Współczesne wyzwania efektywnej gospodarki magazynowej w branży dystrybucji artykułów budowlanych

Przed jakimi wyzwaniami z obszaru gospodarki magazynowej stają współcześnie dystrybutorzy szeroko pojętej branży artykułów budowlanych, sanitarnych i grzewczych?

Żeby dowiedzieć się jak wygląda dystrybucja w takich firmach, została przeprowadzona ankieta z osobami odpowiedzialnymi za kierowaniem magazynem bądź logistyką w danym przedsiębiorstwie. Dla potrzeb niniejszego opracowania zadano 7 pytań mających na celu sprawdzenie jakie trudności występują podczas zarządzania magazynem takiego dystrybutora oraz czy firmy sobie z nimi radzą, a jeśli tak, to za pomocą jakich metod oraz rozwiązań. Jednocześnie podczas omawiania odpowiedzi na poszczególne pytania omówione zostały konkretne warianty działań mogących wspierać efektywną pracę magazynu dystrybutora.

Z przeprowadzonej ankiety wynika, że prawie połowa firm nie ma trudności z określeniem jak duża powinna być partia zamawianego towaru (patrz pyt. 1). Jednak całkiem sporo, bo 38% przepytanych osób przyznało się, że zdarza im się mieć problemy z oceną wielkości zamówień. Najprawdopodobniej zamawiają   oni towar “na oko”, według swojej wiedzy i doświadczenia. W efekcie w magazynie mogą zdarzać się nadwyżki lub niedobory towaru, co może prowadzić do zamrażania kapitału firmy w asortymencie lub nieporządku w magazynie wiążącego się z nieefektywną gospodarką magazynową.

Do właściwego określenia wielkości zamówienia nie jest potrzebny system magazynowy – w praktyce zdarzają się przypadki prowadzenia statystyk w arkuszu Excela, czy wręcz odręcznie na kartce papieru, na tyle skuteczne, że szef magazynu zawsze wie kiedy i co zamówić.

Jednak podczas planowania zamówień należy trafnie przewidzieć – czasem nawet z wielotygodniowym wyprzedzeniem – kiedy powinno  zostać złożone zamówienie u dostawcy, żeby dotarło ono do dystrybutora na czas. Mowa oczywiście o sytuacji, kiedy firma sprowadza towar spoza granic naszego kraju. A taka sytuacja zdarza się nader często – chcąc być konkurencyjnym importuje się towar z takich miejsc, w których można kupić go w jak najbardziej atrakcyjnych cenach.  Dlatego dystrybutorzy materiałów budowlanych i wykończeniowych sprowadzają swój asortyment z krajów europejskich, jak i innych kontynentów, w tym z ciągle najtańszych Chin.

Na kolejne pytanie ankiety – “Z jak dużym wyprzedzeniem zamawiają Państwo towar?” – ponad 1/4 odpowiedzi wskazuje okres od 3 tygodni do pół roku czasu. Może to odnosić się właśnie do czasu potrzebnego do sprowadzenia produktów z Azji, co trwa zwykle od 4 do 8 tygodni.

Inne kategorie odpowiedzi to od 1 do 2 tygodni, na co wskazuje 30% firm. Ten okres czasu oczywiście nie wyklucza dostawców z Polski, ale jest to wystarczający termin, żeby sprowadzić produkty od kontrahentów także spoza granic naszego kraju – zarówno bezpośrednich, jak i dalszych sąsiadów.

Z kolei 36% respondentów określa ten czas na okres do 6 dni. Perspektywa 6-dniowa jest na tyle bliska, że żadne z tych przedsiębiorstw nie powinno mieć żadnych trudności z planowaniem zamówień.

Kategorie odpowiedzi 1-2 tygodnie oraz 3 tygodnie-6 miesięcy stanowią razem 56% wskazań. Wnioskujemy zatem, że duża część dystrybutorów nie może sobie pozwolić na zamawianie towaru z dnia na dzień, tylko robi to z odpowiednim wyprzedzeniem. Jak widać – na tyle dużym, że od osób zarządzających magazynem wymagana jest szczegółowa znajomość stanów magazynowych swojej firmy i dynamiki sprzedaży przy uwzględnieniu jej sezonowości. Tak, żeby przewidując zwiększone zapotrzebowanie na daną kategorię produktów w danym okresie czasu, prognozować faktyczne wielkości zamówień niezbędne do zabezpieczenia sprzedaży.

Mając na względzie w/w trudności, z którymi borykają się dystrybutorzy artykułów budowlanych i sanitarnych, nowoczesna gospodarka magazynowa opiera się na zaawansowanych systemach informatycznych, które w ogromnym stopniu ułatwiają, przyspieszają i niwelują ewentualne błędy. Właściwie skonfigurowany system na podstawie danych historycznych i trendów sezonowych potrafi trafnie prognozować wielkości zamówień od dostawców oraz sygnalizować, czy wręcz alarmować operatora systemu z odpowiednim wyprzedzeniem, że właśnie nadchodzi czas, w którym należy dokonać takiego zamówienia.

