Zmiana systemu ERP - czy to już czas?

Według danych Computerworld 30% polskich firm miało w planach w 2017 roku zmianę systemu IT. Z kolei z danych Panorama Consulting wynika, że 17% wszystkich wdrożeń systemów wspomagania zarządzania na świecie to właśnie zmiana systemu ERP. 

Skoro tak duża część firm zastanawia się wymianą systemu, to muszą być ku temu poważne powody. Przyczyny mogą być różne: ograniczenia funkcjonalne i wydajnościowe systemu, wzrost kosztów utrzymania rozwiązań IT, brak koniecznych aktualizacji systemu, brak możliwości rozwoju systemu i dostosowania do zmieniających się potrzeb organizacji. Jeśli firma w dostawcy oprogramowania nie widzi partnera, któremu zależy na rozwoju jej biznesu, to na pewno zacznie się ona zastanawiać nad zmianą. Taka decyzja jest jednak bardzo trudna.  

Bez względu na to, z którym z wymienionych powodów ma do czynienia firma, jego występowanie przyczynia się zawsze do obniżenia efektywności. Wysoka efektywność sprawia, że firma może konkurować na rynku, być atrakcyjna dla klientów, rozwijać się. Dlatego w przypadku pojawienia się wymienionych wcześniej ograniczeń warto postawić sobie pytanie: czy dzięki współpracy z obecnym dostawcą firma jest bardziej efektywna? Jeśli nie, to czy istnieje możliwość zmiany sposobu współpracy z obecnym dostawcą na taki, który byłby dla firmy satysfakcjonujący. Jeśli odpowiedź nadal brzmi “nie”, to czas, aby spojrzeć prawdzie w oczy – najwyższy czas na zmiany.

Firmy, które myślą o zmianie systemu mają za sobą już co najmniej jedno wdrożenie. Wiedzą więc z jak dużym nakładem pracy i zaangażowaniem po stronie osób zarządzających firmą to się wiąże. Należy jednak uświadomić sobie, że system ERP jest układem nerwowym firmy. Jeśli firma dopuści do uszkodzenia układu centralnego, zaskutkuje to ogólnym osłabieniem organizmu. Dlatego, nawet jeśli w planach organizacji nie było ponownego poświęcania czasu osób zarządzających na zaangażowanie w taki projekt, to bilans zysków i strat wyraźnie wskazuje, że konieczna będzie zmiana systemu ERP. Aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia nowego projektu wdrożeniowego do procesu wyboru nowego dostawcy trzeba podejść w odpowiedni sposób.

Najtrudniej zawsze jest zacząć. Rzeczy dużych i wielkich nie robi się w pojedynkę. Jeśli firma dojrzała do decyzji o zmianie, to warto jest wybrać osoby, które będę odpowiedzialne za wybór nowego partnera, jak i później w realizację projektu. W proces wyboru nowych rozwiązań na pewno zaangażowany będzie zarząd. Natomiast po podjęciu decyzji i rozpoczęciu prac projektowych, w firmie musi zostać wyznaczona osoba, która będzie liderem tej zmiany. To do niej w trakcie prac należeć będzie ustalanie kolejności wykonywania działań w projekcie oraz ich późniejszy odbiór. Powinna być to osoba która dobrze zna organizację i wie jakie cele zostały postawione przed projektem. Nie zawsze musi to być osoba reprezentująca zarząd. Często w firmach kierownikiem projektu (liderem) zostaje dyrektor operacyjny, kierownik produkcji czy magazynu. Istotne jest, aby taka osoba  była zaangażowana w projekt od początku procesu wyboru partnera. Ważne jest też to, aby na tym etapie skorzystać z doświadczeń wynikających z wdrożenia dotychczas wykorzystywanego systemu. Przeanalizowanie powodów wyboru poprzedniego partnera i wyciągnięcie wniosków z tego procesu pomoże określić które elementy można przy okazji nowego wdrożenia zrobić lepiej, jakich błędów można uniknąć oraz jak minimalizować potencjalne ryzyka.

Etap szukania nowego partnera zazwyczaj zaczyna się w internecie. System ERP, system WMS, system do zarządzania produkcją – po wpisaniu tych haseł w wyszukiwarkę ukazuje się kilkanaście różnych stron. Jak w gąszczu informacji wybrać firmę, z którą warto się skontaktować? Podróż po stronie dostawcy w większości wypadków zaczyna się od funkcji systemu. Czy rzeczywiście funkcje są jednak najważniejsze? Jeśli powodem podjęcia decyzji o zmianie nie były ograniczenia funkcjonalne, to zweryfikować należy nie tylko ten obszar. Podstawą budowania partnerstwa są relacje. Dlatego podczas wyboru firm do dalszego kontaktu, istotne jest to z jakimi firmami współpracuje dany dostawca i, co ważniejsze, jak ta współpraca się układa. Trudno jest to zweryfikować na pierwszym etapie wyboru. Dlatego ważne jest, aby w dalszych rozmowach z dostawcą poprosić o referencje i bezpośrednio skontaktować się z osobami, które korzystają z danego systemu. Ich opinia będzie stanowiła weryfikację tego, co dostawca deklaruje z tym, jak wygląda rzeczywistość po wdrożeniu.

Na pierwsze spotkanie z potencjalnym dostawcą warto przeznaczyć więcej czasu. Dobrze, aby już na tym etapie w proces zaangażowane były osoby decyzyjne w całym projekcie. Dobre spotkanie to takie na którym zostaną poruszone kwestie celów biznesowych, oczekiwanych rezultatów, terminów projektu. To dobry moment, aby zapytać się o efekty wdrożenia systemu u obecnych klientów dostawcy i o tym, w jaki sposób na co dzień pracuje ze swoimi klientami. Ważnym elementem takiego spotkania jest omówienie metodyki w jakiej dostawca proponuje wdrożenie. Coraz częściej w projektach IT preferowane jest zwinne podejście. Ma ono na celu usprawnienie całego procesu, ale przede wszystkim umożliwia szybkie dostarczenie gotowych elementów (funkcjonalności) systemu. Biznes jest szybki, oczekiwania klienta rosną, procesy się zmieniają. Doświadczenie dostawcy powinno obfitować w przykłady, które potwierdzają, że ma on tego świadomość i potrafi takim wyzwaniom sprostać.

Jak podejść do współpracy po wdrożeniu, aby układała się ona jak najbardziej partnersko i pozwalała na rozwój firmy? Modeli współpracy jest bardzo wiele. Warto uświadomić sobie, że możliwości są w zasadzie nieograniczone, a sposób współpracy powinien ściśle wynikać z indywidualnych potrzeb firmy. Więcej w tym temacie w tekście: Wdrożenie i co dalej?