Czym jest inteligentny system Workflow i dlaczego warto go wdrożyć?


Czym jest inteligentny system Workflow i dlaczego warto go wdrożyć?

Wdrażanie oprogramowania informatycznego to niejednokrotnie proces drogi i długotrwały. Dziesiątki przykładów dużych i średnich firm w Polsce i na świecie pokazują, że projekty IT mogą kosztować wiele milionów złotych i trwać wiele miesięcy, a nawet lat. Dynamiczne zmiany zachodzące w sposobie prowadzenia biznesu powodują, że oprogramowanie nie nadąża za zmianami organizacyjnymi, a tym samym nie jest aktualne. Na podstawie tych spostrzeżeń narodził się pomysł na stworzenie oprogramowania, które samoczynnie dostosowuje się do wymagań i zachowań użytkownika. Standardowo, system Workflow to rozwiązanie służące przede wszystkim do monitorowania procesów i zarządzania pracą osób oraz zespołów w organizacji. Jakie zalety posiada to narzędzie? Dlaczego warto wdrożyć inteligentny system Workflow? Opowiadam o tym w poniższym artykule.

W jaki sposób działa inteligentny system Workflow?

Użytkownik, który rozpoczyna pracę z narzędziem Workflow, początkowo korzysta z ogólnej wersji programu, z bardzo szerokimi możliwościami, ale nie dostosowanej do szczegółowych wymagań. Następnie sztuczna inteligencja podłączona do oprogramowania samodzielnie gromadzi statystyki z zachowania użytkowników, analizuje je i decyduje, w jaki sposób zmodyfikować interfejsy użytkownika, aby czynności przez niego wykonywane dało się wykonać prościej, w sposób bardziej ergonomiczny i przyjazny. Po jakimś czasie (od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od liczby akcji wykonanych przez użytkownika) system ulega samomodyfikacji. W ten sposób z oprogramowania ogólnego, podstawowego powstaje narzędzie dedykowane, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.

Workflow a system telemetrii

Rozwiązanie posiada zaimplementowane tzw. rozszerzenia obsługujące poszczególne działania podejmowane przez użytkowników (np. rozliczanie faktur kosztowych). We wszystkich dostępnych rozszerzeniach do Workflow narzędzie na bieżąco monitoruje, a następnie wysyła do serwera telemetrii, działania użytkowników (klikanie konkretnych przycisków, wybieranie funkcji z menu, dodawanie komentarzy, edytowanie pól i zapisywanie zmian itd.). Serwer gromadzi wszystkie dane na temat poszczególnych działań wraz z kontekstem ich wywołania, czyli wybranymi polami danych rekordów, na których te akcje były wykonane.

Gdy użytkownik po raz kolejny pracuje w aplikacji na widoku będącym rozszerzeniem do Workflow, system po zmianie rekordu na nowy, w tle wysyła do serwera telemetrii zapytanie z prośbą o wygenerowanie najlepszych podpowiedzi akcji dla tego rekordu danych. W serwerze działa generator sugestii, który na podstawie analizy zgromadzonych danych generuje od jednej do trzech sugestii. Sugestie te są wyświetlane w postaci przycisków na panelu szczegółów inteligentnego systemu Workflow. Naciśnięcie przycisku z tą sugestią powoduje wykonanie tej akcji, na rzecz bieżącego rekordu.

Jak szybko system się uczy?

Wszystkie podpowiedzi generowane są kontekstowo – jeśli w przeszłości użytkownik wykonywał konkretną akcję na rekordach zawierających określone dane, to prawdopodobnie w przyszłości wykona podobne działanie. Algorytmy generowania podpowiedzi są na bieżąco „dostrajane”, gdy wprowadzamy kolejne rozszerzenie. Sam czas uczenia się jest obecnie bardzo krótki – wystarczy już kilka akcji wykonanych ręcznie, by po godzinie pracy z aplikacją inteligentny system Workflow wygenerował nowe podpowiedzi. W przyszłości prawdopodobnie będziemy ten czas wydłużać, aby gromadzić większe ilości danych, przed podpowiedzią czegokolwiek. Znacznie ulepszona wersja generatora podpowiedzi powinna być dostępna pod koniec roku.

Dlaczego warto wdrożyć inteligentny Workflow w swojej organizacji?

Implementacja rozwiązania monitorującego przepływ pracy ze zdolnością samomodyfikacji może przyczynić się do znaczącej poprawy jej efektywności. Inteligentny system Workflow to szereg korzyści. Należą do nich m.in.:
– szybki obieg dokumentów,
– pełna automatyzacja żmudnych i rutynowych procesów,
– elastyczność w realizacji zadań (z uwzględnieniem zdarzeń nietypowych),
– efektywne wsparcie pracy grup roboczych.

Kiedy zdecydować się na wdrożenie?

Klienci poszukujący rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w organizacji napotykają wiele różnych wyzwań, ale kilka z nich przewija się najczęściej. Należą do nich:
– skomplikowany dostęp do pełnej dokumentacji dotyczącej wszystkich projektów, zadań i procesów,
– błędy wynikające z natłoku pracy i nieuporządkowania zadań,
– brak możliwości kontroli bieżącego statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie,
– poświęcanie dużych nakładów czasu na rutynowe i powtarzalne zadania.
Wszystkie z nich można w łatwy sposób zautomatyzować, a tym samym „uwolnić” czas pracowników kluczowe obowiązki.

Ile kosztuje i trwa wdrożenie takiego rozwiązania?

Dla naszych obecnych klientów licencje inteligentnego systemu Workflow są dostępne w ramach abonamentu aktualizacyjnego. Dzięki czemu Klient nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z nowym rozwiązaniem. W przypadku organizacji planujących wdrożenie, czas ani koszty nie różnią się od tych, dotyczących implementacji standardowego systemu. Obydwa zależą od skali działalności przedsiębiorstwa, oczekiwań względem projektów i zdefiniowanych celów wdrożenia.