fbpx
Masz pytanie? Skontaktuj się z nami!

Systemy ERP – kompendium wiedzy

Czym są systemy ERP?

Systemy ERP pozwalają na integrację wszystkich procesów biznesowych firmy w jednym miejscu. Rozwiązania tworzą interaktywne środowisko wspierające przedsiębiorstwa w zarządzaniu procesami biznesowymi we wszystkich obszarach funkcjonowania biznesu.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach Sente

Przejdź dalej

Historia systemów ERP

Idea systemów ERP (ang. enterprise resources planning), narodziła się już w latach 60 XX wieku i powstała ze względu na potrzebę efektywnej kontroli zapasów. Początkowo systemy tego typu były nazywane IC (ang. inventory control) i służyły głównie do planowania i kierowania gospodarką magazynową. Firmy mogły realizować nieprzewidywalne zamówienia, dzięki czemu utrzymywać swoją konkurencyjność, a tym samym mogły sobie pozwolić na posiadanie wysokich stanów magazynowych. Dlatego też, pierwsze systemy szukały przede wszystkim możliwości optymalizacji zarządzania tymi stanami.

Na początku lat 70, powstały systemy MRP (ang. material requirements planning), służące do planowania zapotrzebowania materiałowego). Wspomagają one wyliczenie zapotrzebowania materiałowego i określają jakie surowce są niezbędne do wykonania produktów. Z czasem ewoluowały one do MRP II, które były stopniowo rozbudowywane o nowe funkcjonalności, takie jak: planowanie całego procesu produkcji, dystrybucję towarów, czy finanse i księgowość.

Systemy ERP powstały częściowo z systemów MRP, pomagając jeszcze efektywniej planować i zarządzać surowcami w firmach. Punktem zwrotnym, określającym granicę między MRP, a ERP było wprowadzenie funkcjonalności umożliwiających zarządzanie relacjami z klientem.

W początkowych etapach istnienia systemy ERP koncentrowały się na organizacji danych i usprawnianiu wszelkich procesów biznesowych związanych z obszarami back-office, takimi jak handel i dystrybucja, zarządzanie zapasami, zakupy, zarządzanie personelem, księgowość i finanse, zarządzanie produkcją oraz z innymi powiązanymi obszarami.

Pomimo wykorzystania w nazwie słowa „przedsiębiorstwo”, systemy ERP są wykorzystywane przez firmy różnej wielkości, zarówno te duże, średnie, jak i małe.

W jaki sposób zweryfikować potrzebę wdrożenia rozwiązań ERP?

Każda firma jest inna, w związku z czym napotyka różnego rodzaju wyzwania na kolejnych etapach swojego rozwoju. Decyzja o tym, kiedy wdrożyć system klasy ERP nie zawsze jest oczywista. Zazwyczaj w firmach, które rozważają decyzję o wdrożeniu rozwiązań do planowania zasobów przedsiębiorstwa, mamy do czynienia z jedną z 3 sytuacji:

  • brak wdrożonych rozwiązań IT,
  • korzystanie z prostych narzędzi informatycznych,
  • wykorzystywanie systemu klasy ERP, który z określonych powodów przestał być wystarczający.

Potrzeby firm znajdujących się w każdej z wymienionych powyżej grup będą inne. Są jednak sygnały i przesłanki, które dla każdego przedsiębiorcy powinny być znakiem, że to już czas, aby zacząć proces wyboru nowego systemu ERP:

