Lider dystrybucji spożywczej z Sente – wdrożenie w Mastermedii

Mastermedia jest polską firmą handlową, eksportującą produkty spożywcze do Europy Zachodniej, właścicielem sieci Food Plus, laureatem Diamentów Forbesa. Firma znalazła się na prestiżowej liście „1000 Companies to Inspire Europe”, przygotowanej przez Giełdę Papierów Wartościowych w Londynie oraz na 60 miejscu rankingu 500 RP w kategorii eksport. Firma rozpoczęła realizację zwinnego projektu wdrożenia rozwiązań ERP Sente. Mastermedia będzie korzystać z systemu Sente w zakresie zarządzania sprzedażą (obsługa zamówień pochodzących z platformy B2B), zakupami, finansami i księgowością oraz controllingiem i informacją zarządczą.

Lider rynku

Mastermedia jest jednym z największych dystrybutorów polskiej żywności na terenie Wysp Brytyjskich oraz Niemiec, Holandii i Irlandii. Firma zatrudnia 630 pracowników, posiada 2 centra dystrybucyjne w Polsce oraz 5 magazynów przeładunkowych (Wielka Brytania, Holandia, Irlandia). Odbiorcami firmy są sklepy detaliczne lub ich sieci. Mastermedia ma w swojej ofercie prawie 10 000 pozycji i stale poszerza asortyment. Mastermedia posiada sieci sklepów franczyzowych – Food Plus – pierwszą polską sieć franczyzową, zrzeszającą pod wspólnym szyldem prawie 200 sklepów spożywczych na terenie Anglii, Szkocji, Walii, Niemiec i Holandii.

Firma poszukiwała rozwiązania, które pozwoli poprawić efektywność pracy w całej organizacji, poprzez zintegrowanie procesów operacyjnych w firmie i zautomatyzowanie wybranych zagadnień biznesowych. Obecne rozwiązanie nie pozwala na zachowanie wystarczającej, w stosunku do skali działania, integralności i odpowiedniej szybkości przepływu danych, które pochodzą z obszarów, takich jak: sprzedaż, logistyka, reklamacje, finanse i księgowość itd.

Jak podkreśla Krzysztof Piech, Dyrektor Logistyki / IT w Mastermedii, który pełni rolę Product Ownera w projekcie wdrożeniowym, wybór systemu informatycznego jest bardzo złożoną kwestią:

Wybór firmy, która ma wprowadzić zmianę w obszarze tak kluczowym dla każdej organizacji, jaką stanowi system informatyczny, nigdy nie był i nie będzie łatwy. Można wręcz powiedzieć, że staje się on trudniejszy wraz z realnym wzrostem, wynikającym z przyspieszonego rozwoju technologii, znaczenia oprogramowania w planowaniu strategii budowania przewagi konkurencyjnej. Trudność też tkwi w tym, że wybór systemu ERP jest dokonywany na kilka lat i jego zmiana, w wypadku błędnej decyzji, wymaga dużego zaangażowania, kapitału i czasu. Nie ma, w gruncie rzeczy, jednego, ważącego więcej niż inne, kryterium, aby wybrać taki a nie inny system ERP.

Wdrożenie to pierwszy etap współpracy z dostawcą, dlatego, jak zauważa Krzysztof Piech, tak ważne jest, aby dogłębnie przeanalizować wszelkie zmienne wpływające na powodzenie współpracy:

Uwzględnić trzeba wiele złożonych aspektów wiążących się z wyborem odpowiedniego systemu ERP m.in. jego cenę, gwarantowany serwis, metodologię pracy przyszłego partnera informatycznego, architekturę i technologię systemu, posiadane doświadczenie we wdrożeniach, to na ile system pokrywa już zdefiniowane potrzeby klienta, na ile jest otwarty lub zamknięty oraz, co niemniej ważne, ludzi z jakimi będzie się współpracować przez kilka najbliższych lat, gdyż truizmem jest powiedzenie, że projekt informatyczny nigdy się nie kończy tylko przechodzi w kolejne, coraz bardziej zaawansowane fazy.

Na wybór Sente jako partnera w realizacji projektu wdrożeniowego w Mastermedii przyczyniło się kilka aspektów:

W systemie Sente i w ludziach, którzy ten system tworzą, znalazłem to, czego poszukiwałem: harmonijną mieszankę wcześniej wymienionych składników. Dodatkowo ważnym kryterium decyzyjnym była możliwość dalszego rozwoju systemu przez własny zespół programistów w spółce Mastermedia, co daje mi to, co wyjątkowo cenię – pewną swobodę i niezależność na przyszłość.

– wyjaśnia Krzysztof Piech.

Złożony projekt w zwinnym podejściu

Projekt realizowany jest w metodyce zwinnej. Pierwszym etapem współpracy był sprint analityczny, podczas którego zdefiniowana została lista przypadków użycia systemu – czyli to, jak nowe rozwiązanie będzie wspierało procesy biznesowe firmy. Zakres zdefiniowany podczas prac analitycznych obejmuje wszystkie obszary działalności Mastermedii.

Charakter pracy całego zespołu opiera się na 3-tygodniowych sprintach oraz ciągłej współpracy wszystkich osób zaangażowanych we wdrożenie. Zespół deweloperski na koniec każdego sprintu spotyka się z Product Ownerem i wszystkimi interesariuszami projektu, aby omówić oraz odebrać zrealizowane prace w kończącym się cyklu i zaplanować działania na kolejny okres.

Ścisła współpraca w projekcie sprawia, że mimo złożonego zakresu wdrożenia, kierunek prac wdrożeniowych jest stale monitorowany. Weryfikacja postępu prac w krótkich iteracjach ułatwia kontrolę zakresu projektu, ponieważ istnieje możliwość odbierania i akceptacji mniejszych części systemu, który w efekcie końcowym będzie stanowił docelowe rozwiązanie, realizujące cele biznesowe w Mastermedii.

Zakończenie projektu wdrożeniowego planowane jest na IV kwartał 2019 roku.