Jak wybrać dobry system ERP?

Aktualizacja artykułu – luty 2025

Sytuacja każdej z firm jest inna, więc okoliczności wyboru systemu ERP mogą być bardzo zróżnicowane. Są jednak pytania, na które odpowiedzieć powinni sobie wszyscy, przed podjęciem decyzji, jakie rozwiązanie wybrać. Poniżej prezentuję 6 kwestii, które musisz przemyśleć jeśli chcesz, aby wdrożenie systemu ERP w Twojej firmie zakończyło się sukcesem.

Jeśli jesteś na etapie wyboru systemu ERP musisz wiedzieć, że zdefiniowanie celu biznesowego wdrożenia to klucz do sukcesu całego projektu. Jasno określony rezultat definiuje jego zakres oraz przebieg. Jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń projektów wdrożeniowych jest brak celu lub niewłaściwe jego zdefiniowanie. Często na etapie poszukiwań największy nacisk kładzie się na funkcje, jakie ma posiadać nowy system ERP. Koncentracja wyłącznie na funkcjach sprawia, że nie jesteś w stanie zdefiniować i uzyskać prawdziwej wartości, jaka może (i powinna) płynąć z wdrożenia nowych rozwiązań w organizacji. Celem wdrożenia systemu ERP nie może być… wdrożenie nowego systemu. Rezultaty muszą być mierzalne, wyrażone w konkretnej wartości liczbowej, która przełoży się na rozwój firmy.

W zależności od obszaru, który będzie obejmował system, celem może być np.: zwiększenie o 30% wydajności pracy magazynu; uruchomienie nowego magazynu w konkretnym terminie; skrócenie o 50% czasu realizacji zamówień w e-Commerce; zwiększenie ilości wysyłanych towarów o 20%, przy tej samej liczbie pracowników.

Wskazówka: Spróbuj już na etapie wstępnych rozmów z firmami dostarczającymi systemy poruszać kwestie celów. Jeśli po drugiej stronie nie będziesz widział partnera, który tak jak Ty jest świadomy wartości, jaką system ma wnieść do Twojej firmy, to rozważ, czy warto decydować się na taką współpracę. Właściwy dostawca systemu jest niemniej ważny niż samo rozwiązanie.

To pytanie dotyczy zakresu projektu, który chcesz zrealizować. Pozwala zdefiniować priorytety, którymi powinieneś się kierować w procesie wyboru rozwiązania oraz określić kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę podczas wstępnych rozmów z dostawcą systemu. Zdefiniowanie obszarów biznesowych, na których będzie koncentrowało się wdrożenie, pozwoli już na etapie wyboru partnera określić priorytety, którymi powinieneś kierować się podczas planowania prac. Czy nowe rozwiązanie ma objąć tylko jeden obszar (np. zarządzanie magazynem) czy dotyczyć będzie kilka obszarów funkcjonowaniu biznesu? Jeśli kilku, to który z nich powinien być uruchomiony jako pierwszy? Istotne jest, aby harmonogram uruchamiania poszczególnych elementów nowego systemu ERP był właściwie zaplanowany, a cele w poszczególnych obszarach możliwe do zrealizowania. Prace w projekcie powinny być tak zaplanowane, aby funkcjonowanie przedsiębiorstwa nie było nawet na chwilę zaburzone. Masz prawo takiej deklaracji oczekiwać od dostawcy oprogramowania.

Wskazówka: W rozmowach z potencjalnymi partnerami pytaj o to, jak widzą oni przebieg wdrożenia w Twojej firmie. Poznanie zdania potencjalnych dostawców w tych kwestiach pozwoli Ci zweryfikować ich doświadczenie i kompetencje oraz zestawić je z własnymi przemyśleniami.

Rynek różnego rodzaju rozwiązań wspomagania zarządzania w firmach jest bardzo szeroki. Jeśli zastanawiasz się jak wybrać system ERP spośród dostępnych na rynku rozwiązań, to powinieneś mieć pełną świadomość ich zakresu. Małe, nieskomplikowane rozwiązania są idealne dla niewielkich przedsiębiorstw, których struktura organizacyjna nie jest złożona. Dla średnich i dużych firm lepszym rozwiązaniem będą bardziej rozbudowane systemy ERP. Wśród nich można wyróżnić rozwiązania gotowe i dedykowane. Gotowe systemy sprawdzają się w firmach, które czują, że ich biznes nie różni się wiele od innych, podobnych z danej branży. Struktura takich przedsiębiorstw jest typowa dla danego segmentu, a organizacji podobnych do nich na rynku znaleźć można bardzo wiele. W takim przypadku wdrożenie oprogramowania polega na implementacji modułów i ich podstawowej konfiguracji wg parametrów danej firmy.

Gotowe rozwiązanie może okazać się niewystarczające dla szybko rozwijających się firm, w których dynamika zmian jest duża. Dla takich przedsiębiorstw uniwersalne narzędzia, nawet te szeroko konfigurowalne, są zbyt „ociężałe”. Odpowiedzią na potrzeby takich przedsiębiorstw są dedykowane systemy ERP, które oprócz gotowych modułów oferują środowisko do budowania i rozwijania funkcji specyficznych dla danej firmy.

