Finanse i Księgowość

Lata obrachunkowe

Program do prowadzenia księgowości umożliwia zdefiniowanie roku obrachunkowego nie pokrywającego się z latami kalendarzowymi. Firma ma możliwość zdefiniowania pierwszego roku działalności o długości od 6 do 18 miesięcy, oraz przesunięcia roku bilansowego w stosunku do roku kalendarzowego. Ponadto do każdego roku system dodaje dodatkowo dwa okresy: bilans otwarcia – gdzie znajdują się dokumenty BO oraz jego korekty; bilans zamknięcia („trzynasty okres”) – przeznaczony na dokonywanie przeksięgowań rocznych.

Plan kont

Programy księgowe umożliwiają zdefiniowanie zakładowego planu kont poprzez wprowadzenie kont syntetycznych i zdefiniowanie do wybranych kont budowy analitycznej wykorzystując standardowe słowniki systemu (np. klienci, dostawcy, pracownicy) oraz zdefiniowane przez operatora. Konto może posiadać do 20 znaków z dowolnymi separatorami.

Definicja planu kont jest przypisana do roku bilansowego, umożliwia to zmianę planu kont na przełomie lat, w przypadku braku decyzji o modyfikacji planu kont program kopiuje dotychczasowy plan. W przypadku zmiany planu kont, istnieje możliwość zdefiniowania wzoru przenoszenia sald między różnymi kontami lat.

Schematy dekretacji

Zdefiniowanie automatycznych schematów dekretowania znacznie przyspiesza (automatyzuje) księgowanie dokumentów o modelach schematycznych dekretowania (np. dokumenty zakupu, sprzedaży, magazynowe, amortyzacji).
W przypadku powtarzalnych księgowań miesięcznych można na podstawie dokumentów księgowych tworzyć szablony dekretowania, które również mogą być parametryzowalne.

Rejestrowanie dokumentów

Rejestrowanie dokumentów może odbywać się ręcznie lub automatycznie, są one rejestrowane w podziale na rejestry księgowe, ponadto dokumenty VAT dodatkowo w podziale na rejestry VAT.
Każdy dokument może mieć dwa stany: niezaakceptowany – umożliwia poprawienie lub modyfikację zapisów dotyczących dokumentu i zaakceptowany – który oznacza, że redagowanie dokumentu zostało zakończone i jest on gotowy do zaksięgowania (użytkownik może ustawić próbne księgowanie już na poziomie akceptowania). Moduł umożliwia zdefiniowanie, a później używanie schematów automatycznej dekretacji, co znacznie przyspiesza i ułatwia rejestrowanie dokumentów, których schematy dekretowania da się opisać np. dokumentów sprzedaży, zakupu, magazynowych, rozliczania różnic kursowych, przeksięgowania kosztów itd.
Dzięki integracji z modułem obiegu dokumentów, księgowanie dokumentów zakupu staje się jeszcze łatwiejsze. Dzięki opisom faktur zakupowych dokonanym przez osoby merytoryczne, faktury zakupu księgują się automatycznie podobnie jak faktury sprzedaży.

Automatyczne księgowanie

Moduł jest ściśle zintegrowany z innymi modułami aplikacji Sente. Umożliwia to wgląd w rejestry różnych dokumentów pochodzących z innych modułów, a podlegających księgowaniu, np. dokumenty VAT (zakupu, sprzedaży), dokumenty magazynowe, noty magazynowe, dokumenty kasowe i bankowe. Operator może decydować o momencie zaksięgowania w/w dokumentów, lub moduł może dokonywać samodzielnie pełnego księgowania w momencie akceptacji dokumentów źródłowych w innych modułach.

Księgowanie dokumentów

Moduł umożliwia dwustopniowe księgowanie dokumentów: księgowanie próbne (wpływające na stan kont księgowych), które można jeszcze wycofać do ewentualnego usunięcia lub poprawienia oraz księgowanie końcowe, (wymagane do zamknięcia okresu), którego nie ma możliwości wycofania.

Przeglądanie kont księgowych

Moduł umożliwia szybkie i wygodne przeglądanie otwartych kont księgowych wraz z obrotami kolejnych okresów oraz sald z nich wynikających. Z przeglądania obrotów kont księgowych można w wygodny sposób przejść do przeglądania zapisów księgowych, a później do dokumentu źródłowego, którego zapis dotyczy. Dzięki mechanizmom wyszukiwania poszczególnych dokumentów i dekretów, wyjaśnianie ewentualnych nieścisłości i wątpliwych księgowań przestaje być tak uciążliwe jak dotychczas.

