Świat biznesu nieustannie gna do przodu i jest zachłanny na nowe rozwiązania. Takie, które pozwalają jeszcze lepiej dopasowywać się do oczekiwań rynku, skalować działalność i zwiększać zadowolenie kontrahentów. To właśnie te czynniki stanowią jedne z najważniejszych wyzwań, z którymi mierzą się dziś przedsiębiorstwa. Czasem praca ludzkich rąk i moce przerobowe człowieka nie wystarczają – wtedy, z pomocą przychodzą rozwiązania technologiczne stworzone specjalnie po to, by wspierać firmy w szybkim i efektywnym działaniu. Elementy inteligentne i różnego rodzaju automatyzacje są obecne w systemach ERP od dawna, w większości przypadków nie jest to jednak jeszcze sztuczna inteligencja rozumiana, jako narzędzia wykorzystujące modele analogiczne jak np. chat GPT. Takie rozwiązania są powoli wprowadzane, ale większość automatyzacji dostępnych obecnie w ramach systemów nie jest jeszcze sztuczną inteligencją. Oczywiście są to rozwiązania zwiększające efektywność pracy i warte uwagi, dlatego, aby usystematyzować wiedzę o dostępnych rozwiązaniach, zebraliśmy w jednym miejscu te, które znajdują się w naszym oprogramowaniu. Elementy inteligentne i automatyzacje dostępne w ramach systemu ERP Teneum X to funkcje stworzone specjalnie po to, by odciążyć Twoich pracowników i uwolnić czas, który mogą poświęcić na realizację bardziej wymagających zadań.
Inteligentny system ERP czuwa nad wszystkimi procesami, które mają miejsce w organizacji. Monitoruje je i patrząc na nie z góry, szuka elementów, w których konieczne jest dokonanie poprawek, usprawnień, czy zmian. Rozwiązanie na bieżąco przekazuje użytkownikowi sugestie usprawnień bazując na aktualnych danych. Zdefiniowana wcześniej część zdarzeń może też odbywać się w pełni automatycznie i to urządzenie podejmuje decyzję, jak rozpatrzyć dany przypadek – np. inteligentny element systemu ERP służący do obsługi procesów handlowych, może samodzielnie zarządzać procesem rejestrowania płatności. Kiedy klient dokona zapłaty za swoje zamówienie, system automatycznie zaksięguje płatność. Dane dotyczące zapłaty zostaną następnie umieszczone na dokumentach sprzedaży i fakturach, które trafią do odpowiednich pracowników i kontrahenta.
Inteligentne elementy umieszczone w systemie Teneum X odciążają Twoich pracowników w wykonywaniu prostych, powtarzalnych czynności, jak i „poprowadzą za rękę” w tych zadaniach, które będą wymagały ich ingerencji, lub podjęcia decyzji. Rozwiązanie przekaże im dodatkowe podpowiedzi i sugestie dotyczące aktualnie realizowanych procesów.
Elementem oprogramowania jest automatyczny asystent, który powiadomi o sprawach czekających na Twoją decyzję oraz zadaniach do wykonania. Przekaże również sugestie lub podpowiedzi wynikające z aktualnego kontekstu pracy w systemie. W każdej chwili możesz zapytać asystenta o potrzebne informacje związane zarówno ze sprawami Twojego biznesu np. obsługa: zamówień, faktur, rozrachunków, dokumentów magazynowych, jak i spraw dotyczących pracowników czy związanych z pełnioną przez Ciebie w organizacji rolą.
Rozwiązania dostępne w Teneum X
Automatyczne generowanie dokumentów sprzedażowych
Rozwiązanie usprawnia i automatyzuje proces generowania dokumentów magazynowych oraz sprzedażowych. Podczas realizacji zamówienia, na odpowiednich jego etapach, system samodzielnie wystawia potrzebne dokumenty oraz uzupełnia wymagane dane. Jeśli w systemie brakuje informacji o koniecznych do wystawienia dokumentu danych, to operator zostaje o tym poinformowany. Po uzupełnieniu brakujących informacji proces ponownie przebiega automatycznie.
Automatyczna rejestracja zapłaty
Oprogramowanie wspiera zarządzanie procesem rejestrowania płatności już na etapie importu wyciągów bankowych (integracja z webservice), gdzie automatycznie zostają zaimportowane transakcje i rozwiązanie rozpoznaje od kogo i za co. Dane dotyczące zapłaty są następnie umieszczane na odpowiednich dokumentach sprzedaży i fakturach.
