Cyfryzacja procesów zarządzania i rozliczania projektów w branży budowlanej – REXER współtworzy i wdraża dopasowane do potrzeb i branży rozwiązania IT od Sente

45%

więcej dokumentów obsłużonych tym samym zespołem

50%

większy wolumen sprzedaży

100%

kontroli nad dokumentami

Najważniejsze wyzwania

Wdrożenie rozwiązania dopasowanego do wyzwań branży HVAC i połączenie go z pracą z klientami spółek – inwestorami, generalnymi wykonawcami.

Wsparcie procesu logistycznego w zamawianiu urządzeń i materiałów (z poziomu budowy poprzez zapotrzebowanie) wraz z ich rozliczaniem i kontrolą kosztów budżetu.

Ewidencja czasu pracy pracowników przy różnych projektach prowadzonych równolegle.

Automatyzacja tworzenia dokumentacji i zleceń.

Obieg faktur (kosztów) i automatyczne przypisywanie ich do poszczególnych projektów w taki sposób, aby konkretny wydatek był przypisywany do odpowiedniego budżetu.

Automatyzacja tworzenia dokumentacji i zleceń.

Obieg faktur (kosztów) i automatyczne przypisywanie ich do poszczególnych projektów w taki sposób, aby konkretny wydatek był przypisywany do odpowiedniego budżetu.

Wsparcie procesu logistycznego w zamawianiu urządzeń i materiałów (z poziomu budowy poprzez zapotrzebowanie) wraz z ich rozliczaniem i kontrolą kosztów budżetu.

Ewidencja czasu pracy pracowników przy różnych projektach prowadzonych równolegle.

Co wdrożyliśmy

Pobierz pełne case study

Zarządzanie projektami poprzez obieg dokumentów kosztowych

Rozwiązanie zostało dostosowane do automatycznego przyjmowania faktur ze skrzynki mailowej, obejmując zarówno dokumenty sprzedażowe, jak i kosztowe.

Obsługa wielu spółek

Rozwiązanie umożliwia obsługę z jednego miejsca trzech oddzielnych spółek, co stanowi znaczące ułatwienie dla osób zarządzających przepływem dokumentów.

Narzędzia kadrowe

W dziale realizacji został wprowadzony mechanizm, umożliwiający inżynierom dostęp do wirtualnych profili pracowników. Dzięki temu mogą oni rejestrować godziny pracy z podziałem na projekty (definiując przy tym koszyki związane z konkretnie wykonywanymi pracami), weryfikować wnioski urlopowe, a następnie przesyłać te dane do działu rozliczeń.

Kontrola budżetu

Rozwiązanie, które na bieżąco pokazuje porównanie kosztów do zakładanego budżetu w ramach zdefiniowanych w każdym projekcie koszyków kosztowych, z możliwością prowadzenia harmonogramu rzeczowo-finansowego. Dzięki temu dział realizacji ma na bieżąco informację, jaki jest poziom wykorzystania budżetu.

Rozwiązanie wspierające dział logistyki

Narzędzie, za pomocą którego pracownicy mogą wprowadzać zapotrzebowanie, powiązane z poszczególnymi pozycjami budżetu. Informacja zostaje przekazana do działu zakupów, a cały proces odbywa się automatycznie wraz z generowaniem zamówień (faktury rozliczające koszty przechodzą natomiast przez Workflow).

Wsparcie i kontrola procesu współpracy z podwykonawcami

Rozwiązanie pozwoliło na zautomatyzowanie procesu wprowadzania umów z podwykonawcami.

Automatyczne generowanie dokumentów

Narzędzie wykorzystuje szablon i dane z systemu i na tej podstawie samodzielnie generuje dokumenty Word z treściami z systemu.

Po analizie rynku systemów ERP wiedzieliśmy, że nie ma gotowego systemu, dostosowanego do naszej branży i potrzeb. Zdecydowaliśmy się na współpracę z Sente, ponieważ zamiast odpowiedzi: „nie posiadamy takiej funkcjonalności”, słyszeliśmy: „możemy stworzyć taką funkcjonalność przy współpracy z Państwem”. Właśnie takiego otwartego podejścia oczekiwaliśmy – wiedzieliśmy, że na bazie standardowych rozwiązań Sente jesteśmy w stanie zbudować system dopasowany do wszystkich naszych potrzeb. Stworzyć niejako „nowy system” – połączyć możliwości IT, jakie posiada Sente i inżynierskie know-how REXER. Tak się właśnie stało i dziś działamy w sposób w pełni scyfryzowany. Zgodnie z planami Grupy obrót wzrósł o 50% podczas wdrożenia, a my jesteśmy w stanie obsługiwać procesy w sposób kontrolowany zatrudniając jedynie 20% więcej kadry w stosunku do okresu przedwdrożeniowego. Tym samym nasza efektywność działania wzrosła, a możliwości rozwoju biznesu o kolejne 20-25% (przy zachowaniu obecnej kadry, jak i systemu) są nadal ogromne.

Radosław Gruszecki

Prezes Zarządu i Dyrektor Generalny w firmie REXER