System POS – co to jest i czy warto go mieć?

Organizacja obsługi w punkcie sprzedaży ma ogromne znaczenie dla wizerunku firmy oraz zadowolenia klientów. Musi być ona na najwyższym poziomie. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy poszukują najlepszych narzędzi do tego, aby usprawnić pracę w sklepie i wesprzeć sprzedawców w codziennych zadaniach. System POS to jedno z rozwiązań, które może im w tym pomóc. Jakie powinno być oprogramowanie, aby skutecznie organizowało i wspomagało codzienne zadania Twoich sprzedawców? O tym przeczytasz w dalszej części artykułu.

System POS (ang. Point of Sale) to oprogramowanie i sprzęt komputerowy, które umożliwiają przetwarzanie transakcji sprzedaży oraz zarządzanie procesami związanymi z handlem. To rozwiązanie najczęściej stosuje się w sklepach i gastronomii. Służy ono do monitorowania stanów magazynowych, zarządzania zamówieniami i płatnościami, a także generowania raportów finansowych. Przykładem zastosowania systemu POS w sklepie jest skanowanie kodów kreskowych towarów przy kasie, co pozwala na szybkie i precyzyjne zliczanie sumy transakcji oraz na bieżące aktualizowanie stanu magazynowego.

System POS dla sklepu powinien być intuicyjny i innowacyjny. Dobre rozwiązanie zaciera granicę pomiędzy światem cyfrowym a rzeczywistym – tak, by sprzedawca mógł wygodnie nawigować pomiędzy oprogramowaniem a kontaktem z klientem. Funkcje systemu są zależne od potrzeb punktu sprzedaży. Do najważniejszych i najbardziej przydatnych z nich należy m.in. obsługa klienta, kontrola stanów magazynowych, a także możliwość efektywnej organizacji pracy. 

Jedno z ważniejszych zadań, które ma realizować system POS dla sklepu, to sprawna obsługa klienta. Odbywa się ona przy pomocy kilku poniższych funkcji: 

• Skanowanie kodu kreskowego – podstawowa opcja, która przyspiesza proces sprzedaży i minimalizuje ryzyko pomyłek, mogących wystąpić np. przy ręcznym przepisywaniu kodu. 
• Obsługa karty płatniczej i innych rodzajów płatności – systemy POS umożliwiają rozliczanie się na wiele sposobów: za pomocą kart płatniczych, kredytowych, mobilnie, kuponami itd. Wpływa to na zwiększenie wygody kupujących i przyspiesza transakcję. 
• Integracja z drukarką fiskalną – dzięki tej funkcji, oprogramowanie łączy się z drukarką i wystawia paragon dla klienta. Dlatego sprzedaż może odbywać się zgodnie z przepisami prawa. 
• Wyświetlanie danych o produkcie – rozwiązanie umożliwia wyświetlanie dokładnych informacji o towarze, np. jego nazwę, cenę czy ilość na magazynie. To bardzo ułatwia proces sprzedaży i minimalizuje ryzyko pomyłek. Ponadto dzięki tej opcji, sprzedawca może odpowiedzieć klientowi na dodatkowe pytania, lub bezproblemowo obsłużyć zwrot i reklamację.

Aby sprzedaż przebiegała bez zakłóceń, system POS dla sklepu powinien mieć możliwość nadzorowania stanów magazynowych. Informacje te są przydatne nie tylko do tego, aby na czas złożyć zamówienie na zatowarowanie. Czasem klienci, chcąc kupić większą liczbę produktu, również potrzebują wiedzieć, czy sklep posiada odpowiednie zapasy. Poniższe funkcje odpowiadają za te zadania: 

• Zarządzanie stanem magazynowym – oprogramowanie umożliwia bieżące monitorowanie ilości produktów w magazynie oraz wyświetlanie ostrzeżeń, gdy ich stan jest niski. System ułatwia sporządzenie inwentaryzacji, minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów w obliczeniach i skraca cały proces.
• Historia towaru – rozwiązanie zapisuje informacje o produkcie od momentu wprowadzenia go do magazynu, aż do sprzedania ostatniej sztuki.
• Oznaczenie towaru etykietami – program POS generuje i drukuje etykiety na towary i półki. Dzięki temu każdy produkt może zostać szybko zidentyfikowany w systemie. 

System POS dla sklepu może przyczynić się do wzrostu zysków firmy. Oprogramowanie zapewnia sprawną obsługę klientów, lepsze zarządzanie magazynem i organizacją, a także ciągłą analizę danych. Dzięki temu sklepy mogą zwiększyć swoją wydajność i sprzedaż. Jeśli postawisz na rozwiązanie z przyjaznym interfejsem, który można modyfikować w zależności od potrzeb użytkownika, to wdrożenie nowych pracowników będzie trwało krócej, niż dotychczas. Generowane raporty przyczynią się do podejmowania lepszych decyzji biznesowych, a także do lepszej kontroli nad finansami sklepu. Jeżeli więc w Twojej firmie brakuje rozwiązania IT, które będzie dobrym dopełnieniem pracy w punkcie sprzedaży, warto rozważyć wdrożenie systemu POS.

Choć zwykle stosuje się je w sklepie, inne branże również mogą skorzystać z oprogramowania POS. System ten dobrze sprawdzi się w salonie fryzjerskim lub kosmetycznym – ułatwi zarządzanie rezerwacjami, harmonogramami pracy stylistek, umożliwi śledzenie historii klientów oraz obsługę płatności. Z takiego rozwiązania mogą skorzystać również apteki, aby lepiej monitorować terminy ważności i stany magazynowe leków, a także realizować recepty. Poza tymi branżami również restauracje i kawiarnie często posiadają system POS dla gastronomii, aby umożliwić ogólnie pojętą obsługę zamówień. Od zarządzania menu, poprzez kontrolowanie, które dania powinny być wydane na miejscu, a które na wynos, aż do płatności. Co więcej, wiele lokali korzysta z mobilnych terminali, aby przyjmować zamówienia przy stoliku i w tym samym momencie wprowadzać je do systemu. Jak więc można zauważyć, systemy POS to rozwiązanie, które pasuje do wielu różnych branż.