  • osoby decyzyjne w poszczególnych działach nie posiadają danych, umożliwiających ocenę aktualnej kondycji swojego obszaru oraz efektywności pracy,
  • jeżeli w firmie wykorzystywane są jakieś rozwiązania informatyczne, to są one rozproszone i niezintegrowane,
  • firma współpracuje z dostawcami, spedytorami oraz kooperantami, którzy w swoich organizacjach mają wdrożone już zaawansowane narzędzia IT – istnieje więc duży potencjał zautomatyzowania wymiany danych, zamiast ich ręcznego ewidencjonowania,
  • pracownicy poświęcają dużo czasu na monotonne i powtarzalne czynności, które można zautomatyzować za pomocą odpowiedniego oprogramowania ERP,
    w firmie brakuje informacji o posiadanych zapasach i zasobach, aktualizowanych w czasie rzeczywistym,
  • kluczowe osoby w firmie spędzają zbyt dużo czasu na szukaniu informacji i próbach zwiększenia wydajności oraz efektywności,
  • problemy rozwiązywane są zbyt późno, bo brakuje danych, aby w porę identyfikować zagrożenia i podejmować środki zapobiegawcze,
  • firma mogłaby sprzedawać więcej (nie ma problemów z popytem), ale jej procesy są zbyt mało wydajne, aby możliwa była efektywna realizacja większej liczby zamówień.

To tylko kilka przykładów sytuacji zachodzących w firmach, które z powodzeniem mogą zwiększyć swoją efektywność, jeśli wybiorą odpowiedni system ERP.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach Sente

Przejdź dalej

Mierzenie efektywności wdrożenia systemu ERP

Wdrażając system ERP w organizacji, istotne jest ustalenie konkretnych celów i wskaźników wydajności, które będą cyklicznie monitorowane. Dzięki temu możliwe będzie zweryfikowanie, w jakich obszarach implementacja nowego systemu zarządzania przyniosła korzyści, a w jakich wymagane są jeszcze usprawnienia.

Metoda pomiaru efektów wdrożenia ERP jest kwestią indywidualną i powinna zostać dostosowana do specyfiki konkretnej firmy. Poniżej kilka pytań, które mogą pomóc w procesie definiowania mierników efektywności wdrożenia rozwiązań ERP:

  • czy nowy system ERP usprawni działania firmy w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw i planowania zapasów? Jakie są główne wskaźniki, które należy zbadać w tym obszarze i jak poprawią się one po wdrożeniu systemu?
  • jak dzięki nowym rozwiązaniom usprawnione zostaną codzienne zadania pracowników? Jakie mierniki efektywności pracy warto monitorować?
  • czy nowy system ERP pozwoli zwiększyć sprzedaż, zwiększyć wartość zamówień lub przyspieszyć ich realizację? Jakich efektów i w jakim czasie można się spodziewać?
  • jak nowy system wpłynie na zadowolenie Klientów firmy? Jakie parametry można zbadać w tym zakresie?
  • czy nowe rozwiązania IT pozwolą zbudować przewagę konkurencyjną? W jaki sposób – dzięki wdrożeniu nowych usług, wyeliminowaniu błędów?

Warto szczegółowo przeanalizować wskaźniki, które aktualnie mierzone są w firmie oraz stworzyć prognozy sytuacji po wdrożeniu. To zadanie może być skomplikowane, zwłaszcza jeśli w organizacji nie było dotychczas odpowiednich narzędzi do monitorowania parametrów efektywnościowych i wydajnościowych. Dlatego w tym procesie warto skorzystać z wiedzy doświadczonych konsultantów po stronie dostawcy rozwiązań ERP. To oni mają za sobą pracę z wieloma firmami będącymi w podobnej sytuacji, co powinno czynić z nich ekspertów w tym zakresie. Warto na etapie wyboru dostawcy ERP zweryfikować jego kompetencje w tym obszarze. Jeśli konsultanci wdrożeniowi nie mają wiedzy w tym zakresie, należy poważnie przemyśleć zasadność późniejszej, wieloletniej współpracy, z jaką wiąże się funkcjonowanie zaawansowanych rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie.

Dedykowane rozwiązania ERP dla branży dystrybucyjnej

W branży dystrybucyjnej system ERP umożliwia integrację wszystkich informacji z poszczególnych działów przedsiębiorstwa, w jeden spójny system pracy. Dzięki temu firma zyskuje możliwość usprawnienia komunikacji, wzrostu konkurencyjności firmy oraz uproszczenia procesów.

