Jak operator logistyczny Olza przygotował się na dwukrotny wzrost wolumenu dzięki Teneum WMS?

70%

spadek liczby maili od klientów dotyczących bieżącej obsługi zamówień

pracy dziennie uwolnione dla każdej osoby w zespole BOK

99,9%

sprawność procesu w zakresie ekspedycji i przyjęć

Najważniejsze wyzwania

Bardzo duże obciążenie biura obsługi klienta ręczną pracą związaną z komunikacją mailową i telefoniczną oraz koniecznością sprawdzania informacji w wielu miejscach.

Komunikacja z klientami realizowana przez API pomiędzy systemami klientów a zewnętrznym systemem pośredniczącym z wymianą danych pomiędzy nim a wewnętrznym WMS za pomocą plików XML.

Konieczność wsparcia wielojęzycznego środowiska pracy.

Brak filtrowania zleceń przed wejściem na strefę pakowania.

Integracje z systemami klientów realizowane przez zewnętrznego pośrednika.

Brak narzędzia, w którym klienci Olzy mogliby samodzielnie weryfikować statusy zamówień, stany magazynowe i historię operacji – każde pytanie wracało do BOK-u.

Brak filtrowania zleceń przed wejściem na strefę pakowania.

Brak narzędzia, w którym klienci Olzy mogliby samodzielnie weryfikować statusy zamówień, stany magazynowe i historię operacji – każde pytanie wracało do BOK-u.

Komunikacja z klientami realizowana przez API pomiędzy systemami klientów a zewnętrznym systemem pośredniczącym z wymianą danych pomiędzy nim a wewnętrznym WMS za pomocą plików XML.

Konieczność wsparcia wielojęzycznego środowiska pracy.

Czasochłonny etap pobierania etykiet spedycyjnych spowalniający cały proces pakowania.

Co wdrożyliśmy?

Pobierz pełne case study

System Teneum WMS

Zarządzanie magazynem wysokiego składowania – fundament wdrożonego środowiska, obsługujący kluczowe procesy operatora logistycznego: przyjęcia towaru i obsługę awiz, kompletację zamówień, pakowanie, spedycję oraz przyjęcia zwrotów.

Asystent AI

Pełni rolę wsparcia użytkownika w pracy z systemem Teneum. Pomaga znaleźć poszczególne funkcje, wyjaśnia działanie mechanizmów, prowadzi przez interfejs. Sprawdza się szczególnie podczas zapoznawania się z systemem oraz przy wdrażaniu nowych pracowników do pracy.

Samoobsługowy panel klienta

Udostępniony klientom Olzy panel pozwala im samodzielnie sprawdzać statusy zamówień, weryfikować tracking przesyłek oraz potwierdzać, czy konkretne zamówienie trafiło do realizacji w magazynie. Dane prezentowane w panelu są spójne z tym, co dzieje się w systemie Teneum WMS, a klienci mają dodatkowo możliwość pobierania danych do własnych systemów przez API – w tym stanów magazynowych, statusów oraz innych informacji operacyjnych.

Filtrowanie zleceń przed wejściem na magazyn

Wdrożony został mechanizm, w którym do procesu kompletacji trafiają wyłącznie zlecenia gotowe do realizacji. System Teneum WMS przeprowadza wcześniejszą kontrolę i korekty: weryfikuje poprawność danych na etykietach, sprawdza, czy wybrany spedytor jest w stanie zrealizować przesyłkę, kontroluje dostępność magazynową. Zlecenia, które nie spełniają warunków, są wstrzymywane, dopóki problem nie zostanie wyjaśniony – ale nie blokują magazynierów ani nie obciążają strefy pakowania.

Integracja w modelu API

Proces wprowadzania nowych klientów do magazynu Olza został gruntownie przeprojektowany. Firma udostępnia klientowi pełną dokumentację API systemu Teneum WMS wraz z dostępem do środowiska testowego.

Aktualizacja danych w czasie rzeczywistym

Stany magazynowe, które wcześniej aktualizowały się raz na dobę, w nocy, są dziś dostępne dla klientów Olzy na bieżąco – zarówno w panelu klienta, jak i przez API.

Integracja ze spedytorami

System Teneum WMS został zintegrowany ze spedytorami w sposób umożliwiający szybkie pobieranie etykiet bezpośrednio w toku pracy magazyniera. Etap pakowania, który wcześniej generował straty czasu, zyskał płynność, a osoba pakująca może skoncentrować się na zamówieniu, a nie na obsłudze przeszkód proceduralnych.

Wielojęzyczność systemu

Teneum WMS udostępnia interfejs w języku polskim oraz czeskim, co jest istotne dla firmy Olza, prowadzącej działalność w wielojęzycznym otoczeniu transgranicznym i operującej również na terenie Czech. Możliwość pracy w natywnym języku zwiększa komfort i tempo pracy zespołu oraz upraszcza wdrażanie nowych osób.

Moduł billingowy

Wspiera elastyczny model rozliczeń uwzględniający parametry paczki, wagę oraz usługi dodatkowe, automatyzując fakturowanie usług świadczonych klientom Olza. Obszar ten jest sukcesywnie rozbudowywany o kolejne funkcje zgodnie z planem rozwoju, tak aby docelowo objął pełną automatyzację rozliczeń we wszystkich modelach współpracy z klientami operatora.

Magazynierzy pozytywnie oceniają przede wszystkim to, że wiedzą, ile tej pracy jest – bo na bieżąco wyświetlają się zlecenia i przyjęcia. Wcześniej takie informacje pojawiały się falami. Wdrożenie systemu Teneum uspokoiło zespół i to pozytywnie wpływa na nastroje każdego magazyniera. Zespół po stronie Sente to profesjonaliści – ludzie empatyczni, starający się wyjść nam naprzeciw, zrozumieć, czego potrzebujemy. Wdrożenie przebiegało w bardzo przyjaznej, transparentnej atmosferze.

Krzysztof Mitura

Kierownik Magazynu