Jak skrócić czas wdrożenia nowego pracownika magazynu z kilku miesięcy do kilku godzin?

Pamiętam jedno z pierwszych spotkań w pewnym dużym magazynie. Zadałem wtedy proste pytanie:
– Skąd wiecie, gdzie leży ten mniej rotujący towar?

Usłyszałem odpowiedź, która do dziś wybrzmiewa mi w głowie:

– To wie Andrzej.

Andrzej – imię zmienione, ale historia prawdziwa. Każda firma ma takiego Andrzeja. To on wie, gdzie leżą trudno dostępne produkty, które zamówienia trzeba „pilnować” i który kurier zawsze się spóźnia. To ogromna wartość. Ale też ogromne ryzyko.

Bo kiedy Andrzeja nie ma – cała wiedza znika.

W wielu firmach proces wdrażania nowego pracownika do pracy w magazynie potrafi trwać nawet kilka miesięcy. To czas, w którym nowa osoba musi przyswoić ogrom wiedzy: gdzie co leży, jak kompletować zamówienia, jakie dokumenty wypełniać i kiedy. Zazwyczaj ta wiedza przekazywana jest przez doświadczonych pracowników, co oznacza, że przez ten czas przynajmniej dwie osoby są zaangażowane w jeden proces. Taka praktyka nie tylko ogranicza efektywność, ale też wiąże się z realnymi kosztami i ryzykiem.

Znajoma sytuacja? Doświadczeni pracownicy w roli żywych GPS-ów, nowi – zagubieni jak dzieci we mgle, a magazyn, zamiast pracować pełną parą, zwalnia. A Ty tracisz w tym czasie pieniądze.

Kiedy do zespołu dołącza nowy pracownik, zazwyczaj potrzebuje on wsparcia – niezależnie od tego, ile lat pracował wcześniej w magazynie. Pierwszy dzień pracy, nowe środowisko, nowe produkty, inne zasady – wszystko to sprawia, że potrzebuje przewodnika. Tę rolę pełni zazwyczaj doświadczony pracownik, który tłumaczy, pokazuje, nadzoruje i koryguje. Efekt jest taki, że dwie osoby przez wiele tygodni pracują poniżej swoich możliwości. Nowy pracownik nie jest jeszcze w stanie działać samodzielnie, a jego mentor rezygnuje z własnych zadań, by go wspierać. W zależności od firmy, taki proces trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy. Przy obecnej rotacji pracowników magazynowych – sięgającej nawet kilkudziesięciu % rocznie oznacza to, że w wielu firmach taki stan rzeczy trwa nieustannie.

A teraz wyobraź sobie, że ten etap może trwać nie tygodnie, a godziny.

Wdrożenie systemu WMS całkowicie zmienia sposób myślenia o pracy w magazynie. Dzięki przenośnym terminalom, które prowadzą pracownika krok po kroku i zapewniają wszystkie potrzebne informacje, nie jest już potrzebna osobista wiedza o lokalizacji produktów czy kolejności działań. Urządzenie wskazuje, gdzie zanieść przyjmowany towar, który produkt wybrać i w jakiej kolejności zrealizować zamówienie. Pracownik nie musi pamiętać, analizować ani pytać – narzędzie samo prowadzi go przez cały proces. W razie jakiejkolwiek nieprawidłowości może natychmiast zgłosić problem, a reszta zespołu otrzymuje jasny komunikat. Dzięki temu decyzje nie są już podejmowane indywidualnie, lecz zgodnie z ustalonymi procedurami, co daje powtarzalność, przewidywalność i możliwość skalowania.

W jednej z firm, gdzie wdrażaliśmy system WMS, nowy pracownik przyszedł rano na zmianę. Przez pierwsze godziny uczył się obsługi terminala. Przed południem kompletował już samodzielnie pierwsze zamówienia.

To nie wyjątek – to nowy standard. Kluczem jest to, że pracownik nie musi uczyć się rozkładu całego magazynu na pamięć, a jedynie obsługi narzędzia. Dla wszystkich magazynierów terminal oparty na Androidzie jest intuicyjny – wystarczy podstawowa znajomość smartfona. Dzięki temu przestaje mieć znaczenie, czy ktoś pracuje dzień, czy rok – liczy się to, czy potrafi korzystać z systemu, który prowadzi go przez proces.

Wdrożenie nowego pracownika w kilka godzin to tylko jedna z korzyści wykorzystania nowoczesnych rozwiązań magazynowych. Dowiedz się: Jak wdrożyć system ERP lub WMS w firmie, by projekt zakończył się sukcesem?

Zautomatyzowanie procesów magazynowych i przeniesienie wiedzy operacyjnej z głów pracowników do systemu WMS pozwala na realne oszczędności czasu i zasobów. Firma nie jest już zależna od jednej osoby, a proces wdrażania nowego pracownika nie dezorganizuje pracy całego zespołu. Co ważne, standaryzacja procesów wpływa także na jakość obsługi klienta – zamówienia są realizowane szybciej, dokładniej i bez pomyłek. Dla firm, które mierzą się z dużą rotacją i trudnością w pozyskiwaniu doświadczonych pracowników, to często nie tylko usprawnienie, ale konieczność. W wielu przypadkach to właśnie system WMS pozwala przekształcić magazyn z chaotycznego środowiska w dobrze naoliwioną maszynę.

System WMS prowadzi nową osobę krok po kroku przez zadania magazynowe. Dzięki temu proces wdrażania jest znacznie krótszy i bardziej przewidywalny.

Tak, w wielu przypadkach już po kilku godzinach zapoznania z terminalem nowy pracownik jest w stanie samodzielnie kompletować zamówienia. Kluczowe jest przeszkolenie z obsługi systemu, a nie całej logistyki magazynu.

Plan wdrożenia nowego pracownika powinien obejmować krótkie szkolenie z obsługi terminala oraz zapoznanie z procedurami pracy w systemie. To wystarczy, by szybko rozpocząć samodzielną pracę.

System WMS automatyzuje lokalizowanie towarów, śledzenie zleceń oraz kierowanie ruchem wewnątrz magazynu. Dzięki temu nowy pracownik skupia się tylko na wykonaniu konkretnych zadań, nie na uczeniu się całego magazynu.

W dużym stopniu tak. Dzięki WMS wiedza operacyjna nie jest już zależna od jednego pracownika – wdrożenie nowego pracownika odbywa się bez konieczności angażowania drugiej osoby na tygodnie.

Dla większości osób, które miały kontakt ze smartfonem, zapoznanie z terminalem WMS jest szybkie i intuicyjne. Interfejs prowadzi użytkownika przez cały proces wdrażania i kolejne kroki pracy.

Firma zyskuje czas, obniża koszty i uniezależnia się od rotacji pracowników. Proces wdrażania jest powtarzalny, a każdy nowy pracownik wykonuje te same zadania w tym samym standardzie.

Tak – pozytywnie. Pracownik szybciej osiąga samodzielność, co ułatwia ocenę jego potencjału już w okresie próbnym i podejmowanie szybszych decyzji kadrowych.

To zdecydowanie dobra praktyka, zwłaszcza w magazynach z dużą rotacją lub wysokim tempem pracy. Ustandaryzowany proces wdrożenia nowego pracownika daje przewidywalność i elastyczność.