Automatyzacja procesów księgowych i finansowych

Procesy finansowo-księgowe stanowią istotny trzon działalności przedsiębiorstwa. Jednakże składa się na nie szereg zadań powtarzalnych i żmudnych. Automatyzacja procesów księgowych nie tylko odciążą pracowników działu finansowego, ale jednocześnie wpływa korzystnie na efekty pracy całej firmy.

Z biegiem lat, problemy i potrzeby stojące przed działami księgowymi stale wzrastają. Dziś już nikt nie ma czasu na ciągłe ręczne wypisywanie faktur, a zwłaszcza szukanie ich w obszernym archiwum. Z jakimi wyzwaniami mierzą się dzisiejsi przedsiębiorcy w zakresie finansów i księgowości?

Przodującym trendem, który można zauważyć w wielu firmach jest automatyzacja księgowości oraz wykorzystanie zaawansowanych algorytmów. Pozwalają one na obszerne analizy i generowanie danych w ekspresowym tempie. Co więcej, automatyzacja księgowości to przede wszystkim oszczędność czasu oraz pieniędzy. Systemy ERP wpływają pozytywnie na oszczędność czasu, gdyż pracownikom odchodzą monotonne obowiązki.

Kolejnym wyzwaniem w zakresie automatyzacji księgowości jest zastosowanie aplikacji mobilnych. Współczesne systemy zarządzania coraz częściej oferują nie tylko wersje desktopowe swoich oprogramowań, a również te mobilne. Posiadanie zintegrowanego systemu na smartfonie pozwala na dostęp do danych na temat księgowości w dowolnym miejscu i czasie.

Ostatnim, ale niemniej ważnym trendem współczesnej księgowości jest zastosowanie oprogramowania w chmurze. W dzisiejszych czasach, przetwarzanie danych jest istotne w przepływie informacji pomiędzy klientem a firmą. W dowolnej chwili, zarówno kontrahent jak i ksiegowy może dokonać weryfikacji konkretnej faktur.

Automatyzacja procesów księgowych pozwala zaoszczędzić czas i usprawnia realizację zadań. Narzędzie automatyzujące proces wprowadzania faktur do programu księgowego nie tylko wyręcza pracowników ze żmudnego przepisywania ich, ale – przede wszystkim – jest sposobem na wypracowanie optymalnych procedur pracy.

Rejestrowanie dokumentów księgowych może jednak odbywać się nadal ręcznie lub automatycznie. Umożliwia to korygowanie ewentualnych błędów, ale jednocześnie przyspiesza codzienną pracę.

Cała dokumentacja jest uwzględniana w podziale na rejestry księgowe, ponadto dokumenty VAT dodatkowo w rozbiciu na rejestry VAT. Każdy dokument może mieć jeden z dwóch stanów: niezaakceptowany – możliwość korekty lub modyfikacji zapisów i zaakceptowany – oznaczający, że redagowanie zostało zakończone i jest on gotowy do zaksięgowania. Automatyzacja procesów księgowych wspiera wzrost efektywności pojedynczych osób, a tym samym również całego zespołu.

Proces automatyzacji w księgowości to nic innego jak wprowadzenie za pomocą odpowiednio dostosowanych systemów takich procesów, które pozwolą na osiągnięcie optymalnych wyników oraz rezultatów mniejszym nakładem pracy. W kontekście automatyzacji księgowości rozumie się przejście z manualnych czynności na zastosowanie specjalnych algorytmów, które pozwalają na ekspresowe wprowadzanie faktur do systemu, obrót dokumentami w systemie czy zestawienie ich wszystkich razem. Pozwala to na dogłębne analizy dla przedsiębiorstwa, a także zaoszczędzenie czasu na inne, wymagające czynnika ludzkiego działania.

Dzięki integracji systemu księgowego i finansowego z pozostałym, używanym w firmie oprogramowaniem, księgowanie dokumentów staje się jeszcze łatwiejsze.

Integracja z systemem worklflow zapewnia księgowości szybki dostęp do wszystkich istotnych dokumentów. Jednocześnie inne zespoły mają zapewniony dostęp do bieżących, aktualnych danych finansowych. System umożliwia integrację także z dowolnym bankiem. Drajwery wymiany danych z konkretnymi bankami są dostępne w formie dodatków i obejmują: Bank PKO S.A., Bank PKO BP, Santander, MBank, Citi Bank, BGŻ BNP Paribas itp.

Ponadto system finansowo-księgowy może zostać wzbogacony o elektroniczny import wyciągów bankowych. Przyspiesza to żmudną pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem każdej operacji. Podczas importu wyciągu system automatycznie kojarzy wpłaty od kontrahentów z zapłatami za faktury, natomiast wypłaty z emitowanymi wcześniej przelewami i należnościami. Automatyzacja procesów księgowych sprawia, że czas poświęcany na obsługę rachunku bankowego drastycznie się skraca.

Płynny przepływ informacji między pracownikami zapewnia integracja systemu finansowo-księgowego z systemem workflow. Stanowi on centralne miejsce, w którym przetwarzane są wszystkie zdarzenia w firmie. Dzięki temu dostęp do aktualnych danych finansowych zyskują pracownicy innych działów.
Jakie korzyści płyną z wdrożenia systemu automatyzującego procesy księgowe?
Korzystanie z systemu dedykowanego działom księgowo-finansowym to szereg korzyści. Należą do nich:

• redukcja czasu przeznaczanego na powtarzalne zadania,
• możliwość oddelegowania pracowników do bardziej skomplikowanych i wymagających zadań,
• przyspieszenie wszystkich procesów finansowo-księgowych,
• minimalizacja ryzyka wystąpienia błędu,
• zredukowanie kosztów,
• zapewnienie płynności finansowej,
• wiarygodna ocena kondycji firmy.

Często przy wdrożeniach systemów, przedsiębiorcy zadają sobie kluczowe pytanie: ,,Czy warto je zastosować i jakie będą tego efekty?”. Odpowiedź jest prosta. Mianowicie, wdrożenie systemu do automatyzacji księgowości w firmie przyczynia się nie tylko do efektywniejszego zarządzania dokumentacją, ale także skraca czas na wystawienie faktur. Dawniej przedsiębiorcy musieli liczyć się z szukaniem jej wśród obszernych stosów segregatorów, a dziś jest to możliwe za pomocą jednego kliknięcia w panelu systemu. To, co jest równie ważne to kwestia oszczędności zasobów pieniężnych. Łatwo można zauważyć, że w przypadku dużych firm posiadających liczną grupę klientów, przedsiębiorstwo drukując dokumenty, musiałoby przeznaczyć na takie działania sporą część swoich przychodów. Ponadto, automatyzacja procesów księgowo- kadrowych przyczynia się do lepszego przepływu informacji pomiędzy działami. W jednej chwili, zarówno osoba odpowiedzialna za księgowość, jak i zarządzający magazynem są w stanie zweryfikować istotne dla nich dane.