Oprogramowanie kadrowo-płacowe do zarządzania personelem

Zarządzanie personelem to jedno z najtrudniejszych – ale także najważniejszych – zadań w każdej organizacji. System informatyczny wspierający obsługę procesów kadrowych i zarządzanie pracownikami, może to zadanie usprawnić. Ważne jednak, by był dopasowany do specyfiki firmy oraz jej unikalnych potrzeb w tym obszarze.

System kadrowy to narzędzie do obsługi wielu złożonych procesów, związanych z pracownikami firmy. Do najważniejszych funkcji, które powinno posiadać oprogramowanie, należą:

• kartoteka pracowników: system kadrowy musi umożliwiać szczegółową ewidencję każdego pracowników. Kartoteka pozwala na rejestrację różnego rodzaju umów oraz przechowuje historię zatrudnienia pracowników, zawierają dane podatkowe i ubezpieczeniowe,
• kartoteka osobowa: ten rodzaj kartotek przechowuje podstawowe dane personalne pracowników (imię, nazwisko, PESEL, NIP, nr dowodu osobistego, czy informacje o wykształceniu). Ponadto z kartotekami osobno powiązane są m.in. dane o adresach, czy numerach rachunków bankowych,
• rozliczenia czasu pracy i nieobecności,
• kartoteka nieobecności: rejestrująca absencje pracowników. Rodzaj nieobecności może być dowolnie definiowany. Dane z tej kartoteki wykorzystywane są m.in. do wypłaty wynagrodzeń,
• wnioski urlopowe – oprogramowanie kadrowe pozwala na zaawansowane zarządzanie urlopami wszystkich pracowników. Osoba, która ubiega się o urlop składa wniosek urlopowy, który następnie trafia do akceptacji przez przełożonego, by w końcu zostać przeniesionym do osobnej kartoteki planów urlopowych.

Jednym z najważniejszych czynników, decydujących o wyborze oprogramowania dla kadr, powinna być zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi oraz możliwość śledzenia wszelkich zmian, w tych obszarach. Na bieżąco należy sprawdzać informacje, które dotyczą prawa pracy, wiadomości z ZUS-u, czy ubezpieczeń społecznych.

Obecnie dostępne rozwiązania kadrowo-płacowe umożliwiają wsparcie pracowników działów kadr i płac umożliwiając dostęp do wszystkich potrzebnych danych, zmian prawnych i proste wyszukiwanie oraz filtrowanie potrzebnych informacji. Korzystając z rozwiązań dedykowanych zespołom kadrowo-płacowym, firma może zaoszczędzić czas pracowników, ale i pieniądze (na przykład dzięki rezygnacji z drukowania deklaracji, papierowych list obecności czy też prowadzenie obszernych archiwów).

Aktualizacje przepisów prawnych to zatem najważniejszy czynnik, którym należy kierować się przy wyborze oprogramowania. Warto również zweryfikować, czy oprogramowanie posiada funkcje wspierające wszystkie zdarzenia i procesy zespołu kadrowo-płacowego, a nie jedynie część.

Rozwiązania informatyczne w chmurze cieszą się coraz większą popularnością wśród firm. Wybierając oprogramowanie kadrowo-płacowe warto rozważyć taką opcję.
systemy w chmurze nie wymagają dodatkowych inwestycji w infrastrukturę sieciową, nowe serwery lub modernizację sprzętu. Wszystkie działania konieczne, by utrzymać sieć w nienagannym stanie spoczywają po stronie dostawcy usługi. Musi on między innymi zadbać o regularne wykonywanie kopii zapasowych. Ponadto odpowiada za bezpieczeństwo wszystkich przechowywanych danych i regularne aktualizowanie usługi,
system kadrowy w chmurze idealnie sprawdzi się w przypadku pracy zdalnej. Łatwo można korzystać z niego z dowolnego miejsca. Właściwie wdrożone rozwiązanie ma głównie za zadanie zminimalizować obieg dokumentów papierowych i zastąpić je wersjami cyfrowymi. Dzięki temu ich rozpatrzenie odbywa znacznie szybciej, a także z dowolnego (połączonego z internetem) miejsca.

Jednym z głównym czynników decydujących o wyborze oprogramowania dla kadr firmy, powinna być możliwość dopasowania jego funkcji do specyficznych potrzeb firmy. Nawet jeśli przystępując do poszukiwania dostawcy i wdrożenia, uważasz procesy w swoim przedsiębiorstwie za standardowe, warto porozmawiać z usługodawcą o możliwości ewentualnego rozwoju. Rozbudowa istniejących funkcji systemu, ze względu na szerszy zakres działań, czy zmieniające się oczekiwania, to coś, czym powinien cechować się każdy nowoczesny program informatyczny.

Dzięki rozbudowanym kartotekom osobowym, rozwiązanie dedykowane działom kadrowym pozwala gromadzić w jednym panelu kartotek informacja na temat wszystkich kandydatów oraz wiedzę o stanowiskach na jakie dany kandydat aplikuje. Ponadto, dzięki integracji z kalendarzami, system przechowuje informacje o zaplanowanych spotkaniach i kontaktach. Rozwiązanie może także zostać zintegrowane z formularzem rekrutacyjnym znajdującym się na przykład na stronie internetowej.

Program księgowo-kadrowy umożliwia większą dokładność wprowadzanych informacji. Dzięki wprowadzaniu danych do jednej bazy, pracownicy mogą oszczędzić, ale także zapobiegać pomyłkom oraz rozbieżnościom. Co więcej, pozwala to na eliminację błędów powielania, ponieważ wszystkie wprowadzone zmiany są natychmiast aktualizowane.

Korzystanie ze zintegrowanego systemu księgowo-kadrowego pomaga w poprawie bezpieczeństwa danych. Większość informacji udostępnianych w firmie jest prywatna, poufna oraz niezwykle wrażliwa. Integracja systemów księgowo-kadrowych z bezpieczną platformą może pomóc w ochronie danych.