Rozwiązanie wspierające przepływ informacji

System workflow dostarcza szerokiej palety narzędzi do zarządzania pracą własną, przepływem pracy w grupach roboczych oraz w całej organizacji. Użytkownicy mogą planować zadania, zakładać projekty, przypisywać do nich zadania oraz przydzielać je do konkretnych osób. Każde zadanie, jak i projekt, może być opatrzone komentarzem lub wzbogacone załącznikiem. Moduł posiada wbudowany terminarz w postaci agendy. Do konkretnych zadań i projektów można przypisać alerty mailowe. Workflow umożliwia całościowe zarządzanie przepływem pracy, zadań i obiegiem dokumentów w organizacji w jednym miejscu systemu.

System workflow – zarządzanie zadaniami

Panel Moje zadania stanowi dla każdego z użytkowników główne źródło informacji na temat zadań z nim związanych. Każda z osób widzi w swoim panelu przypisane do niej zadania i projekty, w których jest zaangażowana. Takie rozwiązanie pozwala na monitorowanie w jednym swoich aktywności, nawet jeśli są one związane z pracą w różnych zespołach czy grupach roboczych. Każde zadanie w systemie workflow podlega obiegowi, a więc można przypisywać je do wykonawców i dodawać komentarze. Do każdego zadania można ponadto:

• dodawać załączniki w postaci plików i linków (np do dokumentów chmurowych)
• dodawać powiązane inne zadania oraz obiekty w systemie (jako powiązanie można dodać każdy obiekt, możliwy do znalezienia w Global Quick Search)
• dekomponować je na podzadania

W ramach konfiguracji można definiować różne typy zadań, a dla każdego z nich określić zestaw statusów i schemat ich przepływu (schemat workflow).

System workflow – wsparcie grup roboczych

System workflow stanowi wsparcie pracy grup roboczych. Rozwiązanie pozwala na planowanie pracy, monitorowanie postępów w projektach, przypisywanie zadań do osób. Stanowi wsparcie dla zespołów działających w metodykach zwinnych (Kanban), pozwalając definiować własne tablice zarządzania przepływem pracy. Korzystając z workflow, każda osoba zaangażowana w pracę zespołu ma pełen wgląd w status prac, może w prosty sposób konsultować swoje zadania i delegować je do pozostałych członków grupy.

Rozwiązanie pozwala na obserwowanie poszczególnych aktywności, dzięki czemu informacje o zdarzeniach w ich ramach są na bieżąco przekazywane użytkownikowi w formie alertów.

Dostęp do całości modułów obszaru workflow jest realizowany z poziomu przeglądarki internetowej, aplikacji desktop, oraz wybrane funkcje z poziomu telefonu komórkowego. Dzięki temu pracownicy wszystkich działów mają dostęp do kluczowych informacji na temat swojej pracy z każdego miejsca, w którym się znajdują. Rozwiązanie działa efektywnie na każdym z urządzeń, a intuicyjnie zaprojektowany interface zapewnia ergonomiczną pracę, nawet na mniejszych ekranach. Mobilność systemu sprawdza się zwłaszcza wtedy, kiedy w procesy czy czynności zaangażowanych jest wiele osób. Nie ma potrzeby oczekiwać na decyzję osoby, która aktualnie znajduje się poza firmą – taka osoba może zrealizować przypisane do siebie zadanie nawet z poziomu telefonu komórkowego.