Zakupy krótkoterminowe

Moduł służy do wsparcia krótkoterminowej polityki zakupowej firmy. Pomaga gromadzić towary potrzebne do bieżącej realizacji zamówień klientów. Wspiera również utrzymywanie odpowiedniego poziomu zapasów. Na podstawie algorytmów opartych o teorię ograniczeń lub zaprojektowanych na potrzeby konkretnej firmy wylicza, jakie ilości poszczególnych towarów powinny znajdować się w magazynie (lub magazynach) firmy. Program automatyzuje zarówno generowanie zamówień do dostawców, jak i zamówienia wewnętrzne z oddziałów do centrali. Algorytmy wykorzystane do planowania zapasów można modyfikować i optymalizować w celu lepszego ich dostosowania do specyfiki branży i oferowanych przez firmę produktów. Moduł umożliwia ponadto zbieranie i porównywanie ofert dostawców. Celem narzędzi dostarczanych przez system Teneum w zakresie zakupów krótkoterminowych jest zapewnienie optymalnych stanów towarów w magazynie, ograniczenie złogów magazynowych poprzez wyselekcjonowanie towarów, których nie opłaca się posiadać na stanie oraz zwiększenie poziomu i szybkości realizacji zamówień klientów.

Zapytania zakupowe

System usprawnia proces gromadzenia zapotrzebowania na konkretne produkty, wysyłania zapytań do dostawców, zbierania ofert, ich porównywania, negocjację cen i wybór najlepszego dostawcy. Moduł wspiera pracowników działu zakupów w analizowaniu ofert dostawców i podejmowaniu decyzji o zamówieniu konkretnych produktów. Rozwiązanie pozwala na import ofert pochodzących z różnych źródeł i występujących w różnych formatach (pliki xls, pdf, załączniki poczty elektronicznej) ich przetwarzanie i porównywanie oraz generowanie na ich podstawie zamówień.

Kontraktowanie zakupów

System Teneum wspiera proces kontraktowania (budżetowania) zakupów długoterminowych. Rozwiązanie usprawnia proces prognozowania sprzedaży i planowania zaopatrzenia w różnych modelach wynikających bezpośrednio ze strategii konkretnego przedsiębiorstwa. W przypadku kontraktowania zamówień z importu konieczne jest określenie przewidywanego wolumenu sprzedaży z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. System dostarcza szerokiej palety analiz, porównań i narzędzi usprawniających ten proces.

Prognozowanie sprzedaży może odbywać się w dowolnie przyjętej przez firmę strategii. Jeśli przebiega ono na podstawie towarów dotychczas dostępnych w ofercie, to system na bazie analizy ich atrybutów i sprzedaży historycznej w poszczególnych miesiącach, dostarcza szacunkowej wartości sprzedaży na kolejny okres. Prognozowania może dotyczyć produktów, które dotychczas były w ofercie, jak również nowych towarów, które dopiero zostaną do niej wprowadzone.  Algorytmy służące do szacowania planowanego poziomu sprzedaży mogą przyjmować dowolną formę i brać pod uwagę zmienne i korelacje najistotniejsze dla danej strategii planowania zaopatrzenia, np. sezonowe zwiększenie popytu, korelację obrotów w danym okresie z występującymi wówczas warunkami pogodowymi itp. Rozwiązanie wspiera prognozowanie sprzedaży na konkretne produkty, grupy produktów lub półki cenowe.

System Teneum w module kontraktowania zakupów stanowi otwarte środowisko, które pozwala analizować dane pochodzące z innych obszarów systemu (np. obszaru Finanse i księgowość czy Handel i dystrybucja). Dzięki temu możliwe jest precyzyjne prognozowanie zaopatrzenia u dostawców z zachowaniem odpowiedniego wyprzedzenia czasowego. Moduł pozwala też planować przepływ środków pieniężnych, zaplanować opłaty celne, opłaty związane z VAT-em, jak i cenę samego produktu. Producenci mają wówczas odpowiednią ilość czasu na przygotowanie się do realizacji zamówień, a do firm handlowych trafia towar o właściwej jakości i, co najważniejsze, w odpowiednim czasie i ilości. Firma natomiast ma odpowiedni bufor czasowy na przygotowanie się do koniecznych opłat.
Prognozy zaopatrzenia generowane są automatycznie, lecz pracownicy odpowiedzialni za zakupy mają nad nimi pełną kontrolę i ostatecznie to od ich decyzji zależy ich zatwierdzenie lub modyfikacja. Aby zwiększyć bezpieczeństwo procesu, w systemie możliwe jest ustalenie alertów w sytuacji, kiedy algorytm oszacuje nietypowe wzrosty lub spadki sprzedaży (np. 20% zwiększenie popytu na dany produkt).

Modyfikacje prognoz w czasie rzeczywistym

Po zastosowaniu wygenerowanych przez rozwiązanie prognoz, system Teneum na bieżąco weryfikuje ich realizację, analizując rzeczywisty popyt. Dzięki temu możliwe jest wychwytywanie tendencji, które odbiegają od przewidywanych poziomów sprzedaży. Kiedy poszczególne towary lub grupy produktowe okażą się hitem (ich poziom sprzedaży istotnie odbiega od szacowanego), to system informuje o tym z wyprzedzeniem. To pozwala na zlecenie dodatkowej produkcji na towar, którego prawdopodobnie zabraknie za np. 2 miesiące. Rozwiązanie analizuje również jakie ilości towaru i z jakich źródeł najbardziej opłaca się zamówić w takiej sytuacji, porównując koszty produkcji i czas dostawy.

Umowy bonusowe z dostawcami

System Teneum wspiera zawieranie umów bonusowych oraz ich ewidencję. Z dostawcami/producentami ustalane są indywidualne warunki handlowe. Opierają się one w większości przypadków o bonusy retrospektywne (tzw. retro). Mogą one przybierać różne formy – premii za dany obrót (wówczas kwota bonusu to procent od wartości zakupionego towaru), gratisów, dodatkowej usługi, rabatu na kolejne zakupy itp.

System Teneum pozwala zawierać umowy bonusowe, drukować je z poziomu modułu, załączać skany i przypisywać indywidualne warunki handlowe do konkretnego dostawcy. System Teneum gromadzi w jednym panelu wszystkie dokumenty (faktury, zdjęcia, zamówienia) związane z realizacją umów bonusowych, co jest szczególnie istotne w procesie rozliczania tego typu transakcji i ewentualnej konieczności wyjaśniania ich zgodności z przepisami dla Urzędu Skarbowego. System Teneum jest wyposażony w struktury służące obliczaniu oczekiwanych kosztów zakupu oraz sprzedaży po realizacji bonusów i określanie targetów sprzedaży na poszczególne towary w danym okresie. Rozwiązanie pozwala kontrolować poziom realizacji umów. W przypadku ryzyka nieosiągnięcia wymaganych minimów, system z wyprzedzeniem informuje o zagrożeniu i wspiera działania mające na celu wsparcie sprzedaży np. poprzez motywowanie handlowców do sprzedaży konkretnych produktów, promocje w witrynie B2B itp.

Umów się na rozmowę z konsultantem biznesowym.

Piotr Krupiarz

Menadżer ds. rozwoju biznesu