Dokumenty elektroniczne w Elvicie

Kończy się wdrożenie systemu obiegu dokumentów elektronicznych marki Sente, w sieci śląskich placówek medycznych spółki Elvita. Program wspomaga pracę m.in.  pracowników sekretariatów i pełnomocnika zarządu ds. zarządzania jakością oraz zarządzanie majątkiem trwałym i obiegiem umów sprzedaży.

W efekcie analizy przedwdrożeniowej przeprowadzonej w spółce w 2009 roku, systemem zostali objęci także pracownicy działu księgowości, nadzoru właścicielskiego, inwestycji i zakupów oraz kierownicy oddziałów oraz pielęgniarki przełożone. Firma zdecydowała się na wdrożenie tego oprogramowania, z uwagi na potrzebę ewidencji sporej liczby dokumentów, które dotychczas rejestrowane były w plikach Excel i teczkach papierowych.

Obecnie dzięki programowi pracownicy czterech sekretariatów, w oparciu o drzewo segregatorów rejestrują miesięcznie łącznie ponad 2 tysiące różnego rodzaju dokumentów wraz z załącznikami elektronicznymi. Są to m.in. faktury zakupu, pisma zewnętrzne, druki i podania, oferty sprzedaży i zapytania ofertowe oraz dokumenty wewnętrzne firmy.

– System wspomaga także zarządzanie majątkiem trwałym i zapewnia stały dostęp do informacji o jego poszczególnych składnikach. Możliwe jest to dzięki ewidencji dokumentacji dotyczącej m.in. budynków, przeglądów i odbiorów oraz dokumentów związanych z prowadzonymi przez firmę inwestycjami, np. protokoły negocjacji. W rezultacie, na podstawie ofert przechowywanych w module, program umożliwia sprawne wyłonienie dostawców systemu medycznego, a także efektywne zarządzanie przepływem dokumentów wyceny danej inwestycji lub protokołów odbioru – mówi Sebastian Nowak, kierownik zespołu wdrożeniowego w firmie Sente Systemy Informatyczne Sp. z o.o.

Program wspomaga również pracę pełnomocnika zarządu ds. zarządzania jakością, odpowiedzialnego w firmie m.in. za przygotowywanie projektów procedur, rozporządzeń prezesa spółki, wdrożenie i utrzymanie procesów niezbędnych dla Systemu Zarządzania Jakością spółki, a także informowanie pracowników o kolejnych zmianach procedur ISO. Z kolei pracowników działu umów system wspiera w rejestrowaniu projektów umów z kontrahentami i przekazywaniu do zaopiniowania osobom zainteresowanym.

Największym wyzwaniem jakie czekało konsultantów dostawcy oprogramowania było zaprojektowanie sprawnego i elastycznego systemu dystrybucji dokumentów dla poszczególnych pracowników. Obecnie dokonują oni weryfikacji założeń określonych w analizie przedwdrożeniowej i bieżącej modyfikacji systemu.

Powrót do listy artykułów