Wdrożenie Sente S4 w firmie docFlow S.A.

DocFlow to nowa firma w branży archiwizacji dokumentów, która proponuje innowacyjne podejście do przechowywania i udostępniania dokumentacji. Dzięki swojej nowatorskiej ofercie, już na starcie wzbudza zainteresowanie wielu potencjalnych kontrahentów. Dlatego też od początku swojej działalności zdecydowała się na przechowywanie dokumentów w wielkopowierzchniowym magazynie.

Do podstawowego zakresu usług firmy docFlow należy archiwizacja oraz skanowanie dokumentów. Jedną z ważniejszych propozycji dla klientów firmy jest usługa tzw. “otwartej teczki”, dzięki której klienci mają zapewniony dostęp do aktualnej i pełnej teczki dokumentów konkretnej sprawy w ciągu 24 godzin od zgłoszenia.

Kluczowym pomysłem w ofercie docFlow jest wykorzystanie systemu informatycznego w celu pozyskania danych ze zdigitalizowanych dokumentów, co jest niezwykle przydatne dla przedsiębiorstw opierających swoje działania na informacjach pozyskiwanych z dużej ilości dokumentów papierowych jak np. banki czy firmy windykacyjne.

Potrzeby firmy docFlow

Firma docFlow stanęła przed niełatwym zadaniem znalezienia odpowiedniego dla siebie systemu. Poszukiwała bowiem takich rozwiązań informatycznych, które ułatwią zarządzanie dużą ilością dokumentacji rozmieszczonej w magazynie, który zajmuje powierzchnię ok. 3 000 m2. Specyficzne wymagania, których spełnienie jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa spełnia rozwiązanie bazujące na systemie magazynowym tzw. WMS proponowanym przez Sente.

Konsultanci Sente, po zapoznaniu się z oczekiwaniami klienta, zaproponowali rozwiązania spełniające te oczekiwania, w oparciu o platformę Sente S4 zmodyfikowaną pod indywidualne wymagania docFlow. Przygotowane narzędzie będzie zintegrowane z systemem służącym do digitalizacji dokumentów oraz umożliwiającym rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Kolejnym istotnym wymaganiem jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu w sytuacji, gdy korzysta z niego nawet stu użytkowników jednocześnie.

Z uwagi na konieczność szybkiego uruchomienia systemu zastosowano zwinną metodykę wdrożeniową, nietypową jak na system ERP.

Korzyści z wdrożenia systemu Sente S4

O wyborze systemu Sente zdecydowała elastyczna propozycja oparta o sprawdzony system spełniający wyzwania, z którymi mierzy się docFlow, oraz możliwość przygotowania rozwiązania opartego na indywidualnych oczekiwaniach.

Mimo, że współpracę zaczęliśmy w maju, docFlow planuje rozpoczęcie pracy na systemie Sente S4 jeszcze przed 1 lipca br.

 

 

Powrót do listy artykułów