Zarządzanie magazynem przyszłości: porównanie systemu WMS w chmurze i tradycyjnego

Magazynowanie było procesem znanym nawet w starożytnym Egipcie. Początkowo dotyczyło produktów spożywczych, ale z upływem lat zaczęto przechowywać również inne rodzaje towarów. W późniejszym czasie magazyny zmieniły formę, a pod koniec XX wieku stopniowo wprowadzano rozwiązania z zakresu cyfrowej technologii, które ulepszyły cały proces i ułatwiły go. Postępująca digitalizacja pozwoliła na stworzenie i rozbudowanie oprogramowania WMS, a obecnie można korzystać z niego nawet bez posiadania infrastruktury czy kupna licencji. Wystarczy dostęp do sieci prywatnej lub internetu. Model chmurowy systemu WMS wskazywany jest jako rozwiązanie przyszłości. Tradycyjny jednak nadal pozostaje głównym wyborem wielu przedsiębiorców. Jeżeli jesteś na etapie podejmowania decyzji o wdrożeniu takiego rozwiązania w swojej firmie, ten artykuł jest dla Ciebie – porównuję w nim system WMS w modelu tradycyjnym oraz chmurowym.

Obecnie wielu przedsiębiorców poszukuje rozwiązań, które są wygodne, intuicyjne i które można obsługiwać z każdego miejsca. Dlatego coraz częściej przekonują się oni do systemów WMS w chmurze. Zgodnie z analizą platformy Statista, rynek cloud computingu w Polsce w 2023 roku osiągnie 1,37 mld dolarów. Z kolei do roku 2027 urośnie do prawie 2,5 mld dolarów. Jednak pomimo tego, większość polskich przedsiębiorców decyduje się na oprogramowanie WMS w modelu tradycyjnym. Stanowi ono sprawdzone rozwiązanie, które przynosi firmom wiele korzyści.

System WMS w chmurze to usługa dostępna online, która pozwala ograniczyć infrastrukturę potrzebną do działania magazynu. Aby z niej skorzystać, wymagany jest jedynie dostęp do internetu. Tradycyjna wersja systemu WMS (w odróżnieniu od chmurowej) wymaga posiadania serwerów i licencji. Jeśli firma nie ma swojej infrastruktury, inwestycja w rozwiązanie w modelu on-premise zwykle wymaga większego nakładu finansowego.

Rozwiązanie w chmurze opiera się na płatnościach za użytkowanie, lub na abonamencie, więc szczególnie w początkowej fazie wdrożenia może być ono bardziej opłacalne dla organizacji. Jak wcześniej wspomniałem, tradycyjny system WMS wymaga posiadania odpowiedniej struktury informatycznej. Dlatego zwykle przedsiębiorcy decydują się na rozwiązanie w chmurze, ponieważ w ten sposób przede wszystkim mogą oszczędzić koszty związane m.in. z budową i utrzymaniem infrastruktury. Możliwość opłaty w formie abonamentu ułatwia zarządzanie firmowym budżetem. Do wdrożenia tradycyjnego modelu systemu WMS, o ile zakup sprzętu można rozłożyć w czasie (np. poprzez leasing), o tyle koszty początkowe związane z jego instalacją i konfiguracją, są bardzo wysokie – niezależnie, czy wykonuje to zewnętrzna firma, czy pracownicy Twojej organizacji. Samo oprogramowanie można z kolei wdrożyć np. w sposób zwinny i podzielić je na tzw. sprinty, dzięki czemu koszty związane z implementacją rozkładane są na wiele miesięcy.

