Poznaj korzyści biznesowe w obszarze Workflow i dokumenty

Ewidencja dokumentów w systemie workflow

Teneum X umożliwia przechowywanie w jednym miejscu w wersji elektronicznej wszystkich dokumentów w firmie. W module ewidencji dokumentów można przechowywać zarówno dokumenty przychodzące z zewnątrz – na przykład korespondencję lub faktury kosztowe, jak i dokumenty, które powstają wewnątrz firmy – na przykład oferty.
Dokumenty przechowywane są w podziale na foldery. Dzięki temu są uporządkowane oraz można łatwo je odnaleźć. Do dokumentu można załączać pliki (np. pdf-y lub dokumenty Microsoft Office) oraz linki, jeśli korzystamy z dokumentów przechowywanych w chmurze.

Jak ewidencja dokumentów działa w praktyce? Zobacz film: 

Ponieważ ewidencja dokumentów jest częścią obszaru Workflow i Dokumenty, to każdy dokument może podlegać procesowi o ustalonym schemacie.

Sposoby dodawania dokumentów

W oknie dokumentów można także dodawać nowe dokumenty. Istnieją trzy sposoby dodawania dokumentu:

  • w oparciu o listę plików z dysku,
  • w oparciu o wklejenie linku do dokumentu z chmury,
  • w postaci pustego dokumentu,

W przypadku pierwszym, można dodać jednocześnie wiele plików i zdecydować czy wszystkie mają się stać załącznikami jednego dokumentu, czy każdy plik ma stworzyć osobny dokument. Stworzenie osobnego dokumentu z każdego pliku pozwala szybko zaimportować do systemu istniejące dokumenty na dysku.

Dla istniejącego dokumentu można szybko wykonać jego kopię. Jeśli dokument posiada załączniki plikowe, to załączniki te są fizycznie kopiowane w repozytorium systemu ewidencji dokumentów, dzięki czemu każdą kopię można redagować indywidualnie. Jest to szczególnie przydatne w celu kopiowania pewnych dokumentów ze wspólnego szablonu, np. z szablonu oferty lub umowy.

Wyszukiwanie dokumentów

Wyszukiwanie w oknie dokumentów jest oparte o mechanizm Global Quick Search systemu Teneum X. Oznacza to, że wpisując dowolny ciąg słów można szybko i trafnie odnaleźć interesujące nas dokumenty. Indeksacji podlega zarówno nazwa i opis dokumentu, jak i komentarze oraz nazwy folderów, na ścieżce których ten dokument się znajduje. Dokumenty i foldery można też odnaleźć w oknie Global Quick Search. Pozwala to zarówno na szybkie wyszukiwanie dokumentów, jak również na łatwe załączanie dokumentów jako powiązań do innych zadań i projektów w workflow.

System OCR – rozpoznawanie faktur

Teneum X współpracuje z usługą Skanuj.To, pozwalającą na rozpoznawanie treści faktur na podstawie ich obrazów (OCR dokumentów). Faktura może być poddana procesowi OCR ręcznie (poprzez naciśnięcie przycisku) lub automatycznie zaraz po otrzymaniu nowej faktury z integracji mailowej. Pozwala to ograniczyć pracę operatora jedynie do weryfikacji i akceptacji treści z rozpoznanej faktury. Nie trzeba jej przepisywać, co ogranicza niezbędny czas oraz minimalizuje możliwość pomyłek.

Obsługa załączników do zadań i dokumentów

Załączniki, zarówno zadań jak i dokumentów, podlegają wersjonowaniu. Dzięki temu, oprócz dodawania wielu załączników do dokumentu, można także dodać kolejną wersję danego załącznika. Na liście załączników zawsze jest widoczna tylko ostatnia (aktualna) wersja, lecz możliwe jest podejrzenie również innych wersji danego załącznika, co wspiera elektroniczny obieg dokumentów.

Jeśli załącznikiem jest dokument podlegający edycji (docx, xlsx, odt) system ewidencji dokumentów nie jest w stanie wygenerować podglądu załącznika, ale umożliwia jego pobranie w celu podglądu lub edycji. Pobranie załącznika do edycji powoduje jego zablokowanie dla danego operatora. Inni operatorzy widzą informację, że ten załącznik został pobrany do edycji i nie mogą zrobić tego samego. Operator, który pobrał załącznik do edycji, może go edytować na komputerze lokalnym przy pomocy odpowiedniego oprogramowania, a po zakończeniu edycji może zwrócić załącznik do systemu ewidencji dokumentów. Zwrócenie załącznika zawsze tworzy jego nową wersję.

Rozwiązanie pozwala na przechowywanie dokumentów zgodnie z wymogami Urzędu Skarbowego.

Umów się na bezpłatną konsultację.

Piotr Krupiarz

Menadżer ds. rozwoju biznesu