System ERP dopasowany do potrzeb Twojego biznesu.

System ERP jest scentralizowanym i kompleksowym rozwiązaniem, które integruje kluczowe zasoby, informacje i obszary działalności firmy. Oprogramowanie ERP łączy, standaryzuje i usprawnia wszystkie procesy biznesowe przedsiębiorstwa, m.in.: sprzedaż, finanse, produkcję, zakupy, workflow. Dzięki wspólnej wspólnej bazie danych i integracji wszystkich procesów biznesowych, system ERP stanowi spójne źródło informacji i danych na temat przedsiębiorstwa.

Automatyzacja powtarzalnych czynności za pomocą systemu ERP może być podstawą do budowania przewagi konkurencyjnej firmy, która korzysta z danego rozwiązania. Na podstawowym poziomie mówimy o przejęciu przez system ERP prostych zadań, które do tej pory wymagały zaangażowania pracowników, takich jak np. czynności księgowych. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas i umożliwia skupienie się pracowników na bardziej skomplikowanych czynnościach. Rozwiązanie ERP może zostać wykorzystane do dużo bardziej złożonych czynności. Zaprojektowanie algorytmów zarządzających pracą magazynu, wdrożenie automatycznych reguł monitorujących i uzupełniających zapasy potrzebne do produkcji, zaawansowane analizy sprzedażowe pozwalające zwiększać rentowność produktów – to tylko kilka przykładów rozwiązań, które odpowiednio dostosowane do modelu biznesowego firmy, mogą zdecydowanie zwiększyć wydajność procesów. Systemy ERP, jak i cała technologia, to narzędzia pozwalające realizować strategię budowy przewagi konkurencyjnej. Same w sobie programy klasy ERP nie zwiększają konkurencyjności. Lecz odpowiednio wykorzystane, okazują się rozwiązaniem, bez którego pewne rzeczy po prosty nie byłyby możliwe.

Systemy ERP dzielą się na rozwiązania gotowe (tzw. pudełkowe) oraz systemy otwarte na konfiguracje i dostosowywanie. Gotowe systemy ERP przeznaczone są dla firm o stabilnej strukturze organizacyjnej, które działają w raczej mało dynamicznym otoczeniu biznesowym. Oprogramowanie ERP w takich firmach ma za zadanie zarządzanie ściśle określonymi procesami i zdarzeniami.

Rozwiązania ERP otwarte na konfiguracje i dostosowywanie z założenia są wdrażane po to, aby “rosnąć” razem z firmą. Są przeznaczone dla przedsiębiorstw, które funkcjonują w bardziej dynamicznym otoczeniu, systematycznie się rozwijają i potrzebują systemu ERP, który będzie wspierał ich wzrost.

Programy klasy ERP są również czasem dzielone ze względu na przeznaczenie branżowe (np. dla dystrybucji, produkcji, e-Commerce).

Każda firma jest inna, w związku z czym napotyka różnego rodzaju wyzwania na kolejnych etapach swojego rozwoju. Decyzja o tym, kiedy wdrożyć system klasy ERP nie zawsze jest oczywista. Zazwyczaj w firmach, które rozważają decyzję o wdrożeniu rozwiązań do planowania zasobów przedsiębiorstwa, mamy do czynienia z jedną z 3 sytuacji:

– brak wdrożonych rozwiązań IT,

– korzystanie z prostych narzędzi informatycznych,

– wykorzystywanie systemu klasy ERP, który z określonych powodów przestał być wystarczający.

Idea systemów ERP (ang. enterprise resources planning), narodziła się już w latach 60 XX wieku i powstała ze względu na potrzebę efektywnej kontroli zapasów. Początkowo systemy tego typu były nazywane IC (ang. inventory control) i służyły głównie do planowania i kierowania gospodarką magazynową. Firmy mogły realizować nieprzewidywalne zamówienia, dzięki czemu utrzymywać swoją konkurencyjność, a tym samym mogły sobie pozwolić na posiadanie wysokich stanów magazynowych. Dlatego też, pierwsze systemy ERP szukały przede wszystkim możliwości optymalizacji zarządzania tymi stanami.

