5 korzyści biznesowych z wdrożenia systemu Workflow w firmie

Wyobraź sobie firmę, która boryka się z chaosem w dokumentacji. Pracownicy marnują czas na ręczne wpisywanie faktur, popełniając przy tym błędy, które potem trzeba mozolnie poprawiać. Znajdowanie potrzebnych dokumentów to prawdziwe wyzwanie, a gubiące się faktury prowadzą do opóźnień w płatnościach i psucia relacji z kontrahentami. A może Twoi pracownicy często znajdują się w sytuacji, w której pilnie potrzebują znaleźć dokument, ale nie wiedzą, gdzie on jest? Brzmi znajomo? Jeśli Twoja firma mierzy się z takimi wyzwaniami, to koniecznie kontynuuj czytanie tego artykułu. Wyjaśnię w nim, w jaki sposób system Workflow usprawnia przepływ dokumentów i pracy oraz jakie korzyści biznesowe płyną z wdrożenia tego rozwiązania. Zapraszam do lektury.

Pracownicy Twojej firmy godzinami przepisują faktury i wprowadzają dokumenty do systemu? Przy pewnej skali funkcjonowania manualna obsługa tych procesów staje się ogromnym wyzwaniem operacyjnym. W zależności od specyfiki działania ręczne wprowadzanie danych z jednej faktury może zajmować nawet 4 minuty. Oznacza to, że w ciągu dnia pracownicy mogą poświęcać na te procesy nawet kilka godzin. 

Wyobraź sobie, że czas potrzebny na obsługę tego procesu zostałby zredukowany do minimum, a Twoi pracownicy mogliby poświęcić ten czas na inne zadania. System Workflow automatyzuje te czynności, eliminując żmudne ręczne wprowadzanie danych i ryzyko błędów. Oszczędzasz czas i zyskujesz pewność, że wszystkie dokumenty są uporządkowane i dostępne w jednym miejscu.

Workflow wykorzystuje technologię OCR, aby automatycznie rozpoznawać kluczowe dane z faktur, takie jak jej numer, data, kwota, NIP i dane kontrahenta. Nie musisz ręcznie wpisywać tych informacji, co przyspiesza proces księgowania. Po rozpoznaniu danych Workflow pomoże zaksięgować fakturę jednym kliknięciem. Technologia OCR pozwala nawet w ciągu kilku sekund pobrać wszystkie najważniejsze informacje, a Twoi pracownicy dzięki temu będą mogli znacznie przyspieszyć swoją pracę.

W firmie bez wdrożonego systemu Workflow ręczne wprowadzanie danych często prowadzi do pomyłek, a ich późniejsze poprawki pochłaniają cenny czas. Błędy w pisowni, niepoprawne numery faktur, niewłaściwe kwoty – to tylko niektóre z najczęstszych nieprawidłowości, które mogą pojawić się przy ręcznym wprowadzaniu danych. Błędnie zaksięgowana faktura może również oznaczać, że nie zapłacisz kontrahentowi na czas. To z kolei może prowadzić do naliczenia kar i odsetek, a w skrajnym przypadku nawet do zerwania współpracy.

System Workflow eliminuje ten problem, automatyzując proces i zapewniając dokładność danych. Możesz zapomnieć o nerwowym sprawdzaniu faktur i traceniu czasu na poprawianie pomyłek. Workflow wykorzystuje zaawansowane technologie do rozpoznawania i weryfikacji danych, co zapewnia ich dokładność.

Szukasz faktury, a ona zniknęła w czeluściach biurowych zakamarków? Twoja firma ma wiele oddziałów, więc ustalenie, gdzie znajduje się potrzebny dokument, wymaga wykonania wielu telefonów, a i tak nie zawsze kończy się sukcesem? Strata czasu i chaos organizacyjny wprowadzany przez takie zdarzenia zdecydowanie obniżają efektywność działania. 

