Integracja z pocztą elektroniczną

Efektywna obsługa zadań wymaga uporządkowania wszystkich źródeł, z których mogą one pochodzić. Miejscem, z którego pochodzi bardzo wiele niezaplanowanych wątków do obsłużenia bardzo często jest skrzynka email. Moduł integracji z pocztą elektroniczną umożliwia zintegrowanie systemu workflow z każdym systemem poczty elektronicznej wspierającym protokół IMAP. Rozwiązanie umożliwia zdefiniowanie dostępu do wielu skrzynek i wybranych katalogów. Istotą użycia mechanizmu integracji jest definiowanie automatycznych reguł reakcji na pojawiające się nowe maile na skrzynkach i możliwość ich przeglądania bezpośrednio w jednym systemie pracy operatora. Odpowiedź, według zadanego szablonu, również może być przygotowana w programie. To zdecydowanie upraszcza katalogowanie wątków pojawiających się w skrzynkach elektronicznych. Za pomocą mechanizmów EDA (Event Driven Automation), administrator może skonfigurować reguły które automatycznie reagują na nowe, pojawiające się na skrzynce komunikaty. Nowe zapytanie? Nowy wniosek? Nowa faktura? Odpowiedni obieg dokumentu w systemie workflow zainicjuje się sam. Nowa odpowiedź od klienta w sprawie reklamacyjnej? Komentarz sam się dopisze do historii sprawy, a odpowiedni pracownik otrzyma zadanie reakcji na otrzymany komunikat. Wdrożenie mechanizmów obsługi poczty nie wyłącza możliwości korzystania z innych klientów pocztowych do tych samych skrzynek. Elastyczny dostęp pracownika do swojej skrzynki będzie dalej zachowany. Jego efektywność i komfort pracy wzrośnie.

Automatyzacja obsługi poczty

Przy pewnej skali korespondencji pocztowej manualna obsługa wszystkich wątków to codziennie nawet kilka poświęconych godzin pracy. Zautomatyzowanie procesów związanych z pocztą elektroniczną pozwala na zdecydowane usprawnienia w pracy zespołów i grup roboczych. Mnogość wątków, załączników i zadań, które przewijają się przez pocztę każdego z pracowników zdecydowanie zmniejsza efektywność i odwraca uwagę od najistotniejszych zadań. Automatyczne zakładanie zadań na podstawie korespondencji to rozwiązanie, które zdejmuje z kluczowych osób w firmie wiele żmudnych i czasochłonnych obowiązków.