Jakie metody kompletacji zamówień wybrać?

Mało kto zastanawia się, co dzieje się pomiędzy zakupem przez internet a dostawą przesyłki. Zanim kurier dostarczy zakupy, ich realizacja składa się z kilku etapów. Otrzymanie zamówienia, kompletacja, wysyłka – to tylko niektóre z nich. W tym artykule chciałbym skupić się na tym, jakie metody kompletacji zamówień wybrać przy zbiórce realizowanej przez magazynierów, aby zoptymalizować i przyspieszyć pracę na magazynie.

Mówiąc w dużym skrócie, kompletacja zamówień to proces, w którym należy jak najefektywniej zebrać zamówiony przez klienta towar. Każdy z nas, zamawiając produkty w sklepach internetowych, oczekuje, że przesyłka trafi do naszych rąk jak najszybciej – najlepiej kolejnego dnia. Aby tego dokonać, należy rozpocząć szybką kompletację produktów niezwłocznie po wpłynięciu zamówienia, by móc wysłać je jeszcze tego samego dnia. W zależności od branży, wielkości zamówień, charakterystyki produktów, rodzaju klientów (B2B, B2C), specyfika kompletacji może się różnić.

Istnieją różne metody manualnej kompletacji zamówień, dlatego przedsiębiorcy posiadający własne magazyny i handlujący dobrami materialnymi, mogą zastanawiać się, która z nich będzie najlepsza dla ich firmy. W artykule skupię się na dwóch głównych metodach kompletacji: dla jednego oraz dla wielu kupujących, oraz opowiem o metodach pozwalających na optymalizację i przyspieszenie każdej z nich.

Wyobraź sobie sytuację, w której klient składa jedno duże lub więcej zamówień w krótkich odstępach czasu i muszą być one wysyłane zbiorczo tego samego dnia. W jaki sposób skompletować takie zlecenie? 

Najprostszą metodą kompletacji, często stosowaną w wielu przedsiębiorstwach, jest zbiórka pojedynczego zamówienia. Realizowana jest przez jednego magazyniera. Zbiera on jedno zamówienie w całości, a następnie dostarcza do stanowiska pakowania i wysyłki. W praktyce ten sposób sprawdza się najlepiej na niewielkich powierzchniowo magazynach, w przypadku sprzedaży B2C dla zamówień zawierających do kilkunastu pozycji towarowych o niedużych gabarytach. Dla innych przypadków ten typ zbiórki może okazać się bardzo nieefektywny ze względu na długi czas kompletacji i/lub długie dystanse przemierzane przez magazynierów.

Jeżeli z kolei jeden klient złoży kilka zamówień osobno, można pomyśleć o zastosowaniu metody łączenia zleceń. Realizowane są one wówczas przez jednego operatora, który kompletuje towary jednocześnie, w ramach jednego zlecenia magazynowego. Często zdarza się, że klienci B2B zamawiają kilka razy dziennie, czego powody mogą być różne. Czasami związane jest to z charakterystyką danej branży lub specyfiką działania klienta. Zdarza się też, że kupujący po prostu zapomniał o czymś. Dodatkowo częstym życzeniem klienta jest, aby pomimo kilku transakcji w ciągu jednego dnia lub w określonym czasie, zostały one wysłane razem. Takie oczekiwania wynikają z tego, że wysyłka w kilku paczkach może znacząco utrudniać jego wewnętrzne procesy logistyczne oraz dodatkowo generuje koszty związane ze spedycją. Aby kilku magazynierów nie musiało nadkładać drogi i zbierać zleceń osobno, łączy się je i przypisuje do jednego magazyniera, co znacząco skraca drogę przebytą podczas kompletacji, Ponadto pozwala zaoszczędzić na czasie potrzebnym do połączenia zamówień po etapie zbiórki i kosztach przesyłki – tak zebrany towar może zostać szybko spakowany i wyjść jedną przesyłką. 

Bardzo duże zamówienie – lub połączenie kilku od jednego klienta – może spowodować sytuację, w której zlecenie magazynowe będzie posiadało dużą liczbę towarów. Zbiórka dokonywana przez jednego magazyniera mogłaby trwać nawet kilka dni. W takim przypadku należy zastosować podział zlecenia na mniejsze – tak, aby było kompletowane przez kilka osób jednocześnie. Takie działanie znacząco przyspiesza kompletację, skraca jej czas oraz w określonych przypadkach może przyczynić się do zmniejszenia łącznego dystansu przebytego podczas zbiórki. 

