PlantiCo – czołowy producent i dystrybutor nasion, warzyw i kwiatów w Polsce – stawia na cyfryzację procesów biznesowych z Sente

PlantiCo, czołowy krajowy hodowca odmian warzyw oraz producent i dystrybutor nasion warzyw i kwiatów w Polsce, postanowił usprawnić obieg dokumentów. W tym celu firma zdecydowała się na współpracę z wrocławskim dostawcą rozwiązań cyfryzujących procesy biznesowe, firmą Sente, i wdrożenie dopasowanego do potrzeb systemu Workflow.

PlantiCo to firma o bogatej historii, działająca na rynku w tej formie prawnej od 1992 roku. Posiada zakłady produkcyjne w różnych częściach Polski oraz rozbudowaną sieć dystrybucji, obejmującą zarówno sprzedaż hurtową, jak i detaliczną. Firma zatrudnia ponad 300 pracowników.

Wyzwanie: tradycyjny obieg dokumentów

Do tej pory PlantiCo wykorzystywało tradycyjną formę przekazywania korespondencji w postaci dokumentów papierowych, a zarządzanie obiegiem faktur odbywało się ręcznie. Taka forma pracy była czasochłonna i generowała ryzyko zagubienia dokumentów czy przekroczenia terminów płatności.

Cel: zwiększenie efektywności

W celu usprawnienia procesów biznesowych i zwiększenia efektywności działania PlantiCo zdecydowało się na wdrożenie systemu Workflow Sente. Rozwiązanie to pozwoli na zautomatyzowanie obiegu dokumentów, co zaowocuje skróceniem czasu ich weryfikacji i akceptacji.

Głównym celem projektu jest dostarczenie narzędzia, które pozwoli na skrócenie czasu pracy i czasu akceptacji dokumentów oraz na wyeliminowanie, bądź ograniczenie ich papierowej formy w firmie PlantiCo. Kluczowym jest uzyskanie kontroli nad obiegiem dokumentów wraz ze sprawnym dostępem do informacji, tak aby znacząco podnieść efektywność działalności biznesowej w stosunku do tego, co obecnie ma miejsce.

„Przeglądając liczne programy/aplikacje, jak również po spotkaniach z firmami prezentującymi podobne rozwiązania, jak i po poleceniu nam firmy Sente przez dostawcę oprogramowania tj. firmę Prolan, obsługującego wszystkie procesy w naszej firmie, uznaliśmy, że Sente posiada najbardziej przydatne nam rozwiązania, a także jest w stanie niewielkim nakładem dostosować je bardziej do naszych oczekiwań”. – mówi Dariusz Molak, Członek Zarządu spółki w firmie PlantiCo Zielonki Sp. z o.o.

Główne cele wdrożenia systemu Workflow Sente w PlantiCo to:

• Skrócenie czasu pracy przy weryfikacji i akceptacji dokumentów.
• Wyeliminowanie lub ograniczenie papierowej formy dokumentów.
• Uzyskanie kontroli nad obiegiem dokumentów i dostępu do informacji.
• Redukcja czasu poświęcanego na przekazywanie dokumentów.
• Wyeliminowanie przypadków przeterminowania lub zagubienia dokumentów.

Droga do cyfryzacji

Wdrożenie systemu Workflow Sente to kolejny krok PlantiCo w kierunku cyfryzacji procesów biznesowych i zwiększenia efektywności działania. Nowe rozwiązanie pozwoli na usprawnienie obsługi klientów, obniżenie kosztów oraz poprawę konkurencyjności na rynku.

Prace wdrożeniowe rozpoczęły się od sprintu analitycznego, podczas którego określone zostały cele współpracy, zakres projektu i plan prac. Aktualnie realizowane są prace deweloperskie. 

Wdrożenie systemu Workflow Sente w PlantiCo to przykład tego, jak nowoczesne rozwiązania IT mogą pomóc firmom w usprawnieniu procesów biznesowych i zwiększeniu efektywności działania. Po uruchomieniu zaprezentujemy efekty wdrożenia i dalsze plany rozwojowe.