Wskazówka: Kiedy ustalisz, jakiego rodzaju rozwiązania szukasz, skup się na dostawcach, którzy się w nich specjalizują. Jeśli uznasz, że dla Twojego biznesu priorytetem jest możliwość dostosowywania się do szybko zmieniającego się otoczenia, to postaw na elastyczny system ERP i dostawców doświadczonych w tym aspekcie. Pamiętaj, że budowa, ale i rozwój dedykowanych rozwiązań, to praca na lata. Dlatego tak ważne jest podejście potencjalnego partnera do dalszych etapów współpracy.

Wdrożenie nowego systemu ERP to tylko pierwszy etap współpracy pomiędzy dostawcą oprogramowania a Twoim przedsiębiorstwem. Dlatego tak istotne jest, aby przyjęta metodyka była odpowiednio dobrana do specyfiki biznesu. Dzięki temu możliwe jest prowadzenie efektywnych działań, które przyczynią się zarówno do osiągnięcia celów stawianych przed projektem wdrożeniowym, jak i zapewnią solidne fundamenty pod dalszą współpracę. Najpopularniejsze metodyki wdrożeń rozwiązań informatycznych to metodyka kaskadowa oraz zwinna. Wybór jednej z nich dla określonego wdrożenia zależy od sytuacji i oczekiwań klienta: celów biznesowych, zakresu prac, terminów itp.

Metodyka klasyczna wybierana jest najczęściej przez firmy o stabilnej organizacji, małej dynamice zmian, dobrze udokumentowanych procesach operacyjnych. Projekt rozpoczyna Analiza przedwdrożeniowa, która zakłada szczegółowe omówienie potrzeb i celów, a także spisanie listy funkcjonalności i precyzyjnej dokumentacji projektowej. To metodyka dla tych, którzy oczekują, że projekt będzie przebiegał według harmonogramu, ścisłych wymogów i ustalonego budżetu oraz są pewni, że w ich biznesie i oczekiwaniach nic nie zmieni się przez najbliższe 3, 6 czy 9 miesięcy.

Metodyki zwinne wykorzystuje się w przypadku firm dynamicznych, gdzie procesy zmieniają się szybko, a szansę na budowę przewagi firmy upatruje się w wysokiej automatyzacji procesów. W tym przypadku projekt zostaje podzielony na mniejsze etapy (tzw. Sprinty), gdzie każdym z nich kończy się oddaniem w ręce Klienta kolejnej części systemu (np. jednego modułu). Pierwszym z tych etapów Sprint analityczny (odpowiednik Analizy przedwdrożeniowej wykorzystywanej w metodykach klasycznych).

Wskazówka: Już na etapie wyboru partnera zidentyfikuj zalety i wady każdej z metodyk. To ułatwi Ci rozmowy z potencjalnymi dostawcami. Pamiętaj, że metodyki zwinne wciąż nie są jeszcze w Polsce tak powszechnie stosowanym modelem, jak klasyczne. Dlatego, jeśli uznasz, że to właśnie zwinna realizacja projektu będzie najkorzystniejsza dla Twojej firmy, to sprawdź, czy potencjalni partnerzy mają doświadczenia we wdrożeniach ERP w tym modelu. Spisana lista wymagań to coś, od czego warto zacząć, by już na etapie rozmów z dostawcami wiedzieć, czego konkretnie się szuka.

Koszty wdrożenia są istotne. Jednak, aby je oszacować, nie powinno się brać pod uwagę wyłącznie ceny. Nowe rozwiązanie to inwestycja, która w określonym czasie ma przynieść założone efekty. Tylko takie podejście pozwoli realnie określić, ile warto jest zainwestować w projekt wdrożeniowy. Dzięki temu będziesz miał pewność, że koszty, które zdecydujesz się ponieść będą jak najbardziej uzasadnione. Zwróć uwagę nie tylko na cenę samego wdrożenia, ale również opłaty za utrzymanie i rozwój systemu, które będziesz ponosił w przyszłości. Znając swoje potrzeby i efekty, jakie możesz osiągnąć w poszczególnych obszarach, postaraj się dopasować do nich adekwatne wydatki.

Wskazówka: Sprawdź, co o zwrocie z inwestycji mają do powiedzenia potencjalni dostawcy rozwiązań. Podczas rozmów zapytaj, w jakim czasie średnio zwracają się koszty systemu u ich klientów. Jeśli dostawca ma doświadczenie w realizacji podobnych projektów, to nie powinien mieć trudności, aby oszacować, jakie efekty i w jakim czasie są możliwe do osiągnięcia w Twojej firmie. Dzięki takim pytaniom przekonasz się, czy masz do czynienia z partnerem, dla którego priorytetem jest realizacja Twoich potrzeb biznesowych czy też firmą, która postrzega wdrożenia systemu przez pryzmat funkcja – cena. Takie informacje pozwolą Ci odpowiedzieć sobie na pytania jak wybrać system ERP dla Twojej firmy.

