Darmowy program płacowo-kadrowy – czy jest w stanie spełnić wymogi prawne?


Darmowy program płacowo-kadrowy - czy jest w stanie spełnić wymogi prawne?

Dokładne i rzetelne realizowanie działań w obszarze kadr i płac jest istotne zarówno dla pracowników, jak i zarządu firmy. Aby móc je solidnie prowadzić niezbędny jest dopasowany do potrzeb system IT. Program płacowo-kadrowy to przede wszystkim komfort pracy i pewność, że wszelkie procesy związane z tym obszarem będą przebiegały poprawnie. Wiele przedsiębiorstw odwleka decyzję o wdrożeniu takiego systemu ze względu na obawę przed wysokimi kosztami. Z kolei mało kto wie, że istnieją darmowe programy płacowo-kadrowe. Jednak pozostaje pytanie, czy takie rozwiązanie może efektywnie wspierać przedsiębiorstwa? Odpowiedź zależy od tego, jakie potrzeby ma konkretna organizacja. Aby ułatwić proces wyboru odpowiedniego rozwiązania, zebraliśmy zalety i wady darmowych systemów kadrowo-płacowych. Ułatwi to porównanie ich z płatnymi narzędziami.

Zalety darmowych programów płacowo-kadrowych

Małe ryzyko wdrożenia

Jedną z najważniejszych zalet takiego rozwiązania jest mało ryzyko wdrożenia. Ze względu na to, że system płacowo-kadrowy jest darmowy, właściciele nie ponoszą ryzyka związanego z implementacją go w swoim przedsiębiorstwie. W razie niedopasowania rozwiązania do ich potrzeb nie ponoszą żadnych istotnych kosztów, oprócz zainwestowanego w sam proces wdrożenia czasu. Jest to szczególnie wartościowe rozwiązanie dla małych firm, których potrzeby zwykle są mniej złożone niż te, dużych przedsiębiorstw. Jest duża szansa, że z powodzeniem będą mogły być realizowane w darmowym systemie.

Dostęp do danych osobowych

Dostęp do danych pracowników jest kolejną zaletą darmowego systemu kadrowo-płacowego. Dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania każdy w firmie ma możliwość sprawdzenia, czy wypłata za miniony miesiąc się zgadza i czy wszystkie dane są zgodne ze stanem faktycznym. Oprócz tego dane są aktualizowane na bieżąco, dlatego pracownik nie musi martwić się o zmianę umowy i nieprawidłowości pojawiające się z tego tytułu np. brak awansu – takie rozwiązanie jest dostępne w niektórych darmowych systemach płacowo-kadrowych, lecz nie jest standardem w każdym z nich, więc warto zweryfikować tę funkcję przed ewentualną decyzją o wdrożeniu.

Oszczędność czasu

Darmowy program płacowo-kadrowy umożliwia działowi personalnemu zaoszczędzenie mnóstwa czasu. W części tego typu rozwiązań możliwe jest automatyczne generowanie raportów, które pozwalają na ocenę wydolności pracowników przez osoby zarządzające na podstawie ich karty pracy.

Wady darmowych rozwiązań płacowo-kadrowych

Brak dopasowania do potrzeb firmy

Niestety, darmowe rozwiązania mimo wielu zalet posiadają też wady, które niekiedy mogą zaważyć na decyzji o wdrożeniu. Głównym powodem, dla którego przedsiębiorcy rezygnują z darmowych systemów płacowo-kadrowych jest brak dopasowania do specyficznych potrzeb organizacji. Takie rozwiązanie nie zawsze dostarcza wszystkich funkcji pozwalających na pełną optymalizację i automatyzację. Istnieją przedsiębiorstwa, których procesy są na tyle specyficzne, że darmowe oprogramowanie nie spełni ich oczekiwań i muszą decydować się na płatne narzędzia.

Brak wsparcia serwisowego

Im większa firma, tym więcej ma oczekiwań. Wspomniany wcześniej system płacowo-kadrowy, choć darmowy, nie zawsze potrafi sprostać wszystkim potrzebom przedsiębiorstwa. Problem pojawia się w momencie, kiedy rozwiązanie nie jest w stanie dostosować się do konkretnych wyzwań, a proces wsparcia przy wdrażaniu nowych elementów, wynikających np. ze zmian prawnych, nie istnieje.

Podsumowanie

Darmowy system płacowo-kadrowy mimo wielu zalet, posiada też wady, które mogą zaważyć na decyzji o jego implementacji. Najważniejszymi z nich jest niedopasowanie do indywidualnych potrzeb oraz brak wsparcia serwisowego. Dla wielu firm takie oprogramowanie nie będzie wystarczające i już na początku należałoby zastanowić się nad bardziej dopasowanym do potrzeb systemem.