Sprawna dystrybucja zależy od właściwie prowadzonej gospodarki magazynowej. Z kolei efektywne zarządzanie magazynem związane jest z optymalizacją jego pracy, na którą bezpośredni wpływ ma odpowiednie zarządzanie fizyczną powierzchnią magazynu i właściwym rozmieszczeniem towaru.

O podejściu do optymalizacji procesów magazynowych można wnioskować z następnego pytania: “Czy w Państwa magazynie znajdują się specjalne miejsca na towary szybko rotujące?”.

Odpowiedzi “Tak” udzieliło 44% osób, co wskazuje na to, że kierownicy magazynów planują rozkład towaru w taki sposób, żeby skrócić czas kompletacji zamówień właśnie poprzez wytyczenie miejsc, z których najszybciej i najłatwiej można pobrać towar.

Z kolei 56% odpowiedzi “Nie” na to pytanie może świadczyć o tym, że dystrybutor nie posiada produktów szybko rotujących, co wydaje się mało prawdopodobne. Najczęściej asortyment dystrybutorów artykułów budowlano-sanitarnych jest zróżnicowany. Niektóre kategorie produktów schodzą ze stanu szybciej niż inne. Wpływ na to ma także zaznaczająca się w tej branży sezonowość sprzedaży i wzrost liczby zamówień wraz z zakończeniem zimy i nadejściem wiosny, trwająca – z różnym natężeniem – aż do wczesnej jesieni.

W tym obszarze znacznie ponad połowa dystrybutorów może w stosunkowo prosty sposób usprawnić pracę magazynu. Kompletację zleceń magazynowych przyspieszy właściwe zagospodarowanie powierzchni magazynowej. I nie jest tu potrzebny żaden wyszukany system informatyczny do zarządzania magazynem. Wystarczy odrobina wiedzy na temat struktury sprzedaży. A najprostsze rozwiązanie, a jednocześnie skuteczne, to po prostu wytyczenie miejsc na towary najczęściej rotujące i umieszczenie ich blisko strefy pakowania. Magazynier ma wtedy bliżej  do towaru, a kompletacja zajmuje mniej czasu, dzięki czemu rośnie efektywność gospodarki magazynowej, co z kolei pozwala zaoszczędzić pieniądze przedsiębiorstwa.

Inną, bardzo dobrą metodą na zoptymalizowanie pracy magazynu jest zastosowanie zmiennych miejsc odkładczych. Niemniej do tego niezbędny jest system WMS (MWS) pomagający rozlokować towar w magazynie i nim zarządzać. Przy zastosowaniu takiego rozwiązania zawsze znamy dokładne miejsce położenia towaru. Poza tym możemy zarządzać optymalnym rozłożeniem towaru poprzez dowolne miksowanie stanów na lokacjach – w zależności od potrzeb towar lokowany jest w miejsca wolne lub wskazane np. ze względu na bliskość strefy pakownia. Minusem tej metody jest dłuższe niż przy stałych miejscach odkładczych przyjęcie towaru, jednak koszt włożony w przyjęcie zwraca się bardzo szybko przy wydawaniu towaru oraz ze względu na optymalizację rozłożenia asortymentu w magazynie.

Z kolei dzięki stałym miejscom odkładczym kierownik magazynu teoretycznie zawsze powinien wiedzieć, gdzie znajduje się dany produkt, aby dzięki temu móc go szybko wydać. Jednak rzeczywistość zwykle jest inna od teorii i w przypadku, kiedy nie ma wolnej przestrzeni w takich lokacjach, towar może zostać odłożony gdzie indziej, a w związku z tym istnieje duże prawdopodobieństwo, że z biegiem czasu jego lokalizacja ulegnie zapomnieniu. Oczywiście to sytuacja modelowa, ale warto uświadomić sobie prosty fakt, że każdy nadmiar towaru ponad posiadane miejsce wiąże się z przypisaniem nowej lokacji, w efekcie zarządzanie towarami nie jest optymalne.

Spośród przebadanych dystrybutorów tylko nieco więcej niż 1/4 odpowiedziała, że posiada zmienne miejsca odkładcze. Pozostała część odpowiedzi tj. 72% wykorzystuje stałe miejsca odkładcze.

Przedsiębiorstwa, które stosują stałe miejsca odkładcze, najczęściej nie posiadają systemu informatycznego klasy WMS wspierającego zarządzanie rozlokowaniem towaru w magazynie. Dzięki stałym miejscom odkładczym magazynierzy po prostu stosunkowo szybko potrafią zlokalizować właściwy asortyment, natomiast przy lokacjach zmiennych, bez wsparcia systemu informatycznego,  tracą zbyt dużo czasu na odszukanie miejsca, z którego powinni pobrać dany produkt.