Podział zleceń dokonuje się ze względu na określone kryteria: 

• podział na strefy magazynowe – zbiórka podzielona na sektory magazynowe, obsługiwane przez różnych magazynierów. Jedno duże zlecenie magazynowe dzielone jest na kilka mniejszych, gdzie każde z nich obsługiwane jest w obrębie wyznaczonej strefy, w której poruszają się operatorzy, np. sektor: A, B, C; bufor; antresola poziom: 0, 1, 2. Zbiórka strefowa sprawdza się na magazynach o dużych powierzchniach oraz w przypadkach, gdy magazyn posiada antresolę, 
• podział według wagi i/lub objętości – magazynierzy zbierają towar do nośników, które posiadają ograniczoną pojemność (np. 0,5 m3) lub ładowność (np. 50 kg). Podział wagowy ma bardzo istotne znaczenie na magazynach, w których transport towaru w znacznej mierze odbywa się manualnie lub istnieją procesy powodujące jego częste ręczne przemieszczanie, 
• podział na pojedyncze sztuki – stosowany dla przedmiotów o dużych gabarytach. Zazwyczaj są to towary o bardzo dużej wadze czy długości. Zbiórka może być realizowana ręcznie (np. długie rury) albo nośników o ograniczonej pojemności/ładowności (np. lodówka transportowana przy pomocy wózka paletowego). 

Metody podziału zleceń można z powodzeniem ze sobą łączyć w zależności od potrzeb. W przypadku zbiórki dla jednego klienta należy rozważyć, czy czas zaoszczędzony na podziale zlecenia i szybkiej zbiórce przez kilku magazynierów nie zostanie zmarnowany na późniejszych etapach procesu – poszukiwaniu i komasacji odpowiednich zleceń podczas pakowania i łączenia ich w jedną wysyłkę.

Jak magazyny radzą sobie z obsługą wielu nabywców? Sporym wyzwaniem podczas organizacji zbiórki jest stawienie czoła dużej liczbie zamówień B2C i e-commerce, w których każde zamówienie posiada zaledwie od jednej do kilku pozycji.

Jednym ze sposobów zwiększenia liczby pobieranych towarów przez magazyniera w trakcie jednej zbiórki jest tzw. kompletacja pod sorter. Z punktu widzenia operatora jest to ta sama metoda, której używa się przy normalnej zbiórce, z tym że obejmuje wielu klientów. Zbiera on wszystkie zamówione towary dla wielu klientów do jednego nośnika, bez konieczności rozdzielania ich na poszczególnych kupujących. Rozsortowanie przedmiotów dzieje się w późniejszym etapie, na tzw. sorterze. Osoba pracująca na sorterze otoczona jest pojemnikami lub opakowaniami zawierającymi odpowiednie oznaczenia. Pobiera ona zebrane przez magazyniera przedmioty w dowolnej kolejności i poprzez zeskanowanie kodu kreskowego towaru jest informowana przez system, gdzie dany przedmiot ma zostać umieszczony. Tę metodę warto wybrać, gdy nabywcy zamawiają powtarzający się asortyment, np. zestawy książek i ćwiczeń do szkoły do danej klasy, prenumerata czasopism. Sorter bardzo dobrze sprawdza się również w branży retail, gdzie następuje zatowarowanie sklepów nowymi kolekcjami, np. branża odzieżowa, obuwnicza.

Bardzo efektywnym rodzajem kompletacji są tzw. pojedynki. Proces zbiórki wygląda analogicznie jak dla sortera, ale w tym przypadku zbiera się zamówienia, w których klienci zakupili tylko jedną sztukę (dowolnego) produktu. Metoda jest na tyle prosta, że nie wymaga dodatkowego stanowiska z sorterem, a rozsortowanie następuje bezpośrednio na stanowisku pakowania. Operator pakujący zabiera nośnik z pojedynkami, a po zeskanowaniu kodu kreskowego każdego pojedynczego przedmiotu, otrzymuje etykietę spedycyjną, którą okleja towar po odpowiednim zapakowaniu.

