Wdrożenie Sente S4 w firmie docFlow S.A.

DocFlow to nowa firma w branży archiwizacji dokumentów, która proponuje innowacyjne podejście do przechowywania i udostępniania dokumentacji. Dzięki swojej nowatorskiej ofercie, już na starcie wzbudza zainteresowanie wielu potencjalnych kontrahentów. Dlatego też od początku swojej działalności zdecydowała się na przechowywanie dokumentów w wielkopowierzchniowym magazynie.

Do podstawowego zakresu usług firmy docFlow należy archiwizacja oraz skanowanie dokumentów. Jedną z ważniejszych propozycji dla klientów firmy jest usługa tzw. “otwartej teczki”, dzięki której klienci mają zapewniony dostęp do aktualnej i pełnej teczki dokumentów konkretnej sprawy w ciągu 24 godzin od zgłoszenia.

Kluczowym pomysłem w ofercie docFlow jest wykorzystanie systemu informatycznego ERP w celu pozyskania danych ze zdigitalizowanych dokumentów, co jest niezwykle przydatne dla przedsiębiorstw opierających swoje działania na informacjach pozyskiwanych z dużej ilości dokumentów papierowych jak np. banki czy firmy windykacyjne.

Wdrożenie ERP w docFlow

Firma docFlow stanęła przed niełatwym zadaniem znalezienia odpowiedniego dla siebie systemu. Poszukiwała bowiem takich rozwiązań informatycznych, które ułatwią zarządzanie dużą ilością dokumentacji rozmieszczonej w magazynie, który zajmuje powierzchnię ok. 3 000 m2. Specyficzne wymagania, których spełnienie jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa spełnia rozwiązanie bazujące na systemie magazynowym tzw. WMS proponowanym przez Sente.

Konsultanci Sente, po zapoznaniu się z oczekiwaniami klienta, zaproponowali rozwiązania spełniające te oczekiwania, w oparciu o platformę Sente S4 zmodyfikowaną pod indywidualne wymagania docFlow. Przygotowane narzędzie będzie zintegrowane z systemem służącym do digitalizacji dokumentów oraz umożliwiającym rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Kolejnym istotnym wymaganiem jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu w sytuacji, gdy korzysta z niego nawet stu użytkowników jednocześnie.

Z uwagi na konieczność szybkiego uruchomienia systemu zastosowano zwinną metodykę wdrożeniową, nietypową jak na system ERP.

Korzyści z wdrożenia systemu Sente S4

O wyborze systemu Sente zdecydowała elastyczna propozycja oparta o sprawdzony system spełniający wyzwania, z którymi mierzy się docFlow, oraz możliwość przygotowania rozwiązania opartego na indywidualnych oczekiwaniach.

Mimo, że współpracę zaczęliśmy w maju, docFlow planuje rozpoczęcie pracy na systemie Sente S4 jeszcze przed 1 lipca br.