Transformacja cyfrowa a planowanie strategiczne roku – jak zaplanować zmiany, aby efektywnie wykorzystać najbliższe 12 miesięcy?

9 grudnia Sente miało przyjemność gościć ekspertów: Przemysława Skrzeka oraz Macieja Gawlika na webinarze dotyczącym digitalizacji w kontekście planowania strategicznego roku. Prowadzony przez Szymona Lachowicza webinar był doskonałą okazją do odpowiedzenia na pytania związane nie tylko z założeniami na kolejne 12 miesięcy. Ekspert przybliżył różne formy transformacji i wyjaśnił, jak zachęcić ludzi do zmiany.

Poniżej znajdziesz przegląd tematów poruszonych podczas wydarzenia, a pod tym linkiem obejrzysz nagranie: https://youtu.be/deA1NIiLLsI

Eksperci wspólnymi siłami próbowali znaleźć odpowiedź na to pytanie. Uznali, że wszystko zależy od wielkości transformacji, skali biznesu i tego, jakie procesy chcemy zdigitalizować. Obiektywnie mówiąc, 12 miesięcy to dużo. Jeśli jednak myślimy o ogromnych zmianach, to może to być trochę za mało czasu. To okres, który pozwala się rozpędzić i wypróbować różne rozwiązania. Cyfrowa transformacja to niekończący się proces – jeśli chcemy korzystać z szans, które pojawiają się na rynku, to ciągle będziemy w nim uczestniczyć. 

Czym jest transformacja cyfrowa? Dla każdej organizacji niesie ona inną wartość. Jest to przede wszystkim zmiana organizacyjna oparta o nowoczesną technologię cyfrową. Ma na celu doprowadzenie do tego, aby wszystkie nasze działania były ukierunkowane na klienta – tzw. customer centric. To budowa całego nowego modelu biznesowego. Prelegenci opowiedzeli o trzech formach transformacji: 

• digitization, czyli cyfryzowanie analogowych rzeczy do postaci cyfrowej – na przykład skanowanie dokumentów do pliku PDF, 
• digitalizacja procesów – wykorzystywanie cyfrowej informacji, przepływy pracy powodujące pewne automatyzacje, 
• transformacja cyfrowa – zmiana całej organizacji, systemu działania, sposobu myślenia w stosunku do tego, co było wcześniej. 

Za najważniejszy element eksperci uznali ludzi. Pracownicy często mają różne pomysły, które warto rozważyć w przypadku implementacji projektu. Być może jest w firmie osoba, która jest fanem informatyki i będzie umieć samodzielnie wprowadzić zmiany, a jednocześnie obniży koszty wdrożenia? 

Prelegenci webinaru szczególną wagę przywiązywali także do zastanowienia się nad planem działania. Trzeba zbudować strategię i pomyśleć nad tym, czego nie robić w sytuacji, gdy nie ma się odpowiednich zasobów. Aby było łatwiej, można postawić sobie pytania: jaki jest cel zmiany? Gdzie firma chce dotrzeć? Czy proces digitalizacji jest w stanie do tego doprowadzić? W jakim czasie tego dokonać? Myślenie o przyszłości powinno być powiązane z cyfrowością, niezależnie od rodzaju biznesu. 

Dobrze jest postawić sobie cel sięgający nawet kilku lat. Następnie należy zastanowić się nad dostępnymi dla jego realizacji opcjami, którymi mogą być np. wdrożenie nowych narzędzi czy zastąpienie części pracowników robotami. 

Trudno jest zbudować strategię, gdy opcji jest wiele. Jak sobie z tym poradzić? Maciej Gawlik podzielił się jednym z modeli, w którym można podejść do takiego procesu. 

• Reakcja – krótkoterminowe rozwiązanie jakiegoś problemu, składa się z trzech obszarów: diagnoza, zbudowanie strategii, generowanie pomysłów. 
• Wdrożenie transformacji cyfrowej – przestawienie pracowników na nowy mindset, wprowadzenie nowych rozwiązań i praca nad kulturą organizacyjną.
• Utrzymanie – narzędzia cyfrowe oraz odpowiedni ludzie, którzy sprawują pieczę nad projektem. 

Zadbanie o relację z organizacją, która dostarcza rozwiązanie informatyczne do transformacji, to najlepsze rozwiązanie, ponieważ implementacja to dopiero początek. Z czasem pojawiają się nowe potrzeby, lub okazuje się, że niektóre funkcje działają nieco inaczej, niż potrzebuje tego firma. Czasami to klienci zweryfikowali rozwiązanie, które okazało się nie być idealnie dopasowane i trzeba je zmodyfikować. 

Eksperci uznali, że 12 miesięcy to wystarczający czas, ale dobrą praktyką jest pocięcie go na mniejsze okresy, aby zrobić w nich coś konkretnego. Już kwartał wystarczy do wprowadzenia rozwiązania, które da nam wartość biznesową lub pomoże testować nową hipotezę. 

Prelegenci zgodnie uznali, że najpierw trzeba zrozumieć istotę transformacji, w tym samym czasie myśląc o przyszłości: o tym, jak będzie wyglądał świat za parę lat. Jakie działania należy podjąć, aby się w nim odnaleźć? No i na końcu – jak połączyć świat dzisiejszy i jutro? 