Automatyczna obsługa zamówień (BOK)
Automatycznie działający BOK usprawnia kontakt z klientami i realizację zamówień, jednocześnie odciążając pracowników z realizacji powtarzalnych czynności, czy uwag do zamówień. System sam analizuje zamówienia / uwagi i rozpoznaje co jest powinno zostać zweryfikowane przez operatora.
Określanie wartości brutto na podstawie zadanej wartości netto
Automatyczny mechanizm określenia wartości brutto wybranych składników, aby uzyskać zadaną: konkretną wartość netto lub zmianę wartości netto. Jeżeli automat nie znajdzie idealnego dopasowania, to ustawi wartość brutto, która będzie najbliższa szukanej wartości netto. Rozwiązanie nie wymaga konfiguracji i dobrze się sprawdza w różnych systemach i konfiguracjach ubezpieczniowo-podatkowych.
Powiadomienia dotyczące procesów kadrowo-płacowych
Automatyczne generowanie monitów przypominających m.in.: o kończących się lub nieaktualnych badaniach lekarskich oraz szkoleń, o kończących się umowach, o zmianie uprawnień urlopowych, o upływającej ważności parametrów płacowych itd.
Inteligentne analizy
Wybrane zestawienia zawierają dodatkowe informacje dla użytkownika wskazujące na anomalie w prezentowanych danych lub na konieczność podjęcia jakichś czynności (np. sugestia generowania plików ePPK w zestawieniu kwalifikacji uczestnictwa w PPK).
Sprawdzenie miesiąca
Wprowadzono kontrolny mechanizm „Sprawdzenia miesiąca” pod kątem płacowym. Realizuje on automatyczne testy bieżących danych, aby wskazać na anomalie, zmiany, błędy czy wykryte braki w procesie naliczania list płac. Przygotowane testy są odpowiedzią na najczęstsze sytuacje, które dotykają użytkownika aplikacji kadrowo-płacowej, a które zauważone odpowiednio wcześniej pozwoliłby uniknąć niepotrzebnych korekt czy wyjaśnień. Zakres testów nie jest zamknięty i w razie potrzeby można rozszerzać funkcjonalność analizy o dołożenie kolejnych sprawdzeń.
Automatyczna kontola aktywności w systemie VIES
System automatycznie sprawdza aktywność kontrhenta w systemie VIES. Dzieje się to zarówno na zamówieniach, przy wydaniu z magazynu oraz przy wystawianiu faktury.
Automatyzacja zarządzania magazynem
System WMS kompleksowo automatyzuje zarządzanie magazynem i daje duże możliwości zwiększania jego wydajności. Dziesiątki algorytmów analizujących cały czas magazyn i procesy sprzedaży, sterują pracą w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać dostępne zasoby. Pozwala to optymalizować czas realizacji zamówień, monitorować całościowy stan magazynu oraz wychwytywać z wyprzedzeniem i eliminować błędy.
Automatyczne księgowanie
System wykonuje automatyczne księgowanie dokumentów pochodzących z innych modułów rozwiązania (np.dokumenty VAT).
Rozliczenia międzyokresowe
System wyposażony jest w mechanizm tworzenia automatycznych rozliczeń międzyokresowych, który ułatwia pracownikom działu księgowości prowadzenie kontroli comiesięcznych księgowań dotyczących np. ubezpieczeń, prenumerat itd.
Faktury kosztowe
Rozszerzenie standardowych struktur procesu workflow o pola i funkcje charakterystyczne dla ewidencji faktur kosztowych w firmie. Dzięki ewidencjonowaniu dodatkowych danych realizowana jest automatyczna dekretacja dokumentu. Wykorzystanie dodatku znacznie skraca proces wdrożeniowy konfiguracji procesów związanych z obiegiem faktur kosztowych.
Integracja z OCR
Rozszerzenie umożliwiające integrację z rozwiązaniem Docparser OCR wspierającym optyczne rozpoznawanie znaków na różnego rodzaju dokumentach.
Planowanie zaopatrzenie
Algorytmy służące do krótkoterminowego, jak i długofalowego planowania zaopatrzenia, mogą przyjmować dowolną formę i brać pod uwagę zmienne i korelacje najistotniejsze dla danej strategii planowania zaopatrzenia. Są opracowywane zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy i na bieżąco aktualizowane.
Sprawdź inteligentne rozwiązania w systemie ERP Teneum X
Piotr Krupiarz
Menadżer ds. rozwoju biznesu