Ile kosztuje system ERP?

Odpowiedź na pytanie „Ile kosztuje system ERP” nie jest tak prosta i jednoznaczna, jak można by oczekiwać. Dlaczego? Na ostateczny koszt rozwiązania składa się wiele czynników i bardzo dużo zależy też od charakteru działalności, wielkości firmy, liczby użytkowników narzędzia i wielu innych. Na początku materiału podaję kwotę, od której zwykle zaczynają się wdrożenia systemu ERP. W dalszej części artykułu opowiem z kolei co jeszcze wpływa na cenę, jak przygotować się do takiej inwestycji i o czym nie można zapomnieć. Zapraszam do lektury.

Pytanie „A ile to będzie kosztować?” zazwyczaj pojawia się już na początku rozmów z potencjalnymi Klientami. Nic dziwnego – przedstawiciel firmy chce wiedzieć, ile będzie musiał zainwestować w nowe rozwiązanie. Jedyna odpowiedź, jakiej na tym etapie można udzielić, brzmi: to zależy. Zazwyczaj koszt wdrożenia systemu ERP zaczyna się od 320 do 350 tysięcy złotych, ale górne widełki w zasadzie nie istnieją i są zależne od skali projektu i potrzeb konkretnej organizacji.

Na ostateczną cenę składa się zatem wiele czynników. Jakich? Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów na temat elementów składowych kosztu wdrożenia systemu ERP, czytaj dalej.

Systemy ERP w dużym uproszczeniu można podzielić na gotowe i dedykowane. Te pierwsze wyróżniają się krótkim czasem wdrożenia i stosunkowo niską ceną. Ich wadą jest natomiast brak możliwości dostosowania narzędzia do potrzeb konkretnej firmy. Z tego powodu dostajesz „gotowca”, który może być pełen rozwiązań, których Twoja organizacja zupełnie nie potrzebuje, a przecież za nie zapłacisz. W takim systemie może też brakować funkcji kluczowych dla Twojego biznesu, których nie da się „doprojektować”. Jeżeli procesy przedsiębiorstwa są niestandardowe i potrzebujesz dopasować do nich któryś moduł – raczej nie będziesz mieć takiej możliwości. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku dedykowanego systemu ERP. To rozwiązanie otwarte na zmiany, a jego wdrożenie wiąże się z koniecznością poświęcenia większych nakładów czasu i pieniędzy. Inwestycja zwraca się natomiast w konkretnych efektach biznesowych. Kolejnym argumentem przemawiającym za wyborem systemu dopasowanego do potrzeb jest fakt, że dokładnie wiesz za co płacisz i masz wpływ na zakres produktu, który otrzymasz. Następnym jest to, że jeśli dostawca „uszył dla Ciebie na miarę” rozwiązanie, w które inwestujesz, to może się ono doskonale wpisać w wieloletnią strategię rozwoju organizacji. Taki system będzie w stanie rosnąć z Twoją firmą i wspierać ją bez względu na skalę jej działań.

Jeśli zastanawiasz się, które z tych rozwiązań będzie lepsze dla Twojego przedsiębiorstwa, warto zacząć od odpowiedzi na najbardziej istotne pytanie: Czy celem wdrożenia oprogramowania jest zwiększenie efektywności i optymalizacja działań, czy obsługa podstawowych procesów? Jeśli jest to ten pierwszy przypadek, to warto rozważyć system dopasowany do potrzeb. W przypadku drugiego scenariusza prawdopodobnie poradzi sobie rozwiązanie gotowe.

System ERP jako układ nerwowy całego przedsiębiorstwa może objąć tak wiele obszarów funkcjonowania Twojej organizacji, jak tylko potrzebujesz. Rozwiązanie składa się z modułów, z których każdy posiada funkcje dotyczące pracy konkretnych działów, czy działań. Koszt systemu zależy tym samym od poziomu złożoności procesów Twojej firmy. Oprogramowanie może składać się z modułu do zarządzania księgowością, zasobami, sprzedażą, produkcją i posiadać zaawansowany system workflow. Ale jeśli Twoja firma zajmuje się wyłącznie sprzedażą i posiada zewnętrzną księgowość, być może wystarczy dużo mniej złożone rozwiązanie z modułem do obsługi procesów handlowych, zakupów i zarządzania personelem. Wszystko, a tym samym ostateczny koszt, zależy od indywidualnej sytuacji i potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.

Kolejną kluczową kwestią, która ma wpływ na cenę systemu ERP, jest wybór modelu subskrypcji użytkowania lub eksploatacji. Rozwiązanie jest dostępne w dwóch modelach architektury:

– SaaS (Software as a Service) – system ERP jest wówczas udostępniany za pomocą chmury, serwery, na których są przechowywane dane należą do dostawcy, więc Klient ma do nich dostęp jedynie na zasadzie wynajmu, jednocześnie nie musi inwestować w rozbudowę własnej infrastruktury technicznej. Ogromnym plusem tego rozwiązania jest możliwość uzyskania dostępu do zasobów i informacji z każdego miejsca na ziemi i brak ponoszenia kosztów związanych z inwestycją w zaplecze informatyczne.

– On-premise – system ERP jest instalowany na infrastrukturze informatycznej należącej do Klienta. Ponadto licencja na użytkowanie oprogramowania jest nabywana bezterminowo, a sam system staje się własnością kupującego. Jednym z podtypów modelu on-premise jest natomiast najem oprogramowania. Jak prezentują się zasady jego użytkowania? Fizycznie wygląda łudząco podobnie do modelu on-premise (firma musi posiadać własne serwery, na nich przechowuje wszystkie dane itd.), ale z punktu widzenia płatności przypomina model SaaS. To ciekawy wariant dla tych, którzy chcą obniżyć koszty projektu (brak konieczności uiszczania opłaty za licencje bazowe i stanowiskowe w pełnej kwocie), ale chcą skorzystać z części zalet modelu on-premise.

