Workflow i Dokumenty

Sente S4 to jedyne na rynku narzędzie oferujące tak bogate i kompleksowe podejście do zagadnienia zarządzania przepływem pracy w organizacjach, które jednocześnie posiada bogatą funkcjonalność ERP i CRM.

System nerwowy firmy

Jedna platforma do zarządzania wszystkimi zdarzeniami

Szybkość, efektywność, niezawodność – to cechy dobrze zorganizowanej firmy. Do tego należy dodać jeszcze elastyczność i dobrą komunikację. Obszar Workflow systemu Sente S4 to centralne miejsce, w którym przetwarzane są wszystkie zdarzenia pojawiające się w organizacji. Dzięki temu rozwiązanie pozwala na zarządzanie przepływem pracy i zadaniami w całej firmie tak, aby niezależnie od złożoności organizacji, zapewnić najwyższą efektywność pracy.

Skontaktuj się z naszym ekspertem >>

Elastyczność w procesach

Obserwując szybko rozwijające się firmy zauważyliśmy, że powtarzalne procesy to tylko część zdarzeń, które każdego dnia pojawiają się w organizacji. W zależności od specyfiki biznesu i charakteru pracy konkretnego zespołu zdarzenia nietypowe to od kilku do kilkudziesięciu procent wszystkich zdarzeń. Dlatego oprócz fundamentu, jakim są procesy, w module Workflow Sente S4 możliwe jest zwinne zarządzanie zadaniami i zdarzeniami wzbogacone o elektroniczny obieg dokumentów.

Nieograniczony przepływ informacji

Przepływ informacji i zadań między członkami zespołów i zespołami to wyzwanie w firmach złożonych organizacyjnie, w których w realizację jednego projektu czy procesu zaangażowanych jest wiele osób i zespołów. W Sente S4 pracownicy księgowości, logistyki czy działu projektowego korzystają z funkcji dedykowanych dla ich dziedzin pracy. Korzystają jednak z jednego narzędzia do zarządzania pracą, jakim jest obszar Workflow, dzięki czemu kolaboracja zespołów i przepływ pracy jest nieograniczony, a elektroniczny obieg dokumentów intuicyjny.

Zwinne zarządzanie zadaniami i zdarzeniami

Organizacja pracy własnej

Każda osoba w module Workflow widzi swoje zadania, może planować pracę i monitorować postępy w poszczególnych projektach. Rozwiązanie w panelu Moje zadania gromadzi wszystkie aktywności związane z pracą konkretnej osoby, może być zintegrowane ze skrzynką mailową i kalendarzem. Organizacja pracy własnej jest intuicyjna i wygodna, niezależnie od ilości projektów, w które zaangażowana jest jedna osoba czy złożoności pracy, jaką wykonuje. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia łatwy dostęp do najważniejszych plików.

Skontaktuj się z naszym ekspertem >>

Wsparcie pracy grup roboczych

Obszar Workflow pozwala na planowanie zadań grup roboczych, zakładanie projektów, przypisywanie do nich zadań oraz przydzielanie ich do poszczególnych członków zespołów. Wszystkie aktywności mogą być komentowane i opatrywane załącznikami. Dzięki temu zespoły wspólnie pracują w nad poszczególnymi zadaniami, na bieżąco monitorując postępy w ich zakresie. Rozwiązanie dostarcza również narzędzi do planowania pracy zgodnie z metodyką Scrum.

Intuicyjny obieg dokumentów

Dzięki połączeniu modułu Workflow ze wszystkimi obszarami funkcjonowania firmy, zarządzanie dokumentami może odbywać się zwinnie. Dokumenty trafiające do księgowości (np. faktury kosztowe) mogą być przypisane do dowolnej osoby w organizacji wraz z zadaniem (np. opisania faktury). Wnioski urlopowe powstające w obszarze kadr automatycznie generują zadanie ich akceptacji u osób za to odpowiedzialnych. Takie podejście zapewnia realne wsparcie codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa, bez konieczności dostosowywania się do ograniczających schematów.

