Zwrot z inwestycji w system ERP. Jak obliczyć ROI z projektu wdrożeniowego?

Wdrożenie oprogramowania ERP to duża inwestycja pod każdym względem. Wymaga nie tylko zakupu licencji i infrastruktury, ale także czasu i zaangażowania zasobów ludzkich do zaprojektowania, implementacji i dostosowania rozwiązania do specyficznych potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Dlatego inwestycja w system ERP po prostu musi się zwrócić.

Wdrożenie ERP to olbrzymie wydarzenie w firmie. Wymaga ono zaangażowania dużych zasobów, o których firmy często zapominają przed wdrożeniem. To przecież nie tylko pieniądze, ale także czas kluczowych dla firmy osób. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, ile czasu należy poświęcić, zarówno po stronie osób decyzyjnych, jak i pracowników, aby projekt się udał. Ponadto implementacja nowego systemu ERP to również dla właścicieli spore przedsięwzięcie pod względem finansowym. Dlatego jeśli się ono nie opłaci, nie przyniesie spodziewanych rezultatów, to nie warto go robić. Nie ma potrzeby angażowania ludzi i zasobów tylko dlatego, że inni przedsiębiorcy już to zrobili – zwrot z inwestycji musi przyświecać każdemu wdrożeniu. 

Choć rok 2023 wydaje się burzliwym i niestabilnym okresem do rozpoczynania takich projektów, to jednak można go uznać za właściwy moment do wdrożenia systemu ERP w firmie. Obecny na rynku przestój związany z sytuacją geopolityczną pozwoli na to, aby dobrze się przygotować do wdrożenia. Jest to też dobry moment, aby poszukać oszczędności i usprawnień w firmie, aby po okresie kryzysu być przygotowanym na szybki wzrost. Prawdopodobne jest, że gdy stagnacja minie, wiele firm poczuje potrzebę wprowadzenia rozwiązań IT. Poskutkuje to mocnym wzrostem cen, podobnie jak miało to miejsce po pandemii. 

Gdy przedsiębiorca do wdrożenia musi wykorzystać najważniejsze firmowe zasoby, to naturalnym jest, że chce, aby szybko przyniosło to korzyści dla całej organizacji. Aby łatwiej było zaangażować pracowników, konieczne jest, aby cele wdrożenia były jasno zdefiniowane i wiązały się z konkretnymi rezultatami. Dlatego istotne jest, aby inwestycja w system ERP zwróciła się w odpowiednio krótkim czasie. W zależności od przedsiębiorstwa może to potrwać krócej, lub dłużej, jednak moim zdaniem powinno się to wydarzyć w dwa lata od uruchomienia rozwiązania. Należy mieć na uwadze, że prace nad systemem ERP mogą zbiec się w czasie np. z pikiem sprzedażowym w firmie, lub innym okresem, w którym osoby zaangażowane w projekt – np. kierownik produkcji, dyrektor sprzedaży itp. – będą też zajęte innymi sprawami. Trzeba jak najlepiej wykorzystać wiedzę tych osób. Im bardziej rozbudowane rozwiązanie, im więcej funkcji ostatecznie pojawi się w systemie na start, tym dłużej może zająć zauważenie efektów i włożenie je w konkretne ramy czasowe. Można minimalizować ten efekt. W większości obszarów wystarczy uruchomić standardowe rozwiązania zawarte w ERP i dostosować tylko kluczowe operacyjne przewagi pod konkretną firmę. Po uruchomieniu dalej ściśle współpracować i z korzyści osiąganych po szybkim uruchomieniu finansować dalsze usprawnienia.

Spójrzmy na to zagadnienie także z innej strony. Implementacja systemu ERP to ważne wydarzenie w firmie. Dlatego musi ono zostać odpowiednio zakomunikowane, a pracownicy muszą się z nim oswoić i widzieć, że taka zmiana pcha organizację do przodu. W przeciwnym wypadku istnieje zagrożenie, że się nie zaangażują. To z kolei może prowadzić do oporów podczas wdrożenia, co może wydłużyć czas zwrotu z inwestycji. Zarówno przedstawiciel działu handlowego, jak i konsultanci, powinni być zaangażowani w wyliczenie ROI już na etapie poszukiwań systemu.

Cele wdrożenia systemu ERP, jakie najczęściej wyznaczamy wspólnie z Klientami, można podzielić na trzy grupy. Pierwszą z nich jest generowanie oszczędności. Zatrudnianie specjalistów jest coraz droższe i trudniejsze, co wynika m.in. z niskiego bezrobocia jak i zmian demograficznych w społeczeństwie. Część zadań można przecież zautomatyzować, dzięki czemu pracownicy mają więcej czasu na inne, bardziej kreatywne zadania. Np. przedstawiciele handlowi nie muszą spędzać 6 godzin dziennie na dokonywaniu formalności, a tylko 2 na dbanie o relację z Klientami. Po cyfryzacji części ich zadań mają więcej czasu dla partnerów handlowych. Podobnie z działem BOK – zamiast manualnego zatwierdzania każdego zamówienia z dodanym komentarzem, system ERP szuka słów kluczowych i realizuje je automatycznie. Dzięki temu pracownicy mogą zostać przeniesieni do innego działu, w którym brakuje rąk do pracy. Druga kategoria celów to chęć rozwoju. Niektóre firmy, choćby starały się pracować tak wydajnie, jak się da, w pewnym momencie napotykają niewidzialną przeszkodę, której nie są w stanie pokonać bez odpowiednich narzędzi IT. Ostatnią grupą jest zwiększenie bezpieczeństwa. System powinien być w płynny sposób dostosowywany do zmian w przepisach. Marek Mac dodał, że innym celem, który będzie w przyszłości ważny, jest jakość i ergonomia pracy. Szczególnie młodsze pokolenia, coraz częściej zatrudniane w firmach, mogą uznawać to za kwestię decydującą o przyjęciu lub odrzuceniu oferty pracy, a to przełoży się na wzrost kosztów rekrutacji nowych pracowników.

