ERP w subskrypcji – jak to działa i dlaczego to opłacalne rozwiązanie dla Twojego biznesu?

Model subskrypcyjny coraz śmielej wchodzi do świata zaawansowanych systemów informatycznych wspierających zarządzanie firmą. Przedsiębiorcy, którzy jeszcze kilka lat temu w zasadzie nie mieli zbyt dużej elastyczności w kwestii finansowania projektu wdrożeniowego, dziś coraz częściej pytają o ERP w subskrypcji jako realną alternatywę dla kosztownych inwestycji. To podejście zmienia dziś sposób myślenia o projektach technologicznych. W praktyce oznacza to większą dostępność systemów ERP również dla firm, które wcześniej odkładały takie projekty „na później”. Jak w tym przypadku wygląda kwestia kosztów, bezpieczeństwa oraz rozwoju systemu w czasie? Czy system ERP w modelu subskrypcyjnym faktycznie się opłaca i w jaki sposób działa w codziennym funkcjonowaniu organizacji? Na te pytania odpowiadam w poniższym artykule.

Model subskrypcyjny w projektach wdrożeniowych polega na pełnoprawnym korzystaniu z oprogramowania w zamian za regularną, najczęściej miesięczną opłatę (która objemuje utrzymanie, aktualizacje, wsparcie i hosting). Zwykle, na początku należy dokonać opłaty inicjacyjnej, która stanowi pewien % jego wartości (a jej wysokość jest ustalana indywidualnie), a pozostała kwota jest dzielona na regularne płatności. 

Ponadto ERP w subskrypcji bardzo często funkcjonuje jako rozwiązanie chmurowe, co eliminuje konieczność utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej, a tym samym po raz kolejny ogranicza koszty. Taki model doskonale wpisuje się w podejście usługowe, w którym technologia ma wspierać biznes w rozwoju i skalowaniu, a nie generować dodatkowe obciążenia organizacyjne. 

System ERP w modelu subskrypcyjnym pozwala szybciej rozpocząć pracę z narzędziem, ponieważ proces zakupu i uruchomienia jest znacznie prostszy. Co istotne, cena, podobnie jak w klasycznych wdrożeniach, zazwyczaj obejmuje nie tylko dostęp do funkcji, ale także bieżące aktualizacje i rozwój systemu. Dzięki temu firma korzysta zawsze z aktualnej wersji, bez konieczności planowania kosztownych upgrade’ów.

Jedną z kluczowych zalet tego podejścia jest przewidywalność finansowa i łatwiejsze planowanie budżetu. ERP w subskrypcji umożliwia rozłożenie wydatków w czasie, co jest szczególnie ważne dla firm rozwijających się lub działających w zmiennym otoczeniu rynkowym. Zamiast dużej, jednorazowej inwestycji pojawia się stała opłata, którą łatwo ująć w kosztach operacyjnych.

Jednym z najczęstszych argumentów przemawiających za subskrypcją jest ograniczenie wydatków na start projektu. Tradycyjny koszt wdrożenia ERP bywa dla wielu firm barierą nie do przejścia, szczególnie gdy obejmuje zakup licencji, serwerów oraz dodatkowych usług. W modelu subskrypcyjnym te elementy są w dużej mierze zastąpione stałą opłatą, co znacząco obniża próg wejścia. 

ERP w subskrypcji pozwala rozpocząć korzystanie z systemu bez zamrażania dużego kapitału. Dla firm oznacza to mniejsze ryzyko finansowe oraz większą swobodę decyzyjną. W praktyce łatwiej też uzasadnić projekt przed zarządem, ponieważ inwestycja jest rozłożona w czasie i bardziej przewidywalna.

Warto wiedzieć: systemy ERP projektujemy tak, aby nie tylko optymalizowały koszty, ale przede wszystkim wspierały realny wzrost Twoich marż. Jeśli chcesz zobaczyć, jak nasze rozwiązanie wygląda w praktyce i jakie moduły najlepiej sprawdzą się w Twojej branży, umów się na krótką, niezobowiązującą rozmowę z konsultantem.

Wybierając system ERP w modelu subskrypcyjnym, przedsiębiorstwa zyskują przede wszystkim wspomnianą już wcześniej, unikalną elastyczność finansową, która pozwala uniknąć wysokich nakładów początkowych. Zamiast jednorazowej, obciążającej inwestycji w licencje, firma wnosi przewidywalne opłaty okresowe, co sprawia, że koszt wdrożenia ERP nie zamraża kapitału niezbędnego do bieżącego rozwoju. Takie rozwiązanie pozwala zamienić wydatki inwestycyjne (CAPEX) w koszty operacyjne (OPEX), pozwalając przeznaczyć wolne środki na inne cele biznesowe. Taka elastyczność jest szczególnie cenna w okresach intensywnego wzrostu lub restrukturyzacji.

Jak widoczne powyżej, subskrypcja to przede wszystkim bezpieczeństwo finansowe – chcesz wiedzieć więcej o tym, jak przenieść koszty z CAPEX do OPEX? Zapytaj naszego doradcę.

Model subskrypcyjny sprawdzi się przede wszystkim w firmach, które chcą szybko uruchomić system i uniknąć wysokich nakładów początkowych. Dotyczy to zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i rosnących organizacji, które dopiero porządkują swoje procesy. 

System ERP w subskrypcji dobrze odpowiada na potrzeby biznesów, które cenią elastyczność i możliwość skalowania. Warto podkreślić, że takie rozwiązanie sprawdza się również w branżach o dużej zmienności, gdzie trudno przewidzieć długoterminowe potrzeby technologiczne. Dzięki subskrypcji decyzja o wdrożeniu nie zamyka drogi do zmian w przyszłości. To podejście sprzyja testowaniu i stopniowemu rozwojowi systemu.

Jeśli rozważasz wdrożenie systemu ERP koniecznie przeczytaj również: Praca w systemie ERP – co warto wiedzieć przed wdrożeniem (i po)?

Wiele osób błędnie zakłada, że model subskrypcyjny oznacza uproszczony lub niepełny proces implementacji. W rzeczywistości proces wdrożenia nie różni się istotnie od klasycznych projektów pod względem merytorycznym i technicznym. 

Wybór subskrypcji to przede wszystkim decyzja o innym typie finansowania, która nie ma wpływu na jakość prac programistycznych, głębokość parametryzacji czy samą implementację. Całość prac przebiega zgodnie ze sprawdzoną metodologią: na początku następuje szczegółowa analiza potrzeb biznesowych oraz precyzyjna konfiguracja systemu pod konkretne procesy operacyjne firmy. 

Różnica pojawia się jedynie w warstwie ekonomicznej – klient otrzymuje pełnowartościowe, zaawansowane narzędzi, ale dzięki subskrypcji unika wysokiej bariery wejścia, rozliczając się w postaci mniejszych, cyklicznych opłat.