JPK na żądanie – na co trzeba się przygotować?

JPK znane jest już większości przedsiębiorców. Obowiązek comiesięcznej wysyłki pliku z określonym zbiorem danych do Ministerstwa Finansów obowiązuje duże, średnie i małe przedsiębiorstwa. Od stycznia 2018 JPK będą wysyłać również mikroprzedsiębiorstwa. Natomiast od lipca 2018 większość firm będzie musiała być gotowa na wysyłanie różnych struktur JPK na wezwanie organów podatkowych. Czym różni się cykliczne JPK od plików, które generowane będą na żądanie?

Dodatkowe pliki do przygotowania

JPK zdefiniowane jest w 7 strukturach, które kształtują się następująco:

• księgi rachunkowe (JPK_KR),
• wyciąg bankowy (JPK_WB),
• magazyn (JPK_MAG),
• ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT),
• faktury VAT (JPK_FA),
• podatkową księgą przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR),
• ewidencję przychodów (JPK_EWP).

Obecnie przedsiębiorstwa zobowiązane są do comiesięcznego (bez wezwania) raportowania struktury JPK_VAT (Ewidencji VAT). Od lipca 2018 roku małe i średnie firmy oraz mikroprzedsiębiorstwa będą miały obowiązek przesyłania wszystkich struktur JPK na żądanie organów podatkowych. Obowiązek nie będzie miał charakteru cyklicznego. Pliki będą musiały być przygotowane na wezwanie, czyli w praktyce możliwość ich wygenerowania będzie musiała być stała. Organy podatkowe mogą żądać przekazania plików JPK w ramach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub czynności sprawdzających. Organy podatkowe mogą również wezwać do przekazania plików JPK w ramach czynności sprawdzających u kontrahentów podatnika.

Dane z różnych obszarów

Przygotowanie wszystkich plików do wysłania, dla firm które zostaną wezwane będzie wymagało czerpania informacji z wielu obszarów systemu informatycznego. Pliki wysyłane cykliczne obejmują dane, które w systemach znajdują się w obszarze finansów i księgowości. Pliki generowane na żądanie będą mogły dotyczyć informacji z obszarów gospodarki magazynowej, sprzedaży i dystrybucji czy zakupów.

Przykładowo plik JPK_MAG musi zawierać całościowy obrót magazynowy, dokumenty PZ, MM, RW, WZ określające nazwę towaru, ilość, cenę zakupu. Przygotowanie tego pliku może być problematyczne ze względu na dużą ilość danych i prawdopodobne rozbieżności pomiędzy stanami magazynowymi a stanami faktycznymi. Jeśli w firmie wykorzystywany jest inny system do obsługi finansów oraz księgowości i inny do zarządzania magazynem, to mogą pojawić się niezgodności. Kontrole będa krzyżowe, więc dane musza być spójne. Dodatkowo, dokumenty PZ i WZ będę musiały być przekazywane wraz z odpowiadającymi im numerami faktur VAT, co nie jest standardem we wszystkich systemach.

Plik JPK_KR będzie musiał zawierać zestawienie obrotów i sald (wszystkich kont wraz z pozabilansowymi) za zadany okres i również może być krzyżowo kontrolowany ze stanami magazynowymi oraz fakturami. W przypadku wykorzystywania w firmie niejednolitego środowiska rozwiązań IT, integracja danych pomiędzy nimi może odbywać się co dany okres, więc dane nie będą w każdej chwili spójne.

JPK w systemie ERP – efektywny moduł finansowo-księgowy

Aby efektywnie zarządzać plikami JPK i poprawnie spełniać wszystkie obowiązki, wynikające z wprowadzenia nowych przepisów, konieczne jest wykorzystywanie odpowiedniego rozwiązania informatycznego. Przy pewnej skali działalności powinien byc to odpowiednio dobrany system ERP, który w module finansowo-księgowym pozwoli na efektywne zarządzanie wszystkimi aspektami związanymi z JPK.

Dodatkowe wyzwania

W praktyce może to oznaczać, że nawet jeśli obecnie wykorzystywane rozwiązanie informatyczne wspiera wysyłkę comiesięcznych plików JPK, to należy sprawdzić, czy jest ono również w stanie wygenerować wszystkie rodzaje plików “na żądanie”. W przypadku wykorzystywania kilku rozwiązań informatycznych trzeba sprawdzić, czy dane między nimi są spójne. Jeśli nie, to jest to ostatni moment, aby zastanowić się w jaki sposób można poradzić sobie z tym problemem. Czy możliwa jest modyfikacja obecnego systemu ERP lub rozwinięcie jego funkcjonalności. Jest jeszcze wystarczająco dużo czasu, aby zastanowić się jakie rozwiązania mogłyby nas w tym zakresie wesprzeć.