Automatyzacja procesów księgowych i finansowych

oraz dbałość o ich poprawność, to przewagi systemu Teneum, które zwiększają efektywność pracy działu księgowości. System finansowo – księgowy skutecznie wspomaga pracowników odpowiedzialnych za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych w szybkim i sprawnym prowadzeniu działań.

Korzyści systemu finansowo-księgowego, które nasi klienci cenią najbardziej:

    Automatyzacja procesów księgowych

    Procesy księgowe w systemie Teneum są w dużym stopniu automatyzowane. Dokumenty wprowadzone do systemu finansowo-księgowego w innych działach są automatycznie księgowane. Pracownicy księgowości nie musze zajmować się czasochłonnymi czynnościami związanymi z ręcznym wprowadzaniem danych, dzięki czemu mają więcej czasu na inne zadania.

    Pełna zgodność z przepisami prawnymi w obszarze finansowo- księgowym

    System Teneum jest stale aktualizowany zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawnymi, co daje pewność poprawności prowadzonych dzialań. Obszar finansowo – księgowy dopasowuje się do rodzaju działalności firmy i jej specyficznych dla jej branży wymogów formalnych.

    Skuteczna konsolidacja

    System Teneum został zaprojektowany tak, aby bez problemu obsługiwać wiele spółek w ramach jednego systemu finansowo-księgowego. Pozwala to na spójne prowadzenie księgowości dla wszystkich podmiotów grupy kapitałowej i generowanie skonsolidowanych raportów w odpowiednich formach.

    Sprawozdania finansowe na czas

    System umożliwia generowanie różnego typu sprawozdań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Znacznie usprawnia to terminowe dostarczanie informacji finansowych do urzędów skarbowych, instytucji finansowych i innych.

    Ocena kondycji finansowej firmy

    Na podstawie raportów pochodzących z systemu możliwa jest ocena sytuacji przedsiębiorstwa, wyników finansowcyh i obszarów, w których generowane są najistotniejsze koszty. Raporty pozwalają określić sytuację finansową firmy, ułatwiając zarządowi i działowi controllingu podejmowanie strategicznych decyzji.

    Zapewnienie płynności finansowej

    Automatyzacja kontroli rozrachunków w systemie Teneum skraca cykl rotacji należności. Mailowe powiadomienia z systemu do kontrahenta usprawniają komunikację, pozwalając szybciej zareagować na opóźnienia płatności.

Chcesz się dowiedzieć, jakie funkcje i moduły zawiera system Teneum w obszarze Finanse i księgowość?

Sprawdź funkcjonalność

Umów się na rozmowę z konsultantem biznesowym.

Piotr Krupiarz

Menadżer ds. rozwoju biznesu

Dowiedz się więcej o systemie finansowo-księgowym

Procesy finansowo-księgowe stanowią istotny trzon działalności przedsiębiorstwa. Jednakże składa się na nie szereg zadań powtarzalnych i żmudnych. Automatyzacja procesów księgowych nie tylko odciążą pracowników działu finansowego, ale jednocześnie wpływa korzystnie na efekty pracy całej firmy.

Wyzwania w księgowości

Z biegiem lat, problemy i potrzeby stojące przed działami księgowymi stale wzrastają. Dziś już nikt nie ma czasu na ciągłe ręczne wypisywanie faktur, a zwłaszcza szukanie ich w obszernym archiwum. Z jakimi wyzwaniami mierzą się dzisiejsi przedsiębiorcy w zakresie finansów i księgowości?

Przodującym trendem, który można zauważyć w wielu firmach jest automatyzacja księgowości oraz wykorzystanie zaawansowanych algorytmów. Pozwalają one na obszerne analizy i generowanie danych w ekspresowym tempie. Co więcej, automatyzacja księgowości to przede wszystkim oszczędność czasu oraz pieniędzy. Systemy ERP wpływają pozytywnie na oszczędność czasu, gdyż pracownikom odchodzą monotonne obowiązki.

Kolejnym wyzwaniem w zakresie automatyzacji księgowości jest zastosowanie aplikacji mobilnych. Współczesne systemy zarządzania coraz częściej oferują nie tylko wersje desktopowe swoich oprogramowań, a również te mobilne. Posiadanie zintegrowanego systemu na smartfonie pozwala na dostęp do danych na temat księgowości w dowolnym miejscu i czasie.

Ostatnim, ale niemniej ważnym trendem współczesnej księgowości jest zastosowanie oprogramowania w chmurze. W dzisiejszych czasach, przetwarzanie danych jest istotne w przepływie informacji pomiędzy klientem a firmą. W dowolnej chwili, zarówno kontrahent jak i ksiegowy może dokonać weryfikacji konkretnej faktury.

Jak zwiększyć efektywność pracy działu księgowego?

Automatyzacja procesów księgowych pozwala zaoszczędzić czas i usprawnia realizację zadań. Narzędzie automatyzujące proces wprowadzania faktur do programu księgowego nie tylko wyręcza pracowników ze żmudnego przepisywania ich, ale – przede wszystkim – jest sposobem na wypracowanie optymalnych procedur pracy.

