Etapy wdrożenia systemu ERP

Systemy zarządcze są coraz częściej stosowane w przedsiębiorstwach. Wzrasta świadomość właścicieli firm, co do konieczności usprawniania prowadzonych działań, na każdym etapie organizacji pracy. Przed przystąpieniem do zakupu systemu ERP konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie bieżących potrzeb, planów oraz możliwości firmy. Zadanie to wymaga wiedzy i zaangażowania, dlatego warto od samego początku konsultować się z dostawcą systemu. Niezbędne jest poznanie poszczególnych etapów wdrożenia, aby przygotować zarząd i pracowników na nadchodzące zmiany.

Warto zwrócić uwagę, że proces wdrożenia systemu ERP zależy od jego rodzaju. Implementacja gotowego oprogramowania przebiega szybciej. System ma z góry dostępne, kompletne moduły. Przedsiębiorca musi na podstawie dokonanej diagnozy oczekiwań wybrać niezbędne obszary, które dostarczane są bez większych zmian. Wybierając rozwiązanie szyte na miarę, należy przygotować się na dłuższy i bardziej angażujący proces oraz większą inwestycję. W wielu przypadkach dedykowany system ERP okazuje się bardziej efektywny.

Rozpoczęcie prac związanych z wyborem oprogramowania do zarządzania firmą zaczyna się w gronie osób decyzyjnych, kiedy pomysł wdrożenia platformy poddawany jest pod rozwagę. Dalsze etapy wymagają podjęcia rozmów z dostawcami rozwiązań i zdefiniowania potrzeb oraz celów wdrożenia. W tym celu w firmie stworzony zostaje zespół wdrożeniowy. W jego skład wchodzą oddelegowani pracownicy z różnych działów, posiadający wiedzę na temat działania kluczowych procesów zachodzących w firmie.

Etap analityczny ma na celu zdefiniowanie celów biznesowych wdrożenia. Eksperci w toku rozmów rozpoznają oczekiwania klienta dotyczące wdrożenia. Często wśród problemów biznesowych wymieniane są:

• niewydolność aktualnego systemu,
  
• słaba kontrola nad jakością i czasem pracy zatrudnionych,
  
• chęć rzetelnego rozliczania procesów produkcyjnych w podziale na poszczególne produkty,
  
• potrzeba poprawy jakości obsługi klientów,
  
• konieczność analizy i raportowania efektów, by wybierać najlepsze kierunki rozwoju.
  

Analizowane są ścieżki przepływu informacji pomiędzy kolejnymi działami firmy, np. w ramach procesu produkcji i dystrybucji. Prowadzone są wywiady z pracownikami. Weryfikowana jest istniejąca infrastruktura IT. Zebrane informacje służą do stworzenia specyfikacji założeń oraz zdefiniowania ogólnych ram czasowych wdrożenia systemu ERP.

Mając przed sobą pełen obraz potrzeb klienta i cel biznesowy wdrożenia, dostawca przystępuje do realizacji pierwszego etapu. Metodyka zwinna cechuje się podziałem pracy na mniejsze etapy, po których klient może zweryfikować czy kolejne elementy systemu odpowiadają na jego oczekiwania.

W zależności od wymagań system może posiadać obszary:

• sprzedaży i zamówień,
  
• obiegu dokumentów,
  
• raportowania wskaźników,
  
• obsługi serwisowej klientów,
  
• pozyskiwania klientów (CRM),
  
• zarządzania produkcją i magazynem.
  

Na podstawie wniosków z wcześniejszych analiz rozpoczyna się praca nad projektem wdrożenia systemu ERP. W środowisku testowym konfigurowane są standardowe funkcjonalności. Po każdym etapie, klientowi prezentuje się wypracowane rozwiązania, omawia je wspólnie oraz decyduje, czy spełniają oczekiwania czy wymagane się modyfikacje. 

Kontynuacją jest budowa systemu ERP. Stopniowo powstają  m.in. interfejsy użytkowników, parametry uprawnień, wzory dokumentów. W miarę możliwości przeprowadzana jest migracja danych z poprzedniego systemu, by klient mógł przeprowadzać testy na rzeczywistych danych. W efekcie powstaje gotowe, skonfigurowane oprogramowanie. Przed pełnym wdrożeniem muszą być wykonane testy akceptacyjne poszczególnych funkcjonalności platformy. Pracownicy mają możliwość weryfikacji zgodności z założeniami.

Klient otrzymuje kompletne rozwiązanie, konieczne są jednak szkolenia dla pracowników. Obejmują one naukę wykonywania wymaganych czynności w nowym środowisku. Wstępnie prowadzone są w formie grupowej, celem zapoznania z platformą i jej możliwościami. Istotne są cykliczne szkolenia stanowiskowe. Użytkownicy muszą wykonać szereg praktycznych ćwiczeń pod nadzorem konsultantów z zespołu wdrożeniowego, aby rozpocząć samodzielną pracę. Ostatecznie podejmowana jest decyzja o akceptacji systemu ERP.

Współpraca z dostawcą systemu nie kończy się w momencie przejścia firmy na nowy system. Audyt pozwala zamknąć etap implementacji, nadal jednak zdarzają się drobne usterki. Nad ich naprawą czuwa zespół wsparcia. Dlatego mimo większych kosztów, w dalszym ciągu wskazany jest nadzór nad poprawnym działaniem oprogramowania.