Etapy wdrożenia systemu ERP


Etapy wdrożenia systemu ERP

Wdrożenia systemów ERP to projekty, które coraz częściej przeprowadzane są w przedsiębiorstwach. Wzrasta świadomość właścicieli firm, co do konieczności usprawniania prowadzonych działań, na każdym etapie organizacji pracy. Przed przystąpieniem do wyboru systemu ERP konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie bieżących potrzeb, planów oraz możliwości firmy. Zadanie to wymaga wiedzy i zaangażowania, dlatego warto od samego początku konsultować się z dostawcą systemu. Niezbędne jest poznanie poszczególnych etapów wdrożenia  systemu ERP, aby przygotować zarząd i pracowników na nadchodzące zmiany.

Wdrożenie ERP – krok po kroku

Dynamiczny rozwój i zmieniające się otoczenie biznesowe skłaniają coraz większą liczbę przedsiębiorstw do poszukiwania nowych metod kontroli i zarządzania wszystkimi procesami występującymi w firmie. Rozważając wdrożenie rozwiązań tej klasy, warto zapoznać się z tym, jak przebiegają wdrożenia systemów ERP, jak przygotować się do startu projektu, a również jak podejść do tematu wyboru dostawcy. Przed przystąpieniem do wyboru rozwiązania należy przeanalizować zarówno bieżące potrzeby, jak i plany oraz możliwości firmy. Samo wdrożenie systemu ERP powinno być poprzedzone nie tylko analizą własnej sytuacji, ale również poznaniem poszczególnych etapów wdrożenia, żeby przygotować pracowników na nadchodzące zmiany.

Przygotowanie firmy do wdrożenia

Zaczynając projekt wdrożeniowy, warto wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna w firmie za koordynację prac oraz współpracę i wymianę informacji z dostawcą oprogramowania. Taka osoba powinna doskonale znać firmę, cele wdrożenia oraz mieć dużą decyzyjność, jeśli chodzi o kwestie związane z wdrożeniem.

Przygotowując się do wdrożenia rozwiązań ERP, warto zdefiniować wszelkie wąskie gardła, które mogą zakłócić przebieg prac oraz zidentyfikować, jak można sobie z nimi poradzić. Mogą one obejmować np. brak dostępności osób decyzyjnych w trakcie prac, problemy ze stabilnością połączenia sieciowego, konieczność zintegrowania się z wieloma systemami partnerów firmy itp.

wdrożenia erp

Wdrożenia ERP – jak przebiegają?

Przebieg wdrożenia zależy od zakresu, jaki ma objąć system, specyfiki firmy, charakteru pracy dostawcy oprogramowania oraz wielu innych zmiennych. Celem każdego projektu jest uruchomienie systemu. Może ono stanowić docelowy punkt wdrożenia lub zostać rozbite na etapy. W drugim scenariuszu, każdy z etapów zakłada uruchomienie kolejnego obszaru systemu, po którym następuje okres stabilizacji i przejście do wdrożenia w kolejnym zakresie. Podział uruchomienia na mniejsze etapy ma zazwyczaj na celu zmniejszenie ryzyka, wynikającego z wdrożenia nowego systemu. Możliwość takiego podziału jest uzależniona od technicznych możliwości dostawcy rozwiązań i elastyczności systemu, który oferuje.

Wdrożenie systemu ERP – etapy

Prace nad nowym systemem składają się z kilku etapów, a długość ich trwania zależy od skomplikowania i złożoności projektu.

Najbardziej popularne są obecnie wdrożenia realizowane jedną z dwóch metodyk: klasyczną lub zwinną. Wybór metodyki prowadzenia projektu wdrożeniowego to kwestia indywidualna.

Projekty wdrożeniowe rozpoczynają się od etapu analitycznego, następnie przeprowadzane są prace projektowe, przeplatane testami, a finalnie projekt jest uruchamiany w wersji produkcyjnej. Faktyczny przebieg projektu wdrożeniowego jest zróżnicowany – dokładnie tak, jak różnią się od siebie charakterystyki działania poszczególnych firm oraz style pracy dostawców.

Koszty wdrożenia systemu ERP

Na finalny koszt oprogramowania ma wpływ wiele czynników, między innymi: branża, ilość użytkowników systemu, ogólna ilość pracowników, ilość procesów do odzwierciedlenia w systemie oraz poziom ich skomplikowania. Jest to kwestia bardzo indywidualna. Choć wdrożenie wiąże się zwykle z istotnymi nakładami, to należy pamiętać o możliwości skorzystania z różnych form finansowania projektów informatycznych, jakie dostępne są na rynku. Dzięki dotacją, kredytom kupieckim czy funduszom rozwojowym, można istotnie obniżyć koszty, z jakimi wiąże się wdrożenie systemu ERP.