Funkcjonalności w obszarze Workflow

ZADANIA I PROJEKTY

Obszar Workflow dostarcza narzędzi do zarządzania pracą własną, przepływem pracy w grupach roboczych oraz w całej organizacji. Użytkownicy rozwiązania mogą planować zadania, zakładać projekty, przypisywać do nich zadania oraz przydzielać je do konkretnych osób. Każde zadanie, jak i projekt, może być opatrzone komentarzem lub wzbogacone załącznikiem. Moduł posiada wbudowany terminarz w postaci agendy. Do konkretnych zadań i projektów można przypisać alerty mailowe. Obszar Workflow umożliwia całościowe zarządzanie przepływem pracy, zadań i obiegiem dokumentów w organizacji w jednym miejscu systemu.

Panel Moje zadania stanowi dla każdego z użytkowników główne źródło informacji na temat zadań z nim związanych. Każda z osób widzi w swoim panelu przypisane do niej zadania i projekty, w których jest zaangażowana. Takie rozwiązanie pozwala w jednym miejscu monitorować swoje aktywności, nawet jeśli są one związane z pracą w różnych zespołach czy grupach roboczych.

INTEGRACJA Z GOOGLE CALENDAR

Rozwiązanie wspiera firmy, które korzystają z rozwiązań Google do pracy grupowej. Z poziomu modułu Workflow można zakładać wydarzenia w Google Calendar, bezpośrednio się do nich przenosić i je edytować. Takie rozwiązanie pozwala w prosty sposób rejestrować zadania zaplanowane w Wokflow we własnym kalendarzu i kalendarzach współpracowników.

POCZTA ELEKTRONICZNA

Rozwiązanie umożliwia integrację z pocztą elektroniczną, imprort aktywności z wiadomości mailowych i przypisywanie ich do poszczególnych projektów.

PRACA GRUPOWA

Moduł Workflow systemu Sente S4 ułatwia zarządzanie praca zespołów. Rozwiązanie pozwala na planowanie pracy, monitorowanie postępów w projektach, przypisywanie zadań do osób. Stanowi wsparcie dla zespołów działających w metodyce Scrum pozwalając na planowanie pracy za pomocą wirtualnej tablicy scrumowej.

WORKFLOW W KSIĘGOWOŚCI

Moduł pozwala na zarządzanie obiegiem faktur kosztowych. Wystarczy wprowadzić dokument do systemu i przypisać wykonanie czynności z nim związanej do dowolnej osoby w organizacji (np. zadanie opisania faktury kosztowej). Osoby zajmujące się księgowością w jednym panelu widzą wszystkie znajdujące się aktualnie w obiegu dokumenty, co pozwala na biżąco monitorować ich statusy.

WORKFLOW W KADRACH

Rozwiązanie wspiera zarządzanie procesami związanymi z zarządzaniem rekrutacją i personelem. Wszelkie dokumenty powstające w dziale kadr, które wymagają akceptacji przełożonych lub wykonania konkretnego działania w ich zakresie, mogą być automatycznie przypisywane do właściwych osób. Dzięki temu pracownicy działu kadr w prosty sposób mogą delegować zadania i nimi zarządzać. Natomiast osoby, które zobowiązane są do wykonania poszczególnych zadań widzą je w panelu Moje zadania i mogą je w prosty sposób wykonać z jego poziomu.

EDYTOR SCHEMATÓW WORKFLOW - BPM

Workflow w Sente S4 nie narzuca z góry określonych schematów przeprowadzania poszczególnych procesów czy definiowania obiegów dokumentów, Dzięki temu rozwiązanie jest elastyczne i nie ogranicza użytkowników w ich codziennej pracy. Kiedy jednak po jakimś czasie korzystania z modułu zaczną klarować się powtarzalne procesy, to możliwe jest ich zdefiniowanie i stworzenie z nich schematu.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach Sente

Skontaktuj się