Jak usprawnić procesy księgowe w firmie?

Dział księgowy w firmie odgrywa niezwykle ważną rolę. Stanowi kręgosłup całej organizacji i od jego działania pośrednio zależą wyniki innych departamentów. Jego bieżące funkcjonowanie oraz analizowanie danych wpływają na podejmowanie strategicznych decyzji przez kadrę zarządzającą. Co należy zrobić i jakie kroki podjąć by praca działu księgowego była bardziej efektywna? Jakie systemy informatyczne usprawniają procesy księgowe i w jaki sposób? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w poniższym artykule.

Z biegiem lat kontrahenci w niemal wszystkich branżach stają się coraz bardziej wymagający. Dzieje się tak dlatego, że już nie cena, ale szybkość oraz wysoka jakość obsługi stały się dla nich priorytetem. Przedsiębiorcy, chcąc pozostać konkurencyjnymi, muszą przede wszystkim skupić się na kluczowych dla spełnienia oczekiwań klientów obszarach firmy, między innymi na dziale finansowo-księgowym.

By móc sprawnie zautomatyzować procesy księgowe potrzebne są skuteczne rozwiązania. Jednym z nich jest system ERP. Wraz ze starannie dobranymi funkcjami takimi jak rejestrowanie dokumentów, automatyczne ich księgowanie, a także przeprowadzanie rejestrów dokumentów VAT oraz korzystanie z mobilnych urządzeń, pracownicy są w stanie efektywniej działać. Co to znaczy? Im bardziej dział księgowy zautomatyzuje swoje czynności, tym więcej czasu będzie mógł przeznaczyć na zaawansowane analizy i podejmowanie strategicznych decyzji względem całego przedsiębiorstwa. 

Na pracownikach działu księgowego spoczywa spora odpowiedzialność. Dbają oni o wszystkie kwestie finansowe, ale i tworzą oraz archiwizują ważną dokumentację. Codziennie rozliczają dziesiątki kontrahentów w oparciu o aktualne przepisy prawne. Procesy finansowo-księgowe muszą być zatem realizowane z niezwykłą precyzją i skrupulatnością. Pracownicy w działach księgowych często mają zbyt mało czasu na realizację wszystkich procesów oraz obsługę wszelkich dokumentów, jakie do nich trafiają. Co więcej, przy takiej ilości łatwo o pomyłki. Jak sprostać tym wyzwaniom?

System ERP umożliwia dostosowanie się do nawet najbardziej skomplikowanych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Czasochłonne rozliczanie faktur oraz uzupełnianie danych w dokumentach może zostać zautomatyzowane. System finansowo-księgowy za pomocą zaawansowanych algorytmów automatyzuje powtarzalne czynności odciążając pracowników działu.

Aktualizacja rozwiązań informatycznych gwarantuje firmie, że będzie na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami prawnymi. Dzięki temu właściciele mają pewność, że firma działa zgodnie z wytycznymi, a klienci mogą czuć się bezpiecznie. System ERP, dostosowany do potrzeb działu księgowego, powinien być aktualizowany tak często, jak zmieniają się przepisy dotyczące konkretnej branży.

Ponadto, dedykowane rozwiązanie IT automatyzujące procesy księgowe dostarcza analitykom oraz menadżerom działu precyzyjne sprawozdania. Wygenerowane analizy mogą im służyć do podejmowania strategicznych decyzji oraz zaplanowaniu harmonogramu zadań na przyszłe miesiące.

Istnieje wiele funkcji, które na co dzień pomagają firmom optymalizować pracę działu księgowego. Od tego, jakie są wymagania przedsiębiorców względem systemu IT, zależy wdrożenie konkretnych modułów.

Podstawową funkcją systemu IT do automatyzacji księgowości jest możliwość wypełniania dokumentów za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki integracji z innymi systemami każdy kierownik decyduje o zaksięgowaniu konkretnych pozycji. Co więcej, osoby upoważnione mają możliwość przeglądania dokumentów z poziomu swojego komputera.

Wdrażając spersonalizowane systemy IT, przedsiębiorcy nie mogą ograniczać swoich działań tylko do przestrzeni biurowej. Dziś, w dobie pandemii, niemalże każdy pracuje zdalnie, dlatego dostęp do danych z dowolnego urządzenia to przyszłość, jaką firmy muszą sobie zagwarantować. Dzięki takiej funkcji sterowanie procesami księgowymi z dowolnego miejsca jest znacznie łatwiejsze.

Ten moduł pozwala działom księgowym samodzielnie generować sprawozdania finansowe. Pracownik określa zakres kolumn oraz wierszy i na ich podstawie system wylicza poszczególne wartości. Mogą one dotyczyć rachunku zysku i strat, ale również przepływów pieniężnych czy bilansów.

System IT jest zaprojektowany w taki sposób, że pracownicy mają możliwość rozliczania podatku od towarów i usług automatycznie. Rejestracja VAT prowadzona jest w odrębnych kartotekach, co pozwala na pokrycie się z rejestrami księgowymi. Można je dzielić względem tygodni, miesięcy, a nawet lat.  Na podstawie miesięcy sprawozdawczych jest wystawiana deklaracja VAT -7.  System automatycznie generuje ewidencje VAT, a to wszystko na podstawie dokumentów, których typ jest zdefiniowany jako dokument VAT.

Zapewnienie firmie najlepszych wyników i najwyższej efektywności, często wiąże się z byciem na bieżąco z najnowszymi trendami w branży. W ostatnich latach zaobserwowano kilka kluczowych technologii, które znacznie poprawiają szybkość i jakość procesów księgowych. Które z nich wydają się być najbardziej perspektywiczne?

Jednym z kluczowych, wspomnianych już wyżej trendów, jest automatyzacja procesów księgowych. Z pomocą uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji, dział księgowy szybciej i prościej analizuje duże ilości danych w porównaniu do poprzednich lat. 

Co więcej, dzięki zautomatyzowaniu funkcjonowania działu księgowego, pracownicy nie muszą przejmować się wypełnianiem stosów dokumentów. Z pomocą zaawansowanych algorytmów proces generowania faktur jest automatyczny. Wpływa to na oszczędność czasu oraz pieniędzy.

Ciekawym i ostatnio coraz częściej stosowanym przez przedsiębiorstwa trendem jest przeniesienie działu księgowego do tzw. ,,chmury”. Stały oraz powszechny dostęp do internetu pozwala o każdej porze uzyskać informacje na temat przetwarzania płatności czy dokonać zmiany w ewidencji dokumentów. Jest to duże ułatwienie, szczególnie w przypadku kiedy pracownicy mają w zwyczaju pracować poza siedzibą firmy.

Zmieniający się świat oraz dynamicznie rozwijające się branże wymagają często od firm sprecyzowanych decyzji. System ERP dla księgowości to wachlarz zalet, jakie firma może sobie zagwarantować dzięki jego wdrożeniu. Szybki dostęp do informacji, nieograniczone możliwości integracji z innymi systemami w firmie czy zapewnienie płynności finansowej to tylko część tego, co przedsiębiorcy dostają w zamian.