Zastanawiając się, na który z tych modeli się zdecydować, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, co jest dla Ciebie większą wartością – elastyczny dostęp z każdego miejsca i o każdej porze, czy raczej niezbywalne prawo własności i przechowywanie danych na własnym serwerze? To decyzja, którą można porównać do tematyki nieruchomości – kupować, czy wynajmować? Nie ma jednej właściwej odpowiedzi na to pytanie, wszystko zależy od aktualnych potrzeb Twojej firmy, celów wdrożenia, przyszłych perspektyw rozwoju.

Liczbę licencji wyliczysz znając liczbę użytkowników, którzy będą korzystać z oprogramowania. Dobrze jest też uwzględnić prognozę zatrudnienia na przyszłość. Jeśli planujesz istotnie rozszerzać kadrę w perspektywie kilku miesięcy, czy najbliższych 2 lat, warto uwzględnić to w początkowych estymacjach. Zastanów się, ilu pracowników regularnie będzie korzystać z nowego narzędzia (czyli będzie potrzebować 1 licencji / 1 pracownika), a ilu z nich będzie to robić raz na jakiś czas. W tym drugim wypadku być może dwóch pracowników może współdzielić jedną licencję, jeśli czas ich pracy się nie nakłada.

Zwróć też uwagę, z jakim modelem licencjonowania masz do czynienia. Licencje dzielą się na bazowe (dotyczące funkcjonalności systemu) i stanowiskowe. Wśród tych drugich można natomiast wyróżnić imienne i standardowe (dotyczące liczby jednoczesnych użytkowników systemu). W przypadku tych pierwszych możliwość korzystania z niej będzie miał tylko konkretny nazwany użytkownik. Sposób licencjonowania oczywiście także wpływa na koszt wdrożenia.

Istotnym kosztem, który musi ponieść każda firma decydująca się na omówiony wcześniej model on-premise jest uzupełnienie lub zakup infrastruktury sprzętowej. Serwery, komputery, drukarki – wszystkie urządzenia, za pomocą których będziesz korzystać z nowego systemu. Zazwyczaj dostawca oferuje też możliwość dostarczenia całego niezbędnego sprzętu (np. w ramach współpracy z partnerem, dlatego w takiej sytuacji możesz liczyć na preferencyjną ceną, rabat itd.). Oczywiście możesz też zdecydować się na zakup we własnym zakresie. To kolejny istotny element, który musisz uwzględnić, jeśli zastanawiasz się, ile kosztuje system ERP.

Rozwiązaniem, które obecnie zdobywa coraz większą popularność jest wdrożenie ERP w modelu subskrypcyjnym. Tradycyjnie implementacja wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi, co bywa barierą dla wielu firm.

W przypadku modelu subskrypcyjnego, przedsiębiorstwo (poza niewielką, ustaloną wcześniej kwotą początkową), płaci regularne, zazwyczaj miesięczne, opłaty za korzystanie z oprogramowania. Takie podejście pozwala dopasować się do sytuacji organizacji i skroić na miarę nie tylko zawartość samego systemu, ale i sposób finansowania projektu.

Sam proces projektowania rozwiązania (bez względu na to, czy już zostało to zrobione, bo kupujesz system gotowy, czy oprogramowanie będzie musiało zostać dopasowane do Twoich potrzeb, bo decydujesz się na narzędzie dedykowane) to jedno. Na cenę wpływ ma natomiast też cały szereg innych działań, które odbywają się wokół wdrożenia. Cały projekt, w zależności od tego, czy wybierzesz dostawcę, który pracuje za pomocą metodyki zwinnej, czy klasycznej, rozpocznie się kluczowym etapem: sprintem analitycznym lub analizą przedwdrożeniową.

Gdy etap ten już się odbył, po nim miały miejsce prace programistyczne czas na uruchomienie systemu i instalację baz danych. To kolejny koszt, a nie można zapominać również o zarządzaniu projektem, wsparciu po uruchomieniu, czy szkoleniu pracowników. To tematy, które warto poruszyć z dostawcą oprogramowania już na początku współpracy, by nie być później zaskoczonym, co faktycznie składa się na finalną cenę.

Jak widzisz, na koszt wdrożenia systemu ERP składa się bardzo wiele czynników i to, co wybierzesz w ramach każdego z nich będzie mieć wpływ na ostateczną cenę. Jak wygląda to w praktyce? Choć znacznie mniej będzie kosztować gotowy system z niewielką liczbą modułów dostępny w chmurze, niż dedykowany kompleksowy ERP zakupiony w modelu on-premise, to może on ograniczyć rozwój Twojej firmy. Dlatego skala i rodzaj rozwiązania, na które się zdecydujesz, to decyzja strategicznie istotna.

Jak już wiesz, koszt wdrożenia systemu ERP w modelu tradycyjnym zaczyna się od 120 do 150 tysięcy złotych, ale ciężko mówić o górnej granicy. Wszystko zależy od objętości rozwiązania, modułów, które się na niego składają itd. Niemniej jednak to zawsze spora inwestycja, która zwraca się natomiast w licznych korzyściach, jakie może odnieść Twoje przedsiębiorstwo z mądrego i przemyślanego zakupu. Rozważając wdrożenie ERP warto pomyśleć o modelu subskrypcyjnym, który obniża barierę wejścia i pozwala rozpocząć korzystanie z systemu bez dokonywania ogromnej inwestycji początkowej.