Branża dystrybucyjna cechuje się dużą dynamiką i mnogością powiązanych ze sobą wzajemnie, skomplikowanych zadań i procedur. Dzięki korzystaniu z rozwiązania ERP firma może zautomatyzować proces zaopatrzenia i zarządzania zapasami. Zaawansowane analizy i raporty wspierają optymalizowanie wszystkich procesów zachodzących w organizacji. Dzięki możliwości precyzyjnego planowania, ERP pomaga prowadzić skuteczniejszą organizację w strefie polityki magazynowej, między innymi dzięki:

  • obniżeniu kosztów dystrybucji przy realizacji dostaw,
  • skróceniu czasu kompletacji zamówień,
  • optymalizacji wykorzystania powierzchni magazynowej.

Kolejnym ważnym aspektem jest usprawnienie procesów kadrowych i łatwiejsze zarządzanie personelem. Dzięki uproszczeniu procesów zarządzania zasobami ludzkimi system zapewnia:

  • najwyższy poziom bezpieczeństwa danych osobowych pracowników,
  • przyspieszenie obsługi kadrowo-płacowej,
  • łatwa ewidencja czasu pracy i planowanie urlopów,
  • skuteczne rozliczanie delegacji.

Wdrożenia systemu ERP w firmach z branży produkcyjnej

W branży produkcyjnej rozwiązanie klasy ERP stanowi przede wszystkim bazę dla usprawnień zarządzania produkcją. Dzięki możliwości integracji z maszynami i dowolnymi systemami produkcyjnymi, pracownik może wprowadzać niestandardowe parametry dla produkcji, co jest istotne szczególnie w przypadku mało powtarzalnych procesów.

Rozwiązanie ERP przetwarza dane dotyczące surowców i tworzy zaawansowane analizy dotyczące ich wykorzystania. Dzięki temu możliwa jest efektywna optymalizacja pracy w długim okresie.

Podobnie, jak w branży dystrybucyjnej, system usprawnia procesy kadrowe i usprawnia zarządzanie personelem. Dzięki uproszczeniu procesów zarządzania zasobami ludzkimi system zapewnia:

  • najwyższy poziom bezpieczeństwa danych osobowych pracowników,
  • przyspieszenie obsługi kadrowo-płacowej,
  • łatwa ewidencja czasu pracy i planowanie urlopów,
  • skuteczne rozliczanie delegacji.

Rozwiązanie klasy ERP dla handlu

Oprogramowanie dla firm handlowych, służy przede wszystkim usprawnić pracę handlowców, mierzyć ich efektywność i optymalizować zadania. Wszystkie podejmowane działania są przejrzyste, a analizy łatwe do analizowania. Wszystkie dane mogą być przetwarzane na raporty, co dodatkowo usprawnia planowanie.

Rozwiązanie usprawnia pracę i umożliwia wprowadzenie modelu omnichannel. Firma może w łatwy sposób zarządzać towarami znajdującymi się w innych sklepach czy magazynach.

Systemy ERP ułatwiają również prowadzenie systemów lojalnościowych – dzięki połączeniu z bazą danych zawierające dane klientem, system proponuje sprzedawcy specjalne promocje i oferty dedykowane konkretnej osobie. Poprzez połączenie danych ze sklepu internetowego i ze sklepów stacjonarnych system tworzy “profil” klienta, gdzie pracownik widzi kiedy i gdzie klient dokonał konkretnych zakupów.

Przykłady projektów

Quiosque

W nowej szacie informatycznej - kompletny system obsługi retail i omnichannel

300%

Wzrost sprzedaży w kanale eCommerce

Novoterm

Jedna platforma ERP, WMS, CRM dla branży dystrybucyjnej

30%

wzrost wartości wysyłanych przesyłek