Jak firmy szkoleniowe korzystają z ERP?

System ERP to rodzaj oprogramowania, które ma za zadanie usprawnić pracę w wielu działach przedsiębiorstwa i ulepszyć przepływ informacji pomiędzy nimi. Zazwyczaj składa się z różnych modułów, obejmujących konkretne obszary firmy, takie jak księgowość, zarządzanie produkcją, handel i dystrybucja, czy zarządzanie dokumentacja. W przypadku rozwiązania dedykowanego istnieje możliwość dopasowania ich do potrzeb, tak, by zoptymalizować pracę i wspomóc realizację celów biznesowych. Czy takie rozwiązanie znajduje zastosowanie w branży szkoleniowej? Odpowiedź brzmi – tak. Jak działa system ERP dla firmy szkoleniowej i w jaki sposób radzi sobie z jej wyzwaniami? Opowiadam o tym w dalszej części tekstu.

Aby zrozumieć, jak system ERP dla firmy szkoleniowej odpowiada na jej potrzeby, należy najpierw wyjaśnić, z jakimi trudnościami zwykle mierzą się organizacje z tej branży. 

Takim przedsiębiorstwom najwięcej problemów przysparza kwestia organizowania i administracji pracy. Zazwyczaj pracownicy korzystają z różnych programów – osobny do rozliczeń, zarządzania klientami, harmonogramów szkoleń… O ile firma nie używa podstawowego, darmowego oprogramowania, które często ma ograniczone możliwości, może stracić wiele pieniędzy na odnawianiu licencji i kupowaniu nowych, aktualnych programów. Poza tym przełączanie ekranu pomiędzy nimi zabiera trochę czasu w skali całego dnia i wpływa na obniżenie koncentracji na zadaniu. Osoby zatrudnione w firmie pracują też na osobnych plikach, ponieważ zwykle nie ma wspólnej bazy danych. To z kolei później przekłada się na więcej obowiązków dla działu księgowości, który musi przeliczyć wszystko na podstawie wielu dokumentów. Jeśli przedsiębiorstwo posiada swoją platformę e-Commerce, na której sprzedaje kursy szkoleniowe, brak integracji między stroną internetową a systemem może prowadzić do wielu nieścisłości i błędów.

Ze względu na powyższe trudności, system ERP dla firmy szkoleniowej powinien składać się z modułów, które będą wspierały różne zakresy działalności. Wdrożenie oprogramowania przynosi przedsiębiorstwu wiele korzyści. Poniżej wyjaśniam, jak odpowiednie obszary mogą zoptymalizować pracę w Twojej organizacji. 

Pierwszym z nich jest CRM, czyli rozwiązanie, które pozwoli uporządkować proces sprzedaży szkoleń i zarządzania relacjami biznesowymi z klientami. Dzięki niemu można systematycznie zwiększać lojalność osób korzystających z usług szkoleniowych. Obsłużenie ich staje się efektywne z uwagi na większą automatyzację pracy BOK-u. Dostęp do kompletnych informacji o historii relacji z klientem i jego potrzebach ułatwia sprzedawcom dopasowanie i spersonalizowanie ofert. Automatyczna wysyłka wiadomości i inne formy kontaktu są dzięki temu bardziej skuteczne.

Możliwość integracji systemu ERP z platformą e-Commerce to kolejne udogodnienie i jednocześnie ważna część oprogramowania. Spójność kanałów marketingowych łączy się z rozwiązaniem CRM, a oferta jest dostępna dla zainteresowanych przez całą dobę. Wszystkie ustalone w systemie reguły zostają odwzorowane na stronie internetowej. Ogranicza to występowanie błędów związanych np. z informacjami o zamówionych kursach, ponieważ przepływ danych odbywa się automatycznie i nie wymaga ingerencji pracownika.

Kolejną ważną funkcjonalnością jest zarządzanie przepływem pracy i dokumentami. Układanie harmonogramu pracy szkoleniowców będzie szybsze, a dzięki dostępowi online, możliwe o każdej porze. Jeżeli więc zajdzie potrzeba dostosowania planu do nowej grupy klientów lub wykładowca się rozchoruje, w każdym momencie można będzie wprowadzić zmiany w grafiku zajęć. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów dostęp do najważniejszych plików jest o wiele łatwiejszy i bardziej intuicyjny. W całej organizacji praca odbywa się na jednej bazie danych, co eliminuje błędy związane z manualnym przenoszeniem danych z różnych programów w jedno miejsce.

Firmy z bogatą ofertą szkoleń często zatrudniają wielu wykładowców, którzy mają różnorodne kwalifikacje. Jednak jeśli szkoleniowiec prowadzi różne kursy, może to prowadzić do zamieszania związanego z rozliczaniem czasu pracy i naliczaniem wynagrodzenia. W takim wypadku warto rozważyć wdrożenie modułu zarządzania personelem i księgowością. System kadrowy umożliwia stworzenie oraz redagowanie list płacowych, uwzględniających zarówno składki ZUS, jak i wszelkie potrącenia. Następnie automatycznie je księguje. Pozwala również na samodzielne ewidencjonowanie godzin pracy przez portal pracownika. Dzięki cyfryzacji tego procesu, ryzyko pomyłek maleje, a raporty mogą być wysyłane do urzędów i instytucji finansowych terminowo. Zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi, aktualizowana na bieżąco, daje pewność, że są one poprawne.

Jeśli szukasz rozwiązania ERP dla firmy szkoleniowej, to weź pod uwagę wyzwania, na które system powinien odpowiadać. Nie wszystkie wymienione wyżej moduły muszą być wdrożone w Twojej organizacji – w przypadku systemu dedykowanego, możesz dopasować je do specyfiki przedsiębiorstwa. Warto wcześniej przygotować sobie cele biznesowe, które ma spełniać. Dzięki temu dostawca dużo lepiej zrozumie Twoje potrzeby i pomoże dostosować do nich oprogramowanie.