Stąd wniosek, że prawie 3/4 firm nie posiada systemu informatycznego mogącego wspierać proces dynamicznego przyznawania lokacji, bądź posiada program nie mający tak zaawansowanych funkcji.

Dzięki zintegrowanemu systemowi oraz wbudowanym mechanizmom kontrolnym możliwa jest efektywna i szybka ewidencja towarów. Wpływa to głównie na zmniejszenie ryzyka popełniania błędów, a także na skuteczną komunikację między strefami. Co więcej, ewidencja magazynowa umożliwia ocenę czy dany zapas lub towar są potrzebne w dalszej działalności firmy.

Jak szybko szefom magazynów udaje się uzyskać informację o aktualnym stanie magazynowym (patrz pyt. 5)? Sytuacja przeważającej większości dystrybutorów jest taka sama i jednocześnie bardzo dobra. 96% kierowników może uzyskać dane na temat stanów swojego magazynu bardzo szybko, bo maksymalnie w przeciągu 10 minut. Przy czym 84% firm takie informacje pozyskuje od ręki, bo w przeciągu minuty.

Do ankiety zostały wybrane firmy duże (min. 45 mln obrotów rocznie), a tym samym dystrybuujące znaczne ilości towaru. Dlatego trudno sobie wyobrazić, że tak szybka możliwość uzyskania konkretnych danych o znajdującym się w magazynie asortymencie odbywa się bez wsparcia oprogramowania informatycznego. Stąd wniosek, że prawie wszyscy dystrybutorzy posiadają program magazynowy zaopatrzony przynajmniej w podstawowe funkcje ewidencjonujące, dzięki którym osoby zarządzające magazynem posiadają szybki dostęp do zawartych w nim danych na temat wielkości swoich zapasów.

Nie wiemy natomiast, czy zawsze stan magazynowy w programie pokrywa się z tym, co faktycznie znajduje się w magazynie. Często zdarza się, że ewidencja dokumentów typu PZ/WZ w systemie nie pokrywa się z fizyczną realizacją tych operacji w magazynie, następują kilkugodzinne przesunięcia pomiędzy ewidencją a fizyczną realizacją procesu. Powoduje to określone kłopoty np. z prowadzeniem inwentaryzacji ciągłej lub wyrywkowej, ale dla takich działań jak np. planowanie zaopatrzenia nie ma większego znaczenia.

Następne pytanie ankiety dotyczy czasu trwania kompletacji zamówienia. I tak, 88% dystrybutorów realizuje zlecenie magazynowe w terminie do 24 godzin. W przypadku dużych zamówień, do których – przykładowo – możemy zaliczyć zaopatrzenie sieci hipermarketów w baterie sanitarne lub materiały budowlane, kompletacja zamówienia w tym czasie to całkiem szybki termin realizacji. Nie wiemy, czy chodzi o duże czy małe zamówienie, z pewnością jednak możemy założyć, że firmy kompletujące zlecenia w czasie do 3 godzin (64%) robią to bardzo szybko. Jest bardzo prawdopodobne, że tak dobre tempo wynika ze wsparcia systemu magazynowego.

Tylko w niewielu przypadkach, bo dla 12% firm, realizacja zamówień trwa więcej niż jeden dzień, a sporadycznie może toczyć się do 2 tygodni.

Dane na temat szybkości realizacji zlecenia magazynowego pozwalają określić zakres wsparcia systemu informatycznego podczas kompletacji. Wdrożenie systemu pozwala znacznie skrócić czasy realizacji poszczególnych zadań w magazynie. Duże hurtownie, sklepy czy sieci hipermarketów zamawiają duże partie towaru i chcą, czy wręcz wymagają, by zamówienia były realizowane tak szybko, jak to tylko możliwe. Dlatego posiadanie systemu magazynowego, skracającego wydatnie kompletację zamówień, nie stanowi dziś zbędnego luksusu, tylko wymóg rynku i możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Wyniki przeprowadzonych ankiet pokazują, że prawie wszyscy dystrybutorzy posiadają program magazynowy wspierający zarządzanie magazynem. Natomiast ze struktury odpowiedzi na poszczególne pytania wynika, że jeśli pojawiają się trudności, to mają one związek z brakiem zaawansowanych funkcji takiego oprogramowania (planowanie, prognozowanie).

Stąd rodzi się wniosek, że często programy w przedsiębiorstwach to stosunkowo proste systemy magazynowe posiadające przede wszystkim funkcje ewidencjonujące. A jeśli któraś firma jest zaopatrzona w system klasy WMS, to zazwyczaj nie realizuje on skomplikowanych zadań automatycznego zarządzania. Warto więc zdawać sobie sprawę z faktu, że istnieją inne możliwości i bardziej zaawansowane narzędzia informatyczne w zakresie planowania czy zarządzania zaopatrzeniem i rozmieszczeniem towaru, które znacznie pozwalają podnieść skuteczność i efektywność pracy magazynu.

Tabela 1. Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród dystrybutorów