Ostatnia metoda to multikompletacja, czyli multipicking. Pozwala łączyć w jednej zbiórce zamówienia od wielu klientów. Polega na tym, że jeden magazynier zbiera kilka zleceń naraz, a towary dla poszczególnych nabywców odseparowane są od siebie fizycznie. Multipicking możemy realizować na różne sposoby:

• multipicking z kolorowymi pojemnikami – magazynier pobiera kolorowe koszyki lub kuwety w określonej kolejności, rejestrując ich symbole. Występuje dokładnie jeden nośnik każdego koloru, a dane zamówienie trafia do określonego pojemnika. Podczas zbiórki magazynierowi wyświetlany jest na kolektorze odpowiedni kolor tła, po czym wiadomo jest, do którego pojemnika ma trafić towar. W tej metodzie z reguły zbiera się jednocześnie od 4 do 8 zamówień.
• multipicking z symbolami (do pojemników) – pobierana jest określona liczba koszyków lub kuwet o tożsamym kolorze, rejestrując ich symbole. Każde zamówienie trafia do określonego nośnika reprezentowanego symbolem (kodem kreskowym). Podczas zbiórki magazynierowi wyświetlany jest na kolektorze odpowiedni symbol przypisany do pojemnika, w którym ma znaleźć się dany przedmiot. Odkładając towar, magazynier potwierdza, że umieszcza go we właściwym nośniku, poprzez zeskanowanie jego kodu kreskowego. Ze względu na ograniczone miejsce, tą metodą realizuje się z reguły jednocześnie od 4 do 16 zamówień.
• multipicking z symbolami (do nośnika wyposażonego w stałą ilość przegródek) – magazynier pobiera jeden duży nośnik wyposażony w przegródki, oznaczone odpowiednimi symbolami. Każde zamówienie trafia do określonej przegrody oznaczonej unikalnym kodem kreskowym. Podczas zbiórki magazynierowi wyświetla się na kolektorze odpowiedni symbol przegródki, w której ma znaleźć się pobierany w danej chwili towar. Odkładając przedmiot, magazynier potwierdza umieszczenie go we właściwej przegrodzie, poprzez zeskanowanie jej kodu kreskowego. Liczba jednocześnie kompletowanych zamówień jest zależna od liczby przegródek w nośniku. Z reguły tą metodą zbierane jest jednocześnie od 8 do 32 zamówień zawierających maksymalnie kilka pozycji towarowych (bardzo ograniczona i mało elastyczna ilość miejsca w przegródce).

Należy pamiętać, że ze względu na zastosowanie pojemników lub przegródek, multipicking ma ograniczenia pojemnościowe i wagowe dotyczące zbiórki na poziomie pojedynczego nośnika. Ta metoda najbardziej sprawdza się, gdy zamówienia obejmują różnorodny asortyment i mogą zmieścić się w pojedynczym nośniku (spełniają kryteria wagowo-objętościowe). 

Istnieje wiele metod kompletacji zróżnicowanych pod kątem rodzaju zamówień czy charakterystyki produktów. Analizując potrzeby swojego magazynu, możesz wybrać te, które sprawdzą się w nim najlepiej. Jak od teorii przejść do praktyki i wdrożyć konkretne metody w swojej firmie? W tym celu bardzo przydatnym rozwiązaniem jest system WMS. Jeśli korzystasz już z takiego rozwiązania, to warto, abyś sprawdził, jakie metody kompletacji są przez niego wspierane. Ewentualnie, czy jest możliwość dostosowania narzędzia do sposobu realizacji zbiórki, który chcesz zastosować. Jeśli jeszcze nie korzystasz z systemu WMS i stoisz przed jego wyborem, to sytuacja jest prostsza. Możesz oceniać rozwiązania, które rozważasz, m.in. pod kątem dostępności metod kompletacji, które chcesz za jego pomocą realizować.

Gdy znasz już różnice między sposobami zbiórki, musisz zastanowić się, jak dotychczas przebiegała realizacja zamówień w Twoim magazynie. Wybierz metodę, która istotnie przyspieszy proces zbiórki i znacząco skróci dystanse pokonywane przez Twoich magazynierów. Metody kompletacji można ze sobą łączyć, jednak nie należy zbytnio przesadzać. Zazwyczaj stosowane są maksymalnie dwa, trzy różne rozwiązania – zastosowanie większej liczby metod jednocześnie, może wprowadzić chaos i znacząco utrudnić proces pakowania oraz wysyłki.

Jeżeli pomimo przeczytania artykułu nadal nie masz pewności, która z metod kompletacji będzie najlepiej wspierała Twoją firmę, zachęcam do kontaktu. Chętnie rozwieję wszelkie wątpliwości i pomogę wybrać sposób, który odpowiednio wesprze Twój magazyn.