Przeglądanie zapisów księgowych

Moduł umożliwia przeglądanie zapisów znajdujących się na kontach oraz szybkie znajdowanie i podgląd dokumentów źródłowych z których pochodzi dany dekret.

Rejestry dokumentów VAT

Ewidencja VAT umożliwia pracownikom działu księgowości rozliczanie podatku od towarów i usług, jest prowadzona w programie w odrębnych rejestrach VAT’-owskich, które mogą, ale nie muszą pokrywać się z rejestrami księgowymi. Kartoteki te są podzielone na miesiące sprawozdawcze, za które wystawiana jest deklaracja VAT-7. Program automatycznie tworzy ewidencję VAT na podstawie wprowadzanych dokumentów księgowych, których typ jest zdefiniowany jako dokument VAT.

Ewidencja tworzona jest w podziale na:

• sprzedaż krajową
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów
• sprzedaż eksportową
• zakupy krajowe
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
• dostawy z importu
• usługi importowe

Możliwe jest definiowanie równych grup podatkowych tak, aby na podstawie ewidencji VAT było możliwe całkowicie automatyczne sporządzenie deklaracji VAT.

Dokumenty VAT do rozliczenia

System finansowo – księgowy umożliwia rozliczanie podatku dokumentów w innym miesiącu niż okres księgowania poprzez podanie miesiąca VAT, lub zostawienie dokumentu do późniejszego rozliczenia. Dokumenty bez wypełnionego miesiąca rozliczenia umieszczane są w kartotece dokumentów do rozliczenia, z pozycji której możemy w każdej chwili zdecydować o okresie ich rozliczenia. Dzięki temu możliwe jest łatwe kontrolowanie podatku naliczonego od zakupów, których termin odliczenia przyda w innym momencie, niż data samego dokumentu (np. data zapłaty). Moduł oferuje też wsparcie obsługi VAT’u na złe długi.

Deklaracja VAT-7, VAT-7K

Na podstawie informacji zgromadzonych w ewidencji VAT program drukuje deklarację podatkową VAT-7 i VAT-7K. Deklaracje te mogą być również wysłane elektronicznie do Urzędu Skarbowego poprzez moduł eDeklaracje, z użyciem podpisu elektronicznego.

Sprawozdania finansowe

Moduł umożliwia pracownikom działu księgowości samodzielne definiowanie sprawozdań finansowych poprzez określenie wierszy i kolumn ze sposobem wyliczania kwot poszczególnych wierszy, poprzez podanie kont księgowych i rodzajów kwot, lub operacji pomiędzy poszczególnymi komórkami samego sprawozdania. Przykładowe sprawozdania to F-01, CIT-2, PIT-5, bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie przepływów pieniężnych.

Rozliczenia międzyokresowe

Program do prowadzenia księgowości wyposażony jest w mechanizm tworzenia automatycznych rozliczeń międzyokresowych, który ułatwia pracownikom działu księgowości prowadzenie kontroli comiesięcznych księgowań dotyczących np. ubezpieczeń, czy prenumerat, itp. Istnieje możliwość ustawienia częstotliwości odpisów, długości okresu, podziału na jakie konta ma być dokonywany odpis. Dzięki temu mechanizmowi eliminujemy pomyłki związane z rozliczaniem kosztów lub przychodów międzyokresowych.

W wielu przedsiębiorstwach klasyczne struktury planu kont są niewystarczające do precyzyjnego opisu zdarzeń finansowych, co za tym idzie do uzyskania wiarygodnej i odpowiednio ustrukturalizowanej informacji o kosztach i przychodach firmy, jej działów, pionów. W takich przypadkach proponujemy naszym klientom moduł stanowiący rozbudowę standardowych funkcji ksiąg rachunkowych.

Wyróżniki

Moduł ten umożliwia ewidencję dodatkowych cech opisujących każdy dekret, w sposób równoległy do opisu kontem księgowym. Każdy dekret może być opisany wieloma wyróżnikami, dodatkowo kwota danego dekretu może być rozbita na wiele różnych zapisów na wyróżnikach. Dzięki mechanizmowi wyróżników można dowolnie tworzyć strukturę przypisania kosztów do MPK, a także tworzyć dowolne struktury przychodów. Wydobycie informacji o rentowności produktów, zleceń, grup sprzedażowych staje się o wiele łatwiejsze i nie wymaga dodatkowej pracy z obróbką danych.

