Sprawy handlowe w systemie CRM

Kartoteka kontrahentów

Rozwiązanie umożliwia pracownikom działu handlowego ewidencję podmiotów, czyli kontrahentów należących do otoczenia firmy. Pozwala na ich grupowanie w oddzielne bazy (klientów, dostawców, potencjalnych klientów, itp.). Lista baz jest definiowalna z poziomu systemu CRM, a kryterium grupowania może być dowolne. Podmioty mogą być zarówno osobami prawnymi jak i osobami fizycznymi. Kartoteka podmiotów jest połączona z kartoteką klientów, dostawców, itp., gdy podmiot jest odpowiednio klientem, dostawcą, itp. Zmiana wspólnych danych dokonywana jest jednocześnie w obu kartotekach.

Ewidencja pracowników firm

System CRM umożliwia ewidencję pracowników firm zarejestrowanych jako podmioty, z którymi utrzymujemy kontakt. Każda osoba jest powiązana z określonym podmiotem. Podmioty będące firmami mogą mieć zarejestrowanych wiele osób. W przypadku podmiotów będących osobami fizycznymi z jednym podmiotem może być związana tylko jedna osoba, a część danych jest wspólna i automatycznie aktualizuje się między kartoteką podmiotów i osób.

Każda osoba może być opisana przez:

• personalia – imię, nazwisko, płeć, uwagi
• dane służbowe – podmiot, stanowisko, dział, zawód, wykształcenie, zwierzchnik oraz służbowe dane kontaktowe
• dane prywatne – adres zamieszkania oraz dane kontaktowe
• dane osobiste – urodziny, imieniny, rocznice, rodzina, hobby, zainteresowania, itp.

Ewidencja kontaktów i zdarzeń

Moduł daje możliwość ewidencji kontaktów, zdarzeń polegających na przepływie informacji pomiędzy podmiotem, a pracownikiem naszej firmy (telefony, maile, faksy, spotkania, itp.). Kontakt dotyczy określonego podmiotu lub osoby. Mogą być tworzone ręcznie, jak również poprzez import wiadomości e-mail. Kontakt może być powiązany z konkretną sprawą lub kontraktem, osobą, dokumentem.

Notatki o kontrahentach

Notatki to dowolne informacje dołączane do ewidencji systemu CRM. Każda notatka musi być związana z podmiotem lub osobą. Może być także skojarzona z konkretnym kontaktem, zadaniem lub sprawą.

Ewidencja zadań, dokumentów i spraw

Ewidencja zadań, dokumentów i notatek może być grupowana ze względu na sprawy, których dotyczą. W ten sposób operator może prześledzić historię działań z danym podmiotem w określonej sprawie, co umożliwia mu kontrolę postępu prac. Sprawy dzielą się na: potencjalne, wykonywane i zamknięte. Dodatkowo każda z tych grup może się składać z jednej lub wielu faz definiowanych przez użytkownika. Każda sprawa posiada swojego opiekuna (operator), lecz nie musi być powiązana z podmiotem lub osobą (sprawy wewnętrzne). Sprawy można dodatkowo opatrzyć informacjami finansowymi, co umożliwia sporządzanie analiz typu „lejek sprzedaży”. Dodatkowo odpowiednie typy spraw można łączyć z dokumentami magazynowymi, sprzedaży i zakupu oraz z ofertami, co umożliwia porównywanie kosztów realizacji projektu z wartościami zaplanowanymi.