Najlepszą drogą do wyliczenia kosztów, z jakimi wiążą się wdrożenia systemów ERP, jest rozmowa z konsultantem dostawcy i omówienie potrzeb związanych z projektem. Aby poznać przybliżoną estymację kosztów, można również skorzystać z kalkulatora systemu ERP.

wdrożenie systemu erp

Korzyści, jakie przynosi wdrożenie systemu ERP

W zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa, zakresu oraz celów, wdrożenie systemu ERP może pomóc w:

  • obniżeniu kosztów – dzięki wyeliminowaniu żmudnych, powtarzalnych i długotrwałych czynności poprzez ich automatyzację oraz dokładne planowanie,
  • łatwiejszym dostępie do danych – dzięki możliwości dostępu do kluczowych informacji, które gromadzi system, a także opracowanym przez niego analizom i raportom (między innymi na temat kosztów, zamówień, sprzedaży, wyników, wąskich gardeł),
  • szybszym podejmowaniu decyzji – ze względu na dostęp do analiz, prognoz i dokumentów, które przejrzyści prezentują bieżącą sytuację firmy, co eliminuje długotrwałe przeszukiwanie i interpretowanie danych,
  • zwiększeniu efektywności – dzięki możliwości sprawnego i automatycznego planowania pracy, produkcji, obiegu zadań, a także kontroli działań pracowników poprzez, między innymi, wystawianie ocen pracowniczych,
  • planowaniu zaopatrzenia – rozwiązanie monitoruje przepływ surowca w ekosystemie produkcyjnym, co pozwala na dokładne zaplanowanie zamówień i kontrolowanie niezaplanowanych sytuacji,
  • utrzymaniu rentowności i płynności finansowej – dzięki analizom przeprowadzanym w czasie rzeczywistym, dostęp do danych odzwierciedlających aktualną sytuację jest możliwy w dowolnym momencie,
  • prognozowaniu sprzedaży – poprzez zestawienie danych historycznych oraz analizę bieżącego popytu.

Wyzwania w projektach wdrożeniowych

Projekty wdrożeniowe systemów klasy ERP to skomplikowane i złożone przedsięwzięcia, które wiążą się z wieloma ryzykami i wyzwaniami. Wdrażane rozwiązania dotyczą strategicznych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. zarządzanie sprzedażą, logistyką, finansami i księgowością, personelem. W związku z tym, wprowadzanie nowego systemu w ich zakresie, musi być odpowiednio zaplanowane i przemyślane. Po to, aby po wdrożeniu, zminimalizować ryzyko błędów w systemie, awarii przestojów w działaniu firmy.

 

Gotowy czy autorski system ERP?

Warto zwrócić uwagę, że proces wdrożenia systemu ERP zależy od jego rodzaju. Implementacja gotowego oprogramowania przebiega szybciej. System ma z góry dostępne, kompletne moduły. Przedsiębiorca musi na podstawie dokonanej diagnozy oczekiwań wybrać niezbędne obszary, które dostarczane są bez większych zmian. Wybierając rozwiązanie szyte na miarę, należy przygotować się na dłuższy i bardziej angażujący proces oraz większą inwestycję. W wielu przypadkach wdrożenie dedykowanych rozwiązań ERP okazuje się bardziej efektywny.

Jak przebiega wdrożenie platformy ERP?

Rozpoczęcie prac związanych z wyborem oprogramowania do zarządzania firmą zaczyna się w gronie osób decyzyjnych, kiedy pomysł wdrożenia systemu ERP poddawany jest pod rozwagę. Dalsze etapy wymagają podjęcia rozmów z dostawcami rozwiązań i zdefiniowania potrzeb oraz celów projektu. W tym celu w firmie może zostać stworzony dedykowany zespół specjalistów. W jego skład wchodzą oddelegowani pracownicy z różnych działów, posiadający wiedzę na temat działania kluczowych procesów zachodzących w firmie.

Etap 1. Zdefiniowanie potrzeb i wymagań

Etap analityczny ma na celu zdefiniowanie celów biznesowych wdrożenia. Eksperci w toku rozmów rozpoznają oczekiwania klienta dotyczące wdrożenia systemu ERP. Często wśród problemów biznesowych wymieniane są:

  • niewydolność aktualnego systemu,
  • słaba kontrola nad jakością i czasem pracy zatrudnionych,
  • rozproszenie danych w różnych systemach,
  • potrzeba poprawy jakości obsługi klientów,
  • konieczność analizy i raportowania efektów, by wybierać najlepsze kierunki rozwoju.