Rozdzielniki przychodowo – kosztowe

Mechanizm rozdzielników jest pomocny w przypadku konieczności rozpisywania zadanych wartości na wiele kont / wyróżników wg ustalonych kryteriów podziału danej kwoty. Za jego pomocą w łatwy sposób rozksięgujemy np. koszty ogólnozakładowe na poszczególne wydziały, wg klucza wartości zleceń produkcyjnych, wartości sprzedaży lub dowolnego innego. Ważne jest, że klucze podziału mogą być w sposób automatyczny wyliczany na podstawie innych danych w systemie. Dzięki temu przeksięgowania kosztów na koniec okresu stają się proste i w pełni zautomatyzowane.

Moduł ten pomaga pracownikom działu księgowości w efektywnym zarządzaniu środkami pieniężnymi, terminowym regulowaniu zobowiązań i terminowym ściąganiem należności od odbiorców. Rozrachunki są automatycznie uzupełniane podczas rejestrowania dokumentów i dekretowania kwot na konta rozrachunkowe, mogą być również tworzone z dokumentów źródłowych, jak zapisy na raporcie kasowym, z faktury sprzedaży itp. Umożliwia przejrzyste przeglądanie rozrachunków i na tej podstawie wyciąganie odpowiednich wniosków.

Rozliczanie rozrachunków

Moduł umożliwia wygodne dokonywanie rozliczeń (parowanie) rozrachunków tego samego kontrahenta (na tym samym koncie księgowym) w przypadku zaksięgowania np. zbiorczej płatności itp.

Kompensowanie rozrachunków

Moduł umożliwia dokonywanie kompensat pomiędzy wzajemnymi należnościami i zobowiązaniami z kontrahentami. System automatycznie podpowiada propozycję kompensaty, którą można zmodyfikować, a później po akceptacji wydrukować w celu wysłania do kontrahenta. Następnie (np. po uzyskaniu zgody od kontrahenta) kompensatę można automatycznie zadekretować i zaksięgować.

Korespondencja finansowa

Moduł umożliwia sprawną obsługę korespondencji seryjnej finansowej, w tym wezwań do zapłaty, not odsetkowych i potwierdzeń sald. Wezwania do zapłaty umożliwiają automatyczne stopniowanie wezwań (pierwsze wezwanie, drugie wezwanie, wezwanie przedsądowe), jeśli kontrahent zwleka z zapłatą zbyt długo. Obsługa not odsetkowych umożliwia naliczanie kwot zarówno od zobowiązań zapłaconych, jak i not częściowych, po każdej spłacie częściowej. Seryjne drukowanie dokumentów w szablonach dostosowanych do kopert znacznie skraca czas szykowania takiej korespondencji.

Konta walutowe

Moduł transakcji walutowych umożliwia księgowanie w dwóch walutach równolegle, np. na kontach rozrachunkowych z odbiorcami i dostawcami zagranicznymi, kontach kas walutowych i walutowych rachunków bankowych. Obroty na saldach i kontach walutowych można przeglądać, a także drukować zestawienia w obu walutach.

Rozrachunki wielowalutowe

Jeśli konto rozrachunkowe zostanie zdefiniowane w systemie jako konto wielowalutowe to rozrachunki rejestrowane na tym koncie będą w dwóch walutach, umożliwia to rozliczanie z kontrahentami w walucie obcej oraz obliczanie i księgowanie różnic kursowych.

Różnice kursowe

Moduł podczas rejestrowania dokumentów z zapisami walutowymi w razie potrzeby automatycznie nalicza różnice kursowe od transakcji rozrachunkowych i włącza do redagowanego dokumentu, dekretując na zdefiniowane konta księgowe.

Moduł środków pieniężnych oferuje komplet funkcji służących sprawnej obsłudze kas gotówkowych, ewidencji wyciągów bankowych, a także wygodnie wspiera proces przygotowywania i zatwierdzania płatności.

