Cele wdrożenia systemu ERP

Kiedy pojawia się temat wprowadzenia rozwiązania ERP w firmie, zwykle kładzie się nacisk na dobrą komunikację z zespołem oraz dokładne zaplanowanie wszystkich działań związanych z samą implementacją. Jednak aby strategia zadziałała, potrzebne jest wyznaczenie celów wdrożenia. W poniższym artykule pragnę wyjaśnić, dlaczego to cele stanowią podstawę zmian i w jaki sposób je opracować. 

Jeżeli rozważasz implementację nowego systemu w firmie, zastanów się, jakie cele wdrożenia systemu ERP chcesz osiągnąć. Ustalenie ich oraz określenie mierników realizacji to najważniejsza czynność, którą należy wykonać w pierwszej kolejności. Czy to rozwiązanie jest Ci potrzebne tylko po to, aby usprawnić działanie wewnątrz firmy, czy też, żeby dogonić konkurencję? Warto wziąć przykład z innych firm, ponieważ dzięki temu oprogramowaniu są bardziej konkurencyjne na rynku. Bez ERP Twoja firma nie zrealizuje tyle zamówień, ile by mogła, oraz nie wyśle ich tak szybko, jak inne przedsiębiorstwo. Klient zawsze wybierze ofertę, która jest dla niego korzystniejsza. 

Ustalenie celów zwiększa szansę na powodzenie projektu i ułatwia porównanie oferty dostawców. Poza tym bez tej informacji nie zweryfikujesz tego, czy wdrożenie systemu faktycznie będzie wsparciem dla firmy i da efekty, których oczekujesz. Ustalenie z góry potrzeb, które ma zrealizować oprogramowanie, pozwoli zidentyfikować potencjalne problemy i przygotować odpowiednie rozwiązanie

Mierniki realizacji celów to rezultaty, które są mierzalne i weryfikowalne. Jeżeli precyzyjnie je określisz, to będziesz w stanie skorzystać z pełni potencjału wdrożenia systemu ERP. Pod uwagę należy wziąć rezultaty długofalowe, bezpośrednie, lub produktowe. Długofalowe to takie, które definiują zmiany możliwe do osiągnięcia w perspektywie np. kilku miesięcy lub lat. Bezpośrednie rezultaty opisują efekty, które uzyskasz dzięki skorzystaniu z rozwiązania ERP (np. redukcja czasu rozliczania faktury). Z kolei pod pojęciem „produktowe” kryje się wszystko, co powstanie dzięki implementacji oprogramowania (np. szybszy przepływ dokumentów w organizacji). 

Skoro wiesz już, jak ważne jest ustalenie celów, warto zastanowić się, w jaki sposób je wyznaczyć. Opracowywanie ich w samotności może być jednak trudne. Dlatego dobrym pomysłem jest zaangażowanie w ten proces pracowników. Posiadają oni wiedzę i doświadczenie, które może być dla Ciebie niezbędne w ułatwieniu przeprowadzenia projektu. Korzystając na co dzień z obecnego systemu pracy wiedzą, czego im trzeba, a co do tej pory dobrze się sprawdzało. 

Pomoc zewnętrznych konsultantów może być równie przydatna. Posiadają oni wiedzę ekspercką oraz doświadczenie w realizacji podobnych projektów. Osobom z zewnątrz czasem łatwiej przyjrzeć się sytuacji przedsiębiorstwa w sposób obiektywny. Doradcy będą w stanie wskazać najważniejsze punkty, które warto usprawnić w firmie. Nie zapominaj jednak, że pomóc w zdefiniowaniu celów biznesowych może także dostawca systemu ERP. Szczególnie jeżeli wcześniej wdrażał oprogramowanie w tej samej, lub podobnej branży. 

Cele wdrożenia systemu ERP można zdefiniować na wiele sposobów. Najpopularniejsze z nich to metoda SMART oraz podejście zwinne. 

Metoda SMART to popularna i prosta – przynajmniej pozornie – technika definiowania celów. Słowo „smart” oznacza w języku angielskim „sprytny” i tworzy akronim pięciu słów: specific, measurable, attractive, realistic, timely defined. Co to konkretnie oznacza? Te słowa odpowiadają cechom, jakie powinny mieć cele, aby się sprawdziły. 

• S – sprecyzowany – cel powinien być konkretny i precyzyjnie określać, co chcesz osiągnąć. 
• M – mierzalny – powinien być łatwy w zweryfikowaniu postępów. 
• A – atrakcyjny – nie, nie chodzi o to, czy Twoje cele są ładne. Atrakcyjność oznacza w tym przypadku korzyści, które ma Ci przynieść. 
• R – realistyczny – coś, co jest możliwe do osiągnięcia. Nie chodzi o to, by cel był mało ambitny, a o to, aby dobrze zaplanować, czy masz wystarczające zasoby, aby go osiągnąć. 
• T – terminowy – inaczej: określony w czasie. Na tym etapie wyznaczasz termin, w jakim chcesz zrealizować cel. 

W teorii ta taktyka wydaje się prosta, ale w praktyce z początku może być trudno połączyć wszystkie cechy w jednym celu. Dlatego warto skorzystać z pomocy osób, które miały wcześniej doświadczenie w korzystaniu z metody SMART.

Podejście zwinne to nic innego, jak unikanie zbędnych rzeczy na drodze do realizacji celu wdrożenia. Dlatego strategia zwinna składa się z trzech etapów, które pomagają wyeliminować niepotrzebne rozpraszacze w projekcie. Pierwszy z nich obejmuje generowanie pomysłów. Dobrym sposobem jest burza mózgów. Umożliwia ona podzielenie się różnymi rozwiązaniami. Kolejnym krokiem jest ocena potencjału i rentowności wymyślonych rozwiązań, a także zastanowienie się nad zagrożeniami, które z nich wynikają. Gdy uda się to zrobić, możesz przejść do ostatniej części strategii, którą jest wybór. W tym momencie masz wystarczająco wiele informacji, aby zdecydować, na którym z pomysłów wygenerowanych wcześniej przedsiębiorstwo powinno się skoncentrować. 

Cele wdrożenia systemu ERP powinny zostać ustalone na samym początku, ponieważ przede wszystkim realizacja projektu wdrożeniowego staje się o wiele prostsza. Zdefiniowanie założeń przy jednej z podanych wyżej metod pozwala także uniknąć zbędnych kosztów, ponieważ skupiasz się tylko i wyłącznie na potrzebnych zmianach. Implementacje, w których cele ustala się przed rozpoczęciem pracy, mają też większą szansę powodzenia. Skrupulatne przygotowanie do tematu pozwoli Ci na odpowiednią komunikację z zespołem – wiedząc, co chcesz osiągnąć, przekonasz ludzi, aby poszli za Tobą. Pamiętaj, że pracownicy mogą z początku niechętnie podchodzić do zmiany. Dlatego znając cele wdrożenia, łatwiej będzie Ci umieścić tę wizję w codzienności Twojej firmy.

Samo podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu ERP nie jest wystarczające. Taki projekt powinien być dokładnie przemyślany i zaplanowany. W tym celu możesz skorzystać ze wskazówek umieszczonych w tym artykule. Czy będzie to metoda SMART, czy pomoc dostawcy oprogramowania – teraz kiedy wiesz, jakie korzyści wynikają ze zdefiniowania założeń, możesz rozpocząć przygotowania do wprowadzenia nowego rozwiązania w firmie.