Maciej Gawlik przytoczył dwa przykłady takiego połączenia: 

• Netflix – właściciele firmy początkowo sprzedawali i wypożyczali płyty DVD. Pierwszym rozwinięciem ich modelu biznesowego było przejście na subskrypcję. To w niej ukryli koszty takie jak zwroty czy kary za zwlekanie z oddaniem. Następnie odeszli od płyt. Zaczęli streamować filmy, oraz kręcić własne produkcje. 
• Amazon – początkowo był hurtownią książek. Z czasem rozwinęli się i zaczęli sprzedawać także inne artykuły. Sklep rozrósł się i zaczął być coraz trudniejszy w utrzymaniu, dlatego postanowili zbudować taką infrastrukturę, która sobie poradzi. Doszli jednak do wniosku, że warto podzielić się rozwiązaniem z innymi i w ten sposób powstała usługa Amazon Web Services, jedna z najlepszych na świecie platform chmurowych. 

Przemysław Skrzek zwrócił uwagę na zaszczepienie genu innowacyjności w firmie. Można dać ludziom trochę czasu, aby zastanowić się nad najbardziej wymyślnymi rzeczami, które wprowadzą zmiany, przetestować je i wyciągnąć z tego wnioski. Dobrym wyborem jest też powołanie komórki organizacyjnej, która będzie zajmowała się takimi pomysłami systematycznie. 

Ekspert zwraca jednak uwagę na to, że istnieje tu pewne zagrożenie, że organizacja może przekształcić się w dualną – jedna część skupiona na optymalizacji „tu i teraz”, pozyskiwaniu klientów, a druga część eksperymentująca nad innowacjami. Nie jest to dobrym rozwiązaniem, gdyż wizja powinna być spójna i tworzyć jeden świat jako jedna firma. 

Model zwinnej strategii ma trzy etapy. Pierwszy to generowanie pomysłów. Drugi to ocena ich potencjału, rentowności, oraz zagrożeń i obciążeń. Trzeci, jednocześnie ostatni, to wybór. Trzeba zdecydować, na którym z wygenerowanych pomysłów firma powinna się skoncentrować. Ten argument został wykorzystany przez prelegentów, ponieważ zwinność polega na tym, aby unikać rzeczy, które są zbędne. Najpierw wybór jednego lub dwóch pomysłów, po czym wdrożenie ich. Dopiero po tych krokach można iść dalej. 

Odpowiadając na to pytanie, eksperci byli zgodni. Bez dobrego przygotowania nie warto rozpoczynać projektów. Najpierw należy zbudować zespół z ludzi, którzy będą chcieli zająć się transformacją. Następnie praca nad strategią i skupienie nad jednym lub dwoma pomysłami. Najlepiej dać sobie miesiąc lub dwa na pierwszy z nich. Będzie to czas na przetestowanie swoich możliwości. Czasem zdarza się, że pierwszy projekt się nie powiedzie – warto zastanowić się dlaczego. To świetna okazja do rewizji strategii i usprawnienia procesów tak, aby za drugim razem zadziałały. 

W ciągu roku możemy zrealizować kilka takich pomysłów. Da nam to możliwość nauczenia się nowego sposobu działania, a przy okazji może udać się wprowadzić innowacje do firmy. 

Eksperci podczas webinaru podkreślali, że odwaga osób zarządzających jest niezbędna do transformacji. Równie ważna jest wizja i strategia, aby każdy wiedział, w jakim kierunku kroczymy i zachęcić naszych pracowników do podążenia za nami. Kolejną rzeczą jest budowanie zespołu i nauczenie go pracy w nowy sposób. No i w końcu – narzędzia. Należy sprawdzić partnera i to, czy miał doświadczenie w podobnych projektach. Ułatwi to też zastanowienie się nad tym, czy to odpowiedni moment na zmianę.

Przede wszystkim firma musi być nastawiona na zmianę. To da bezpieczeństwo ludziom, którzy naturalnie czują przed nią strach. Eksperci podkreślali, że można zaangażować w proces ludzi, którzy lubią angażować się w innowacje, i ustanowić ich ambasadorami – pomoże to przekonać wielu pracowników, którzy są sceptycznie nastawieni do inicjatywy. Wspólne burze mózgów, wyciąganie wniosków i mierzenie wyników pomoże wzbudzić zainteresowanie takich osób. 

Warto mierzyć dany proces. Porównać, jak było przed, a jak jest po wdrożeniu innowacji. Można również przyrównać się do innych firm z tej samej branży. Należy także zwrócić uwagę, z jakiego powodu został odnotowany zysk – czy wynika on z transformacji, czy z warunków rynku.

Prelegenci uzgodnili, że każdy proces to domena wielu ludzi. Nie tylko programistów czy managerów. Jeżeli nie posiadasz w firmie osoby, która będzie w stanie przekonać pracowników, warto zatrudnić coacha. Najlepiej jednak w pierwszej kolejności rozejrzeć się za taką postacią we własnym przedsiębiorstwie, ponieważ być może jest ktoś, kto najlepiej wydobędzie wiedzę z organizacji i pomoże w przekonaniu osób, które nie są do końca nastawione na zmiany. Z kolei osoby z zewnątrz mają inne spojrzenie na organizację i mogą podpowiedzieć świeże rozwiązania.