Największym, jednak uzasadnionym kosztem, jest praca po Twojej stronie: zaangażowanie pracowników. Im większe zaangażowanie, tym łatwiej wdrożyć system w firmie. Kolejnym nieoczywistym kosztem, o którym często się zapomina, to umowa serwisowa. Warto dopytać o nią jeszcze na etapie poszukiwania dostawcy systemu. To ważne szczególnie w przypadku systemów dedykowanych, w których wiele funkcji jest tworzonych w odpowiedzi na Twoje potrzeby. Wiedza i doświadczenie konsultantów, koszty prac wdrożeniowych i organizacyjnych, a także licencji to kolejne rzeczy, które wpływają na wartość projektu. 

Jak obliczyć taki zwrot? Dla przykładu załóż, że dostawca wycenił projekt na pół miliona złotych. Z racji na wspomniane wcześniej koszty, pomnóż kwotę przez dwa. Część korzyści widać już w pierwszych miesiącach. Jeśli np. wdrożenie obejmuje obszar BOK, i przesuniesz tych pracowników do innego działu, to jest to już oszczędność rzędu 270 tysięcy rocznie, a 540 tysięcy w ciągu dwóch lat. U tego samego Klienta księgowość była obsługiwana przez cztery osoby, po wdrożeniu systemu ERP udało się zredukować ten dział do jednego pracownika. W ciągu roku dało to oszczędność około 300 tysięcy – 600 w ciągu dwóch lat. Razem dało to ponad 1 mln zł. i projekt został uznany za sukces.

Często dzieje się tak, ponieważ to swego rodzaju „bat” na dostawcę – deklaruje on zwrot w danym okresie i później musi trzymać się wyznaczonych dat i czasu. Klient w trakcie implementacji może wyrazić zapotrzebowanie na dodatkowe moduły i funkcjonalności, więc wdrożenie rozciąga się w czasie i kosztach. Wpływa w ten sposób na okres zwrotu z przedsięwzięcia, który naturalnie się wydłuża. Skutkuje to m.in. utratą zaufania do dostawcy. Klienci również nie do końca chcą liczyć ten zwrot z partnerem wdrożeniowym. Obawiają się, że cena projektu się zmieni, gdy jako dostawcy poznamy prawdziwe oszczędności, ale też obawiają się, iż pracownicy wystraszą się zwolnień i będą opierać się przed nowym rozwiązaniem. Jest to bardzo trudne. Trzeba mieć bardzo dużą wiedzę biznesową, aby z Klientem móc rozmawiać swobodnie o jego działaniach operacyjnych czy rozwoju biznesu. Część handlowców woli więc omijać ten temat szerokim łukiem.

Warto od początku rozmowy z dostawcą opowiedzieć o efektach, które chcesz osiągnąć. Jeśli obawiasz się, że dostawca czegoś nie „dowiezie”, możesz ująć daną rzecz w umowie. Traktuj dostawcę jak partnera biznesowego – nie ukrywaj swoich potrzeb ze strachu przed podniesieniem ceny systemu. Zwykle firmy tworzące oprogramowanie ERP pytają o to dlatego, że chcą jak najlepiej dopasować się do Ciebie i zaoferować Ci rozwiązanie, które przyniesie faktyczną korzyść. Nie musi się to wiązać ze skomplikowanymi funkcjami, stworzonymi specjalnie dla Twojej firmy. Być może dostawca ma już doświadczenie w podobnych procesach u innych Klientów i zaoferuje standardowe, choć idealnie wpisujące się w Twoje potrzeby rozwiązanie – które nie będzie wiązało się z wyższą ceną. 

To bardzo ważne, aby mieć ustalone wcześniej cele wdrożenia i mierniki. Dzięki temu łatwiej będzie sprawdzić, czy inwestycja się zwraca i w jakim wymiarze. W trakcie projektu trzymanie się celów ułatwia ich realizację. Po stronie dostawcy leży edukowanie Klienta w zakresie tego, co się stanie, jeśli zrealizuje dodatkowe, pojawiające się w trakcie wdrożenia pomysły na dodatkowe funkcjonalności. 

Komunikacja wewnątrz firmy, po co wdrażamy nowy system, to kolejna rzecz, o którą warto zadbać przy implementacji systemu ERP. Dzięki temu przebiegnie ona płynnie, pracownicy zobaczą sens zmian i ułatwią kreatywne podejście do całego procesu i sami będą zwracać uwagę, gdzie procesy można zautomatyzować.

Podsumowując, jeżeli projekt wdrożenia ERP się nie opłaci, możesz mieć poczucie, że zasoby zainwestowane w rozwiązanie zostały zmarnowane, a w efekcie zniechęcisz się do dalszej pracy. Nic więc dziwnego, że w tak trudnych czasach przedsiębiorcom zależy na tym, aby widzieć efekty w jak najkrótszym czasie. Dlatego obliczenie i analiza zwrotu z inwestycji w system ERP pozwoli Twojej organizacji ocenić efektywność wdrożenia, a także podejmować dalsze decyzje strategiczne.