Analizowane są ścieżki przepływu informacji pomiędzy kolejnymi działami firmy, np. w ramach procesu produkcji i dystrybucji. Prowadzone są wywiady z pracownikami. Weryfikowana jest istniejąca infrastruktura IT. Zebrane informacje służą do stworzenia specyfikacji założeń oraz zdefiniowania ogólnych ram czasowych wdrożenia systemu ERP.

Etap 2. Rozpoczęcie prac

Mając przed sobą pełen obraz potrzeb klienta i cel biznesowy wdrożenia, dostawca przystępuje do realizacji pierwszego etapu. Metodyka zwinna cechuje się podziałem pracy na mniejsze etapy, po których klient może zweryfikować czy kolejne elementy systemu odpowiadają na jego oczekiwania.

Etap 3. Projekt systemu ERP

Na podstawie wniosków z wcześniejszych analiz rozpoczyna się praca nad projektem wdrożenia systemu ERP. W środowisku testowym konfigurowane są odpowiednie funkcje i procesy. Po każdym etapie, klientowi prezentuje się wypracowane rozwiązania, omawia je wspólnie oraz decyduje, czy spełniają oczekiwania czy wymagane się modyfikacje. 

Etap 4. Budowa systemu ERP

Kontynuacją są prace nad zaprojektowaniem i wdrożeniem systemu ERP w kolejnych obszarach biznesowych. Stopniowo powstają  m.in. interfejsy użytkowników, parametry uprawnień, wzory dokumentów. W miarę możliwości przeprowadzana jest migracja danych z poprzedniego systemu, by klient mógł przeprowadzać testy na rzeczywistych danych. W efekcie powstaje gotowe, skonfigurowane oprogramowanie. Przed pełnym wdrożeniem systemu ERP muszą być wykonane testy akceptacyjne poszczególnych funkcjonalności platformy. Pracownicy mają możliwość weryfikacji zgodności z założeniami.

Etap 5. Uruchomienie systemu ERP i szkolenia

Klient otrzymuje kompletne rozwiązanie, konieczne są jednak szkolenia dla pracowników. Obejmują one naukę wykonywania wymaganych czynności w nowym środowisku. Wstępnie mogą być przeprowadzone w formie grupowej, celem zapoznania z systemem i jego możliwościami. Istotne są cykliczne szkolenia stanowiskowe. Użytkownicy muszą wykonać szereg praktycznych ćwiczeń pod nadzorem konsultantów z zespołu wdrożeniowego, aby rozpocząć samodzielną pracę. Ostatecznie podejmowana jest decyzja o akceptacji i wdrożeniu systemu ERP.

Etap 6. Opieka powdrożeniowa nad systemem ERP

Współpraca z dostawcą systemu nie kończy się w momencie przejścia firmy na nowy system. Wdrożenie systemu ERP to w wielu przypadkach dopiero początek drogi, mającej na celu zwiększanie efektywności działania firmy przy pomocy rozwiązań klasy ERP. Kluczem do sukcesu jest praca nad rozwojem systemu, dostosowywaniem go do specyfiki działania firmy, jak i do nowych procesów, które z czasem mogą pojawić się w firmie. 

Wdrożenia ERP – dlaczego Sente?

Posiadamy ponad dwudziestoletnie doświadczenie we wdrożeniach systemów ERP, WMS, CRM, B2B w branży dystrybucyjnej, produkcyjnej, e-Commerce i retail. To, czy będziemy dobrym partnerem do realizacji projektu w konkretnej firmie, zależy od jej specyfiki oraz efektów biznesowych, jakie chciałaby osiągnąć.

Rekomendujemy, aby decydując się na wdrożenie systemu ERP konkretnego dostawcy kierować się nie tylko zakresem funkcjonalnym, ale również sposobem realizacji projektu obejmującego wdrożenie systemu ERP oraz podejściem do współpracy. Dobrze jest zapoznać się z przykładami wdrożeń, jakimi może pochwalić się firma oraz referencjami od przedsiębiorstw działających w podobnym segmencie, które mają już za sobą wdrożenie systemu ERP konkretnego dostawcy.

Wdrożenie systemu ERP we współpracy z naszymi konsultantami to nie tylko odpowiedź na aktualne wyzwania, a jakimi mierzy się biznes, ale także możliwość rozwoju rozwiązań zgodnie z tym, jak będzie się rozwijała i ewoluowała firma. To podejście pozwala na dynamiczne budowanie przewagi na zmieniającym się rynku.

Komentarze zamknięte.