Kasa gotówkowa

Moduł umożliwia właściwym pracownikom prowadzenie ewidencji dokumentów kasowych i prowadzenie wielu stanowisk kasowych, w tym stanowisk walutowych. W trakcie redakcji dokumentów umożliwia jest podpowiedź do poszczególnych transakcji z systemu sprzedaży czy modułu rozrachunków, co ułatwia szybkie rejestrowanie dokumentów. Moduł umożliwia także definiowanie najczęściej występujących operacji kasowych na danym stanowisku i przypisywanie im domyślnych kont księgowych. Dzięki temu możliwe jest szybsze rejestrowanie operacji kasowych, a operator kasy modułu nie musi znać obsługi zakładowego planu kont – wystarczy, że wskaże odpowiedni charakter realizowanej operacji KW lub KP.

Ewidencja operacji bankowych

Moduł umożliwia pracownikom działu księgowości rejestrowanie operacji bankowych na podstawie wyciągów bankowych i prowadzenie rozdzielne wielu rachunków bankowych. Rejestrowane operacje mogą być powiązane bezpośrednio z kontrahentami, fakturami lub rozrachunkami. W trakcie rejestrowania operacji można automatycznie tworzyć pozycje raportu bankowego na podstawie przelewów, jakie zostały złożone w danym rachunku bankowym. Moduł umożliwia prowadzenie rachunków bankowych w walutach obcych, jak również rejestrowanie walutowych operacji bankowych na rachunkach prowadzonych w złotówkach.
Funkcjonalność może być rozszerzona o elektroniczny import wyciągów bankowych. Dzięki temu żmudna praca związana z ręcznym wprowadzaniem operacji wyciągu zostaje znacznie przyspieszona. Podczas importu wyciągu system automatycznie kojarzy wpłaty od kontrahentów z zapłatami za faktury, a wypłaty z wyemitowanymi wcześniej przelewami i należnościami. Czas poświęcany na obsługę rachunku bankowego drastycznie się zmniejsza. System finansowo – księgowy obsługuje tzw. speed collect – indywidualne numery rachunków płatności dla poszczególnych klientów, co ułatwia i przyspiesza rozliczanie płatności na należności.

Obsługa przelewów

Moduł umożliwia pracownikom działu księgowości wystawianie przelewów na całość lub część zobowiązania i ich drukowanie bądź przekazanie do systemu bankowości elektronicznej. Informacja o złożonych przelewach jest widoczna w trakcie przeglądania rozrachunków. Dzięki wieloetapowemu procesowi generowania i zatwierdzania przelewów, konfiguracja modułu będzie odpowiadać uprawnieniom decyzyjnym w firmie odnośnie zatwierdzania płatności.
Nasz program do prowadzenia księgowości umożliwia też pracownikom działu księgowości integrację z zewnętrznym systemem bankowym i generowanie pliku z przelewami krajowymi, do ZUS i US, jak i przelewy dla dostawców, przelewy prowizji i różnego rodzaju opłat, na lokaty i wynagrodzeń dla pracowników, w formacie akceptowalnym przez dany system bankowości elektronicznej (np. pliki w formacie txt, xml, inne). Dzięki temu użytkownicy oszczędzają czas, nie muszą wprowadzać danych osobno do każdego z systemów. W kilka minut można wykonać nawet kilka tysięcy przelewów jednocześnie.

Moduł służy do prowadzenia rejestru środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i ich rozliczania księgowego (liczenia amortyzacji). Wspiera również prowadzenie ewidencji wyposażenia, z obsługą procesów inwentaryzacji.

Kartoteka środków trwałych

Kartoteka środków trwałych zawiera oprócz danych podstawowych, niezbędnych do prawidłowego liczenia amortyzacji, również dane dodatkowe., takie jak elementy składowe środka trwałego, osoba użytkująca, pomieszczenie, numer seryjny. Wszystkie istotne zmiany danych na kartotece są wprowadzane za pomocą dokumentów opisujących zmiany, dzięki czemu system umożliwia uzyskanie informacji historycznej odnośnie stanu środka na wskazany dzień.

Amortyzacja

System finansowo – księgowy dla zarejestrowanych środków trwałych nalicza podatkową i finansową amortyzację. Amortyzacja dla każdego środka może być naliczana metodą degresywną, liniową bądź umorzeniem jednorazowym, przy czym metody te mogą być różne dla amortyzacji podatkowej i finansowej.

Plany amortyzacji

Po wprowadzeniu danych środka trwałego od razu dostępne są plany amortyzacji wynikające z aktualnych informacji o danym środku. Plany mogą być przeliczane w przypadku zmiany parametrów (np. zmiana metody amortyzacji).

Inwentaryzacja

Moduł umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, którą można przeprowadzać w oparciu o miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialne za środek trwały.