W początkowych etapach istnienia programy klasy ERP koncentrowały się na organizacji danych i usprawnianiu wszelkich procesów biznesowych związanych z obszarami back-office, takich jak handel i dystrybucja, zarządzanie zapasami, zakupy, zarządzanie personelem, księgowość i finanse, zarządzanie produkcją oraz z innymi powiązanymi obszarami. Pomimo wykorzystania w nazwie słowa „przedsiębiorstwo”, systemy ERP są wykorzystywane przez firmy różnej wielkości, zarówno te duże, średnie, jak i małe.

Potrzeby firm znajdujących się w każdej z wymienionych powyżej grup będą inne. Są jednak sygnały i przesłanki, które dla każdego przedsiębiorcy powinny być znakiem, że to już czas, aby zacząć proces wyboru nowego systemu ERP:

– osoby decyzyjne w poszczególnych działach nie posiadają danych, umożliwiających ocenę aktualnej kondycji swojego obszaru oraz efektywności pracy,
jeżeli w firmie wykorzystywane są jakieś rozwiązania informatyczne, to są one rozproszone i niezintegrowane,

– firma współpracuje z dostawcami, spedytorami oraz kooperantami, którzy w swoich organizacjach mają wdrożone już zaawansowane narzędzia IT – istnieje więc duży potencjał zautomatyzowania wymiany danych, zamiast ich ręcznego ewidencjonowania,

– pracownicy poświęcają dużo czasu na monotonne i powtarzalne czynności, które można zautomatyzować za pomocą odpowiedniego oprogramowania ERP,
w firmie brakuje informacji o posiadanych zapasach i zasobach, aktualizowanych w czasie rzeczywistym,

– kluczowe osoby w firmie spędzają zbyt dużo czasu na szukaniu informacji i próbach zwiększenia wydajności oraz efektywności,

– problemy rozwiązywane są zbyt późno, bo brakuje danych, aby w porę identyfikować zagrożenia i podejmować środki zapobiegawcze,
firma mogłaby sprzedawać więcej (nie ma problemów z popytem), ale jej procesy są zbyt mało wydajne, aby możliwa była efektywna realizacja większej liczby zamówień.

To tylko kilka przykładów sytuacji zachodzących w firmach, które z powodzeniem mogą zwiększyć swoją efektywność, jeśli wybiorą odpowiedni system ERP.

Wdrażając system ERP w organizacji, istotne jest ustalenie konkretnych celów i wskaźników wydajności, które będą cyklicznie monitorowane. Dzięki temu możliwe będzie zweryfikowanie, w jakich obszarach implementacja nowego systemu zarządzania przyniosła korzyści, a w jakich wymagane są jeszcze usprawnienia.
Metoda pomiaru efektów wdrożenia ERP jest kwestią indywidualną i powinna zostać dostosowana do specyfiki konkretnej firmy. Poniżej kilka pytań, które mogą pomóc w procesie definiowania mierników efektywności wdrożenia rozwiązań ERP:

– czy nowy system ERP usprawni działania firmy w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw i planowania zapasów? Jakie są główne wskaźniki, które należy zbadać w tym obszarze i jak poprawią się one po wdrożeniu systemu?

– jak dzięki nowym rozwiązaniom usprawnione zostaną codzienne zadania pracowników? Jakie mierniki efektywności pracy warto monitorować?

– czy nowy system ERP pozwoli zwiększyć sprzedaż, zwiększyć wartość zamówień lub przyspieszyć ich realizację? Jakich efektów i w jakim czasie można się spodziewać?

– jak nowe oprogramowanie ERP wpłynie na zadowolenie Klientów firmy? Jakie parametry można zbadać w tym zakresie?

– czy nowe rozwiązania ERP pozwolą zbudować przewagę konkurencyjną? W jaki sposób – dzięki wdrożeniu nowych usług, wyeliminowaniu błędów?

