Jak porównać systemy ERP? – cz.1

Wdrożenie systemu ERP może znacząco pomóc w usprawnieniu realizacji procesów i podnoszeniu efektywności organizacyjnej przedsiębiorstwa. Większość narzędzi zapewnia podobne podstawowe funkcje, ale już podczas porównywania rozwiązań od konkretnych dostawców, można dostrzec widoczne różnice. Oprócz standardowych modułów oprogramowanie może obejmować również funkcje ukierunkowane na określony charakter działalności. Istnieją zatem różne rodzaje ERP dostosowane do tego, czy organizacja  zajmuje się produkcją, handlem detalicznym, dystrybucją hurtową lub usługami. Jak porównać systemy ERP i wybrać odpowiednie rozwiązanie dla swojej firmy? Na to pytanie odpowiadam w poniższym artykule.

Systemy ERP mają najczęściej budowę modułową. Składają się z niezależnych od siebie komponentów, z których każdy wspiera inny obszar funkcjonowania organizacji. Większość z nich ma podobną podstawę, natomiast dobór poszczególnych zaawansowanych narzędzi zależy od potrzeb i celu wdrożenia. 

Porównując system ERP i jego moduły najistotniejszą kwestią jest ich zakres funkcjonalny. Powinien być doskonale dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa oraz głównego celu wdrożenia. Jeśli są one niestandardowe i mogą zmieniać się w czasie, ważne jest również to, by oprogramowanie było na tyle otwarte, żeby można było je rozwijać. 

Do najważniejszych i najpopularniejszych modułów systemu ERP należą:

• moduł obsługujący procesy handlowe i dystrybucyjne,
• moduł WMS wspierający zarządzanie magazynem,
• moduł usprawniający zarządzanie procesem produkcji,
• moduł CRM wspierający zarządzanie relacjami z klientami,
• moduł obsługujący finanse i księgowość, 
• moduł umożliwiający zarządzanie personelem.

W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych kluczowym modułem wymagającym starannej analizy i porównania jest ten obsługujący procesy wytwórcze (planowanie, harmonogramowanie, bilansowanie potrzeb materiałowych czy analizy powykonawcze). Z kolei już w sytuacji, gdy podmiot poszukujący oprogramowania zajmuje się handlem i dystrybucją, powinien skupić się przede wszystkim na modułach wspierających organizację w obszarach związanych z zaopatrzeniem, sprzedażą czy dystrybucją towarów. Podsumowując: porównując systemy ERP pod kątem modułowym, należy szukać przede wszystkim takich rozwiązań, których funkcjonalność odpowiada charakterowi działalności, w ramach którego działa przedsiębiorstwo.

Elastyczność rozwiązania to ważne kryterium podczas porównywania systemów ERP. Część dostępnych na rynku narzędzi to gotowe oprogramowanie, którego główną zaletą jest szybki czas wdrożenia i stosunkowo niska cena. Nie można go natomiast dostosować do potrzeb konkretnej firmy. Z drugiej strony dostępne są dedykowane rozwiązania ERP, których wdrożenie wiąże się z większymi nakładami czasu i pieniędzy, ale mogą precyzyjnie wpisać się w wieloletnią strategię rozwoju organizacji.  

Zastanawiając się nad tym, jak porównać systemy ERP, warto zatem zacząć od odpowiedzi na najbardziej kluczowe pytanie. Czy podczas projektu i wdrożenia systemu kluczowy jest czas i budżet, czy raczej możliwość dostosowania oprogramowania do zarówno aktualnych potrzeb, jak i tych, które mogą się pojawić w przyszłości?

Kolejnym istotnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę podczas porównywania systemów ERP, jest możliwość ich integrowania z innymi rozwiązaniami. Oprogramowanie powinno być na tyle otwarte, by połączenie go z używanymi narzędziami i systemami IT nie stanowiło problemu. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy automatyzowana jest wymiana danych między systemami wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z najważniejszymi partnerami biznesowymi.

Szybka konfiguracja oraz realizacja i monitoring automatycznej komunikacji pomiędzy nimi umożliwia skrócenie czasu komunikacji, obiegu dokumentów i eliminację powstawania błędów.

Wybór odpowiedniego systemu ERP może przełożyć się na znaczące usprawnienie realizacji procesów i podniesienie ich efektywności. Jak porównać systemy ERP? Warto szczególnie zwrócić uwagę na dostępną na rynku ofertę i zdecydować się na takie rozwiązanie, które w najbardziej precyzyjny sposób odpowie na cele i potrzeby organizacji. Ponadto sprawdzić, czy wybrane narzędzie oferuje możliwość dalszego rozwijania i integracji z już wykorzystywanymi systemami.