Etapy wdrożenia systemu ERP

Wdrożenia systemów ERP to projekty, które coraz częściej przeprowadzane są w przedsiębiorstwach. Wzrasta świadomość właścicieli firm, co do konieczności usprawniania prowadzonych działań, na każdym etapie organizacji pracy. Przed przystąpieniem do wyboru systemu ERP konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie bieżących potrzeb, planów oraz możliwości firmy. Zadanie to wymaga wiedzy i zaangażowania, dlatego warto od samego początku konsultować się z dostawcą systemu. Niezbędne jest poznanie poszczególnych etapów wdrożenia  systemu ERP, aby przygotować zarząd i pracowników na nadchodzące zmiany.

Warto zwrócić uwagę, że proces wdrożenia systemu ERP zależy od jego rodzaju. Implementacja gotowego oprogramowania przebiega szybciej. System ma z góry dostępne, kompletne moduły. Przedsiębiorca musi na podstawie dokonanej diagnozy oczekiwań wybrać niezbędne obszary, które dostarczane są bez większych zmian. Wybierając rozwiązanie szyte na miarę, należy przygotować się na dłuższy i bardziej angażujący proces oraz większą inwestycję. W wielu przypadkach wdrożenie dedykowanych rozwiązań ERP okazuje się bardziej efektywny.

Rozpoczęcie prac związanych z wyborem oprogramowania do zarządzania firmą zaczyna się w gronie osób decyzyjnych, kiedy pomysł wdrożenia systemu ERP poddawany jest pod rozwagę. Dalsze etapy wymagają podjęcia rozmów z dostawcami rozwiązań i zdefiniowania potrzeb oraz celów projektu. W tym celu w firmie może zostać stworzony dedykowany zespół specjalistów. W jego skład wchodzą oddelegowani pracownicy z różnych działów, posiadający wiedzę na temat działania kluczowych procesów zachodzących w firmie.

Etap analityczny ma na celu zdefiniowanie celów biznesowych wdrożenia. Eksperci w toku rozmów rozpoznają oczekiwania klienta dotyczące wdrożenia systemu ERP. Często wśród problemów biznesowych wymieniane są:

• niewydolność aktualnego systemu,
  
• słaba kontrola nad jakością i czasem pracy zatrudnionych,
  
• rozproszenie danych w różnych systemach,
  
• potrzeba poprawy jakości obsługi klientów,
  
• konieczność analizy i raportowania efektów, by wybierać najlepsze kierunki rozwoju.
  

Analizowane są ścieżki przepływu informacji pomiędzy kolejnymi działami firmy, np. w ramach procesu produkcji i dystrybucji. Prowadzone są wywiady z pracownikami. Weryfikowana jest istniejąca infrastruktura IT. Zebrane informacje służą do stworzenia specyfikacji założeń oraz zdefiniowania ogólnych ram czasowych wdrożenia systemu ERP.

Mając przed sobą pełen obraz potrzeb klienta i cel biznesowy wdrożenia, dostawca przystępuje do realizacji pierwszego etapu. Metodyka zwinna cechuje się podziałem pracy na mniejsze etapy, po których klient może zweryfikować czy kolejne elementy systemu odpowiadają na jego oczekiwania.

Na podstawie wniosków z wcześniejszych analiz rozpoczyna się praca nad projektem wdrożenia systemu ERP. W środowisku testowym konfigurowane są odpowiednie funkcje i procesy. Po każdym etapie, klientowi prezentuje się wypracowane rozwiązania, omawia je wspólnie oraz decyduje, czy spełniają oczekiwania czy wymagane się modyfikacje. 

Kontynuacją są prace nad zaprojektowaniem i wdrożeniem systemu ERP w kolejnych obszarach biznesowych. Stopniowo powstają  m.in. interfejsy użytkowników, parametry uprawnień, wzory dokumentów. W miarę możliwości przeprowadzana jest migracja danych z poprzedniego systemu, by klient mógł przeprowadzać testy na rzeczywistych danych. W efekcie powstaje gotowe, skonfigurowane oprogramowanie. Przed pełnym wdrożeniem systemu ERP muszą być wykonane testy akceptacyjne poszczególnych funkcjonalności platformy. Pracownicy mają możliwość weryfikacji zgodności z założeniami.

Klient otrzymuje kompletne rozwiązanie, konieczne są jednak szkolenia dla pracowników. Obejmują one naukę wykonywania wymaganych czynności w nowym środowisku. Wstępnie mogą być przeprowadzone w formie grupowej, celem zapoznania z systemem i jego możliwościami. Istotne są cykliczne szkolenia stanowiskowe. Użytkownicy muszą wykonać szereg praktycznych ćwiczeń pod nadzorem konsultantów z zespołu wdrożeniowego, aby rozpocząć samodzielną pracę. Ostatecznie podejmowana jest decyzja o akceptacji i wdrożeniu systemu ERP.

Współpraca z dostawcą systemu nie kończy się w momencie przejścia firmy na nowy system. Wdrożenie systemu ERP to w wielu przypadkach dopiero początek drogi, mającej na celu zwiększanie efektywności działania firmy przy pomocy rozwiązań klasy ERP. Kluczem do sukcesu jest praca nad rozwojem systemu, dostosowywaniem go do specyfiki działania firmy, jak i do nowych procesów, które z czasem mogą pojawić się w firmie. 

Wdrożenia ERP – dlaczego Sente?

Posiadamy ponad dwudziestoletnie doświadczenie we wdrożeniach systemów ERP, WMS, CRM, B2B w branży dystrybucyjnej, produkcyjnej, e-Commerce i retail. To, czy będziemy dobrym partnerem do realizacji projektu w konkretnej firmie, zależy od jej specyfiki oraz efektów biznesowych, jakie chciałaby osiągnąć.

Rekomendujemy, aby decydując się na wdrożenie systemu ERP konkretnego dostawcy kierować się nie tylko zakresem funkcjonalnym, ale również sposobem realizacji projektu obejmującego wdrożenie systemu ERP oraz podejściem do współpracy. Dobrze jest zapoznać się z przykładami wdrożeń, jakimi może pochwalić się firma oraz referencjami od przedsiębiorstw działających w podobnym segmencie, które mają już za sobą wdrożenie systemu ERP konkretnego dostawcy. Istotny jest także sposób realizacji projektu – w Sente wykorzystujemy zwinne metodyki wdrożeniowe.

Wdrożenie systemu ERP we współpracy z naszymi konsultantami to nie tylko odpowiedź na aktualne wyzwania, a jakimi mierzy się biznes, ale także możliwość rozwoju rozwiązań zgodnie z tym, jak będzie się rozwijała i ewoluowała firma. To podejście pozwala na dynamiczne budowanie przewagi na zmieniającym się rynku.