Warto szczegółowo przeanalizować wskaźniki, które aktualnie mierzone są w firmie oraz stworzyć prognozy sytuacji po wdrożeniu. To zadanie może być skomplikowane, zwłaszcza jeśli w organizacji nie było dotychczas odpowiednich narzędzi do monitorowania parametrów efektywnościowych i wydajnościowych. Dlatego w tym procesie warto skorzystać z wiedzy doświadczonych konsultantów po stronie dostawcy rozwiązań ERP. To oni mają za sobą pracę z wieloma firmami będącymi w podobnej sytuacji, co powinno czynić z nich ekspertów w tym zakresie. Warto na etapie wyboru dostawcy ERP zweryfikować jego kompetencje w tym obszarze. Jeśli konsultanci wdrożeniowi nie mają wiedzy w tym zakresie, należy poważnie przemyśleć zasadność późniejszej, wieloletniej współpracy, z jaką wiąże się funkcjonowanie zaawansowanych rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie.

Pudełkowy program ERP, średniej klasy rozwiązanie ERP, zaawansowane oprogramowanie ERP – w zależności od potrzeb firmy, skali jej działania, zakresu projektu wdrożeniowego, koszty implementacji systemu mogą być bardzo zróżnicowane. Kluczowe jest, aby na etapie wyboru rozwiązania ERP szczegółowo zdefiniować efekty biznesowe, które ma ono przynieść firmie w określonym czasie. Znając potencjalne korzyści płynące z użytkowania konkretnego oprogramowania ERP, łatwiej określić ile w tego typu narzędzie warto zainwestować. Aby oszacować koszty wdrożenia, można skorzystać z kalkulatora systemu ERP

.

W zależności od sytuacji przedsiębiorstwa, wyzwań z którymi aktualnie się mierzy i strategii rozwoju, którą obrało, korzyści płynące z impelmentacji systemu ERP mogą być bardzo zróżnicowane. Na pewnym poziomie ogólności można jednak zdefiniować podstawowe efekty, których należy się spodziewać po wdrożeniu systemu ERP:

– budowa trwałej przewagi konkurencyjnej,
– lepsze wyniki firmy,
– większa efektywność sprzedaży,
– porządek na produkcji,
– uporządkowany magazyn,
– łatwy i szybki dostęp do analiz dla zarządu i menedżerów,
– podejmowanie decyzji w oparciu o bieżące i faktyczne dane oraz raporty,
– oszczędność czasu w realizacji rutynowych zadań,
– automatyzacja powtarzalnych czynności.

– koncentracja na poprawie efektywności wyników przedsiębiorstw,
– kompleksowość rozwiązań – system ERP, który obejmuje wszystkie najważniejsze obszary działania firmy,
– możliwości dostosowania systemu do indywidualnych wymagań i potrzeb firmy,
– doświadczenie dostawcy w realizacji projektów implementacji oprogramowania ERP w firmach z podobnej branży,
– możliwość rozwoju i rozbudowywania funkcji systemu ERP,
– otwartość na integrację z rozwiązaniami działającymi w otoczeniu.

Wdrożenie systemu ERP pozwala na wprowadzenie zintegrowanego środowiska pracy, która umożliwia swobodny, a przede wszystkim szybki przepływ informacji pomiędzy różnymi oddziałami firmy i jej poszczególnymi działami. System usprawnia procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, co przyczynia się do wzrostu jego rentowności, wzmacnia firmę, a tym samym w większym stopniu uniezależnia od wahań koniunktury rynkowej.

Merytoryczne źródła na temat systemów ERP:

• Enterprise Resource Planning, Released June 2013, Publisher(s): Pearson India, ISBN: 9789332520110, https://www.oreilly.com/library/view/enterprise-resource-planning/9789332524583/,
• https://pl.wikipedia.org/wiki/Planowanie_zasob%C3%B3w_przedsi%C4%99biorstwa,
• https://www.techopedia.com/definition/28432/enterprise-resource-planning-system-erp-system,
• https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/enterprise-resource-planning-erp,
• https://www.investopedia.com/terms/e/erp.asp,