Rejestrowanie dokumentów księgowych może jednak odbywać się nadal ręcznie lub automatycznie. Umożliwia to korygowanie ewentualnych błędów, ale jednocześnie przyspiesza codzienną pracę.

Cała dokumentacja jest uwzględniana w podziale na rejestry księgowe, ponadto dokumenty VAT dodatkowo w rozbiciu na rejestry VAT. Każdy dokument może mieć jeden z dwóch stanów: niezaakceptowany – możliwość korekty lub modyfikacji zapisów i zaakceptowany – oznaczający, że redagowanie zostało zakończone i jest on gotowy do zaksięgowania. Automatyzacja procesów księgowych wspiera wzrost efektywności pojedynczych osób, a tym samym również całego zespołu.

Czym jest automatyzacja księgowości?

Proces automatyzacji w księgowości to nic innego jak wprowadzenie za pomocą odpowiednio dostosowanych systemów takich procesów, które pozwolą na osiągnięcie optymalnych wyników oraz rezultatów mniejszym nakładem pracy. W kontekście automatyzacji księgowości rozumie się przejście z manualnych czynności na zastosowanie specjalnych algorytmów, które pozwalają na ekspresowe wprowadzanie faktur do systemu, obrót dokumentami w systemie czy zestawienie ich wszystkich razem. Pozwala to na dogłębne analizy dla przedsiębiorstwa, a także zaoszczędzenie czasu na inne, wymagające czynnika ludzkiego działania.

Integracja systemu księgowego i finansowego z zewnętrznymi systemami

Dzięki integracji systemu księgowego i finansowego z pozostałym, używanym w firmie oprogramowaniem, księgowanie dokumentów staje się jeszcze łatwiejsze.

Integracja z systemem worklflow zapewnia księgowości szybki dostęp do wszystkich istotnych dokumentów. Jednocześnie inne zespoły mają zapewniony dostęp do bieżących, aktualnych danych finansowych. System umożliwia integrację także z dowolnym bankiem. Drajwery wymiany danych z konkretnymi bankami są dostępne w formie dodatków i obejmują: Bank PKO S.A., Bank PKO BP, Santander, MBank, Citi Bank, BGŻ BNP Paribas itp.

Ponadto system finansowo-księgowy może zostać wzbogacony o elektroniczny import wyciągów bankowych. Przyspiesza to żmudną pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem każdej operacji. Podczas importu wyciągu system automatycznie kojarzy wpłaty od kontrahentów z zapłatami za faktury, natomiast wypłaty z emitowanymi wcześniej przelewami i należnościami. Automatyzacja procesów księgowych sprawia, że czas poświęcany na obsługę rachunku bankowego drastycznie się skraca.

Przepływ informacji finansowych pomiędzy pracownikami

Płynny przepływ informacji między pracownikami zapewnia integracja systemu finansowo-księgowego z systemem workflow. Stanowi on centralne miejsce, w którym przetwarzane są wszystkie zdarzenia w firmie. Dzięki temu dostęp do aktualnych danych finansowych zyskują pracownicy innych działów.
Jakie korzyści płyną z wdrożenia systemu automatyzującego procesy księgowe?
Korzystanie z systemu dedykowanego działom księgowo-finansowym to szereg korzyści. Należą do nich:

  • redukcja czasu przeznaczanego na powtarzalne zadania
  • możliwość oddelegowania pracowników do bardziej skomplikowanych i wymagających zadań
  • przyspieszenie wszystkich procesów finansowo-księgowych
  • minimalizacja ryzyka wystąpienia błędu
  • zredukowanie kosztów
  • zapewnienie płynności finansowej
  • wiarygodna ocena kondycji firmy

Automatyzacja księgowości – czy warto ją wdrożyć?

Często przy wdrożeniach systemów, przedsiębiorcy zadają sobie kluczowe pytanie: ,,Czy warto je zastosować i jakie będą tego efekty?”. Odpowiedź jest prosta. Mianowicie, wdrożenie systemu do automatyzacji księgowości w firmie przyczynia się nie tylko do efektywniejszego zarządzania dokumentacją, ale także skraca czas na wystawienie faktur. Dawniej przedsiębiorcy musieli liczyć się z szukaniem jej wśród obszernych stosów segregatorów, a dziś jest to możliwe za pomocą jednego kliknięcia w panelu systemu. To, co jest równie ważne to kwestia oszczędności zasobów pieniężnych. Łatwo można zauważyć, że w przypadku dużych firm posiadających liczną grupę klientów, przedsiębiorstwo drukując dokumenty, musiałoby przeznaczyć na takie działania sporą część swoich przychodów. Ponadto, automatyzacja procesów księgowo- kadrowych przyczynia się do lepszego przepływu informacji pomiędzy działami. W jednej chwili, zarówno osoba odpowiedzialna za księgowość, jak i zarządzający magazynem są w stanie zweryfikować istotne dla nich dane.