Aby przygotować dobry system ERP, potrzebna jest odpowiednia technologia do szybkiego i sprawnego projektowania i dostarczania aplikacji biznesowej. Tutaj należy zwrócić uwagę na to, czy nasz potencjalny partner w realizacji projektu wdrożeniowego jest tylko dostawcą oprogramowania, czy również jego producentem. Jeśli firma wdrożenie ERP innego producenta, to z dużym prawdopodobieństwem jej możliwości konfiguracji i modyfikacji systemu są ograniczone. Jeśli mamy do czynienia z producentem oprogramowania możemy przypuszczać, że posiada on odpowiednie zaplecze programistyczne, a jego możliwości ingerencji w autorskie rozwiązania są duże. Kolejnym istotnym aspektem jest wiedza merytoryczna i doświadczenie na temat tego, jak wyglądają procesy w danym obszarze w podobnych firmach i z jaką organizacją w tych obszarach można się w firmach spotkać. Realizacja projektów w podobnych branżach, w firmach z podobnymi wyzwaniami to coś, co zdecydowanie uwiarygadnia dostawcę rozwiązań. Warto więc sprawdzić, jakimi referencjami może się pochwalić.

Wskazówka: Zapoznaj się z historią potencjalnego partnera, opiniami na jego temat. Poproś o referencje i (co najważniejsze) sprawdź je. Zadzwoń do właścicieli firm, w których wdrożony został system ERP danego dostawcy. Rozważ również wizytę referencyjną u jednego z klientów. Wówczas otrzymasz niepowtarzalną możliwość przekonania się, jak system ERP pracuje “w boju”. W ten sposób zdecydowanie ułatwisz sobie decyzję.

Kluczowe jest określenie celów wdrożenia oraz dopasowanie systemu do specyfiki swojej firmy. Należy sprawdzić, jakie funkcje systemu odpowiadają na konkretne potrzeby przedsiębiorstwa oraz czy dostawca zapewnia elastyczność w dalszym rozwoju oprogramowania. Warto także zwrócić uwagę na doświadczenie dostawcy i opinie jego klientów.

Tak, ale wybór powinien być dostosowany do skali i potrzeb organizacji. Dla mniejszych przedsiębiorstw często wystarczające są standardowe, gotowe rozwiązania, które usprawniają kluczowe obszary przedsiębiorstwa, np. księgowość czy magazyn. W miarę rozwoju Twojej firmy warto rozważyć bardziej elastyczne systemy umożliwiające łatwą rozbudowę.

Gotowe systemy ERP sprawdzają się w firmach o standardowych procesach, gdzie ważna jest szybka implementacja. Natomiast jeśli Twoja organizacja ma unikalne wymagania i dynamicznie się rozwija, lepszym wyborem może być system dedykowany, który pozwoli dostosować funkcje do specyficznych potrzeb biznesowych.

Zakres wdrożenia zależy od specyfiki działalności – może dotyczyć finansów, logistyki, sprzedaży, magazynowania czy produkcji. Dobrze zaplanowana implemetacja pozwala optymalizować różne obszary przedsiębiorstwa i zwiększać efektywność operacyjną. Ważne jest, aby system ERP wspierał procesy kluczowe dla rozwojem Twojej firmy.

Jednym z największych błędów jest brak jasno określonych celów i oczekiwań wobec nowego rozwiązania. Niewłaściwe dopasowanie funkcji systemu do rzeczywistych potrzeb organizacji może prowadzić do niskiej efektywności wdrożenia. Problemem bywa również wybór dostawcy bez doświadczenia w danej branży, co może utrudnić implementację.

Tak, wiele nowoczesnych systemów ERP pozwala na skalowanie i rozbudowę o dodatkowe moduły. Jest to szczególnie istotne, jeśli planujesz rozwój swojej firmy i chcesz, aby system nadążał za jej potrzebami. Warto zwrócić na to uwagę na etapie wyboru partnera i zdecydować się na taką współpracę, która pozwoli elastycznie dodawać nowe funkcjonalności bez konieczności kosztownej wymiany całego oprogramowania.

Dokładne koszty zależą od wielkości firmy, zakresu wdrożenia oraz wybranego modelu licencyjnego. Oprócz ceny samego systemu warto uwzględnić także cenę integracji, szkoleń dla pracowników oraz przyszłej konserwacji i rozwoju oprogramowania. Kluczowe jest, aby inwestycja w system ERP stanowiła realne wsparcie dla Twojej firmy i przyczyniła się do wzrostu jej efektywności.

Dobry dostawca powinien mieć doświadczenie w branży, oferować solidne wsparcie techniczne i być elastyczny w zakresie dostosowywania systemu do Twoich potrzeb. Warto sprawdzić referencje oraz opinie innych firm, które korzystają z jego rozwiązań. Partner, który rozumie specyfikę Twojej działalności, pomoże Ci efektywnie wdrożyć system ERP i dostosować go do dalszego rozwoju.