System ERP dla e-Commerce – jak może Ci pomóc?

Jakiś czas temu miałem przyjemność wystąpić w roli prelegenta podczas webinaru  „ERP dla E-commerce”. W czasie swojego wystąpienia poruszałem między innymi kwestię dopasowania systemu do swojego biznesu oraz zalety takich rozwiązań. Pomyślałem, że ten temat będzie interesujący, także dla czytelników bloga. Szczególnie teraz, kiedy branża e-Commerce przeżywa dynamiczny rozwój i potrzeba optymalizacji procesów operacyjnych rośnie.

Aby właściwie odpowiedzieć na to pytanie, należy zastanowić się, czym są systemy wspomagania zarządzania. Rozwiązania ERP wspomagają przedsiębiorstwa w każdym obszarze działalności. Ich wdrożenie może znacząco usprawnić funkcjonowanie firmy, jeśli przebiega jako następstwo świadomej analizy jej możliwości i potrzeb.

System ERP dla e-Commerce obecnie to jednak nie tylko zapewnienie niezbędnych funkcji. Obserwujemy dużą zmianę jaka zaszła w tym obszarze oraz pojmowaniu czym ERP jest. To, z czym mamy do czynienia dzisiaj, to podejście procesowe. Zaś podstawową bolączką współczesnych firm jest czas, którym dysponują pracownicy. Czas, który jest cennym i ograniczonym zasobem, a którego jednocześnie nie da się wydłużyć. Dlatego też zadaniem systemów ERP obecnie, nie jest tylko wspomaganie zadań księgowych, sprzedażowych, itp. Ich najważniejszą rolą jest takie wsparcie firmy, by jak najefektywniej wykorzystywała zasób czasu, jakim dysponują jej pracownicy. 

Istnieją zatem dwa podstawowe powody, dla których wdrożenia systemu w firmie zajmującej się sprzedażą internetową może okazać się „strzałem w dziesiątkę”. Są nimi automatyzacja procesów oraz ergonomia codziennej pracy. 

Dzięki automatyzacji procesów można przygotować swój e-sklep do skalowania poprzez łatwiejsze i szybsze wprowadzanie do oferty nowych produktów. Co więcej, dzięki automatyzacji obsługi zamówień możemy istotnie obniżyć koszty operacyjne, co zaś daje nam przestrzeń do stosowania agresywniejszej polityki cenowej. Brałem udział w projektach wdrożenia systemów ERP w e-Commerce, których efekty sięgały 95% zamówień realizowanych automatycznie, całkowicie bezobsługowo. Wcześniej, praktycznie wszystkich zamówień musiał “dotknąć” pracownik BOK-u. Skalę potencjalnych oszczędności każdy może oszacować analizując swój biznes. Zwykle te liczby robią wrażenie. 

O ile automatyzacja brzmi bardzo ciekawie, to ergonomia robi zwykle już mniejsze wrażenie. Całkiem niesłusznie, bo czas, który każdego dnia pracownicy marnują na żmudne wyszukiwanie informacji w systemach, potrzebnych funkcji czy przeklikiwanie się między oknami różnych rozwiązań, często liczony jest w godzinach. Rozwiązanie ERP dla e-Commerce, odpowiednio dostosowane do specyfiki procesów konkretnej firmy, to ergonomiczne i przyjazne środowisko pracy, które pozwala wykonywać codzienne zadania szybciej i efektywniej, czyli oszczędzać cenny czas.

Systemy ERP z reguły są na tyle elastyczne, że mogą posiadać zróżnicowane zestawy funkcji. Im większy biznes, o bardziej skomplikowanych procesach i otoczeniu, tym więcej modułów systemu potrzebuje. Kluczem do sukcesu jest uwzględnienie wszystkich swoich indywidualnych potrzeb. Ważne też, by dostawca oferował możliwość personalizacji – wówczas, nawet jeśli domyślnie oferowane funkcje nie spełniały naszych oczekiwań, mogą zostać odpowiednio dostosowane.

Wydaje się, że podstawową kwestią, którą powinniśmy kierować się przy doborze rozwiązania jest dobry system zarządzania zamówieniami. Firmy posiadające kilka kanałów sprzedaży, działające na wielu rynkach i posiadające szeroką ofertę asortymentową, mają przed sobą sporo wyzwań, którym muszą sprostać, by efektywnie obsługiwać swoich klientów. Jednak wdrożenie nowego systemu, wiąże się, często, z koniecznością integracji z tym, co już mamy. Integracji z innym używanym oprogramowaniem oraz określonym zestawem platform sprzedażowych. Elastyczność i gotowość do przeprowadzenia takich działań, stanowi ważną przesłankę podczas wyboru dostawcy.

Warto zacząć od przygotowania szkicu procesów – nazwać role poszczególnych pracowników i ich zadania. Po takim przygotowaniu, zapewne będziesz w stanie określić funkcje, których dana osoba potrzebuje, aby sprawnie realizować przydzielone jej zadania. Ułatwi to przygotowanie briefu projektu, który następnie warto rozesłać do firm wdrożeniowych, by na końcu porównać ich oferty.
Należy pamiętać o uwzględnieniu konieczności integracji systemu ERP z platformą sprzedażową. Tylko wtedy będziemy mogli zautomatyzować swoją działalność w pełni.

Przyglądając się zagadnieniu integracji systemu ze sklepem internetowym, należy pamiętać przede wszystkim o tym, że ERP jest zdecydowanie trudniejszy do wymiany niż sama platforma e-commerce. Tę drugą zmienia się znacznie częściej, nie należy zatem całkowicie uzależniać od niej swojej decyzji. Podczas wyboru kluczowe są zatem doświadczenia partnera wdrożeniowego. Czy ma na swoim koncie integracje? Jeśli tak, to z jakimi platformami? W jaki sposób przebiegały?

Ale po co właściwie integrować sklep i system? Główną motywacją jest zazwyczaj oszczędność czasu i uporządkowaniu procesów, które można uzyskać poprzez automatyzację wielu czynności. 
Kolejnym elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest API. Jest to interfejs dostępu programistycznego. Dobrze udokumentowana specyfikacja tego typu umożliwia dodawanie usprawnień, których brak podstawowemu rozwiązaniu. Mówiąc inaczej dobre API, oznacza otwarty system, który możemy dopasować na przykład w momencie integracji.

Wybierając system ERP dla e-Commerce należy przede wszystkim jasno określić swoje potrzeby. Po ich sprecyzowaniu można zacząć szukać dostawcy. Kontaktując się z potencjalnym partnerem, warto upewnić się, czy:

• posiada dobry system zarządzania zamówieniami (ang. Order management system),
• ma doświadczenie w integracjach z platformami sprzedażowymi,
• oferuje możliwość personalizacji poszczególnych funkcji?

Poszukiwanie dostawcy ERP dla e-sklepu, początkowo może wydawać się żmudnym i długotrwałym zajęciem. Jednakże im dokładniej podejdziemy do przygotowania się do niego tym zwrot z inwestycji będzie szybszy i bardziej zauważalny.
Na koniec, warto pamiętać, że system ERP dla e-Commerce to jedynie narzędzie wspierające, które ma usprawniać pracę i zwiększać efektywność, a nie stanowić trzon całego biznesu. Warto o tym pamiętać precyzując oczekiwania względem rozwiązania.