System WMS w chmurze jest zwykle bardziej elastyczny od klasycznego, ponieważ dostawcy zapewniają możliwość dostosowania parametrów dostarczanych usług do bieżących potrzeb. Niezależnie od tego, czy rośnie ilość przechowywanych danych w wyniku zwiększenia liczby indeksów, czy zamówień do przetworzenia, czy też zmienia się rodzaj magazynowanego asortymentu, można skalować go w górę lub w dół. Jest to więc korzystne szczególnie dla firm, które dynamicznie się rozwijają, lub mają plany na podobne zmiany w przeciągu najbliższych kilku lat. Skalowanie tradycyjnego rozwiązania jest trudniejsze, ponieważ może wymagać zakupu dodatkowego sprzętu oraz infrastruktury.

Wdrożenie systemu WMS w chmurze niesie ze sobą specyficzne wyzwania, nad którymi warto się pochylić. Najczęściej poruszaną przez przedsiębiorców kwestią jest bezpieczeństwo danych. Zwykle argumentują swoje obawy tym, że przy przenoszeniu danych do sieci, stracą nad nimi kontrolę, a informacje będą narażone na ataki cyberprzestępców. Jednak warto pamiętać o tym, że dostawcy usług chmurowych zapewniają dokładne zabezpieczenie danych oraz spełnienie norm i przepisów branżowych. Informacje są szyfrowane i przechowywane w centrach zgodnych z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Takie działania mają na celu zapewnić ochronę przed nieautoryzowanym dostępem, a także zapewniają szybkie odtworzenie przechowywanych danych w przypadku awarii sprzętu lub zdarzeń losowych, takich jak np. pożar. Systemy WMS w chmurze są stale monitorowane, a dostęp do nich jest ściśle kontrolowany za pomocą np. autoryzacji wielopoziomowej. Regularnie wykonywane są także audyty bezpieczeństwa i aktualizacje zabezpieczeń, które minimalizują ryzyko ataków. Zanim przystąpisz do wdrożenia, porozmawiaj na ten temat z dostawcą. Na pewno będzie on w stanie doradzić, jakie kroki musisz wykonać w kwestii bezpieczeństwa po stronie Twojej organizacji. 

Ważnym zagadnieniem w przypadku wyboru modelu WMS w chmurze jest zapewnienie stabilnego łącza internetowego wraz z backupowym łączem odseparowanym od pierwotnego. Dobrą praktyką jest nawiązanie współpracy z różnymi dostawcami, których łącza znajdują się fizycznie jak najdalej. Warto upewnić się, czy rzeczywiście tak jest. Pamiętać należy, że każdy przestój w pracy na magazynie, gdzie cały czas wykonuje się wiele operacji, wiąże za sobą ryzyka opóźnień w realizacji wysyłki towaru – a co za tym idzie, straty zarówno finansowe, jak i wizerunkowe dla firmy.

W Sente łączymy najlepsze cechy obu modeli – chmurowego i tradycyjnego. Nasze rozwiązanie WMS nie łączy się z lokalną infrastrukturą, a działa za pomocą struktury  dostarczanej w chmurze. Handheldy używane przez magazynierów muszą mieć powiązanie z serwerem, który działa w systemie Windows. Urządzenie podłączane jest do lokalnej sieci WiFi, a ta jest połączona z serwerem u dostawcy poprzez VPN, który gwarantuje bezpieczeństwo przesyłu danych. Zatem po stronie Klienta pozostaje jedynie zadbanie o to, aby firma posiadała dobry router do obsługi ruchu sieciowego oraz wspomnianego wcześniej VPN. Choć nasz system WMS nie należy do typowej usługi w chmurze, to jego skalowalność jest równie płynna.

Zarówno system WMS w chmurze, jak i w modelu on-premise, mogą przynieść firmie wiele korzyści. Pomimo różnic, trudno wyłonić rozwiązanie, które będzie lepsze. Jest to zależne od wielu czynników, takich jak specyfika przedsiębiorstwa, procesy, jakie w nim zachodzą, czy strategia biznesowa. Dlatego, zanim zdecydujesz się na jeden z modeli, warto poprosić dostawcę o poradę. Z jego pomocą łatwiej będzie wybrać rozwiązanie, które lepiej dopasuje się do potrzeb Twojej organizacji.