Pracownicy odpowiedzialni za optymalizację pracy magazynu mogą m.in. wyznaczać optymalne trasy kompletowania zamówień. Co więcej, system automatycznie łączy zamówienia lub dzieli je na części i zleca ich równoległą realizację, przypisując im najlepszą w danym momencie metodę kompletacji. Pozytywnie przekłada się to na czas, w jakim zamówienie dotrze do klienta.

Reasumując, odpowiedź na pytanie, czy system WMS to inwestycja czy koszt, to złożone zagadnienie, na które wpływa wiele czynników. Wdrożenie rozwiązania wspierającego pracę magazynu nie jest tanie, ale liczne korzyści przewyższają jego cenę. Warto pochylić się nad tym tematem i szczegółowo przeanalizować potrzeby przedsiębiorstwa, cele wdrożenia oraz przewidywany wskaźnik zwrotu z inwestycji (ROI). Taka analiza pozwoli znaleźć odpowiedź na pytanie, czy system WMS to koszt, czy inwestycja dla Twojej organizacji.