Z dopasowanym do potrzeb rozwiązaniem Workflow takie sytuacje nie mają miejsca. System zapewnia uporządkowany i centralny dostęp do wszystkich dokumentów. Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, możesz błyskawicznie odnaleźć potrzebną fakturę lub inny dokument. Workflow pozwala na przechowywanie ich wszystkich w jednym miejscu, uporządkowanie według kategorii, tagów i dat, a także zapewnia szybkie wyszukiwanie po nazwie, numerze lub treści. Do plików z wirtualną wersją dokumentacji można dodawać załączniki (np. pdf-y lub dokumenty Microsoft Office) oraz linki, jeśli korzystasz z przechowywania w chmurze. Dzięki rozwiązaniu można przechowywać wirtualnie zarówno dokumenty przychodzące z zewnątrz (na przykład faktury kosztowe), jak i te, które powstają wewnątrz firmy (na przykład oferty). System Workflow gwarantuje dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia – możesz skorzystać z wersji Desktop, Web lub Mobile. 

Z Workflow możesz zapomnieć o bałaganie w fakturach, zamówieniach czy umowach i zawsze mieć pod ręką to, czego potrzebujesz.

Gubienie faktur i brak kontroli nad terminami płatności to prosta droga do kar i nadszarpniętych relacji z kontrahentami. Przeterminowane należności wynikające z chaosu organizacyjnego to duży problem, który może zostać wyeliminowany w prosty sposób dzięki wdrożeniu dopasowanego do potrzeb systemu. Dzięki Workflow nie będziesz już musiał martwić się tymi konsekwencjami.

System Workflow eliminuje problemy z terminowym regulowaniem należności, automatyzując proces obiegu dokumentów i wysyłając powiadomienia o nadchodzących terminach płatności. Dzięki temu faktury nie gubią się i trafiają do odpowiednich osób na czas. Rozwiązanie pozwala monitorować terminy płatności i kontrolować finanse firmy, aby mieć pewność, że wszystkie należności są realizowane w porę. W rezultacie unikniesz kar i odsetek za opóźnienia oraz zachowasz dobre relacje z kontrahentami.

Borykasz się z problemami związanymi z obiegiem papierowych dokumentów w Twojej firmie, a brak kontroli nad procesem utrudnia śledzenie ich statusu? Uzyskanie akceptacji jest czasochłonne i nieefektywne, a faktury czy zamówienia często czekają na podpis osób decyzyjnych wiele godzin lub dni? Jeśli taka sytuacja występuje w Twojej firmie, to marnujesz czas i pieniądze, a pracownikom towarzyszy narastająca frustracja. 

Wdrożenie systemu Workflow rozwiązuje te problemy. Narzędzie automatyzuje proces akceptacji i obiegu dokumentów, co znacząco skraca czas realizacji zadań. Dopasowane do potrzeb firmy reguły zatwierdzania i powiadamiania usprawniają przepływ pracy.

System Workflow usprawni przepływ dokumentów i pracy w Twojej firmie, przynosząc szereg korzyści biznesowych. Zautomatyzuje procesy, wyeliminuje ręczne wprowadzanie danych, skróci czas księgowania faktur i obiegu dokumentów. Technologia OCR i weryfikacja danych zapewnią dokładność i porządek. Automatyzacja i powiadomienia o terminach płatności wyeliminują problem spóźnień, a usprawniony przepływ informacji i zadań przełoży się na większą produktywność firmy.

Powyżej opisane przykłady pokazują w jak dużym stopniu system Worklfow może pomóc Twoim pracownikom zaoszczędzić czas i usprawnić pracę.

Dzięki wdrożeniu dopasowanego do potrzeb systemu Workflow zyskasz uporządkowany i centralny dostęp do wszystkich dokumentów, będziesz mieć pewność terminowych płatności, zredukujesz ryzyko błędów i pomyłek, oszczędzisz czas i pieniądze, a także zwiększysz efektywność działania.