Workflow

System w obszarze Workflow dostarcza szerokiej palety narzędzi do zarządzania pracą własną, przepływem pracy w grupach roboczych oraz w całej organizacji. Użytkownicy rozwiązania mogą planować zadania, zakładać projekty, przypisywać do nich zadania oraz przydzielać je do konkretnych osób. Każde zadanie, jak i projekt, może być opatrzone komentarzem lub wzbogacone załącznikiem. Moduł posiada wbudowany terminarz w postaci agendy. Do konkretnych zadań i projektów można przypisać alerty mailowe. System workflow umożliwia całościowe zarządzanie przepływem pracy, zadań i obiegiem dokumentów w organizacji w jednym miejscu systemu. Moduł stanowi centralne miejsce pracy dla każdego pracownika, w którym może on na bieżąco kontrolować swoje zadania, projekty, w które jest zaangażowany oraz planować działania własne, jak i czynności zespołowe czy związane ze współpracą z różnymi działami organizacji.

Panel Moje zadania stanowi dla każdego z użytkowników główne źródło informacji na temat zadań z nim związanych. Każda z osób widzi w swoim panelu przypisane do niej zadania i projekty, w które jest zaangażowana. Takie rozwiązanie pozwala w jednym miejscu monitorować swoje aktywności, nawet jeśli są one związane z pracą w różnych zespołach czy grupach roboczych.

Rozwiązanie stanowi wsparcie pracy grup roboczych. Pozwala na planowanie pracy, monitorowanie postępów w projektach, przypisywanie zadań do osób. Stanowi wsparcie dla zespołów działających w metodykach zwinnych (Scrum, Kanban itp.), pozwalając definiować własne tablice zarządzania przepływem pracy. Korzystając z modułu, każda osoba zaangażowana w pracę zespołu ma pełen wgląd w status prac, może w prosty sposób konsultować swoje zadania i delegować je do pozostałych członków grupy.

Dostęp do całości modułów obszaru Workflow jest realizowany z poziomu przeglądarki internetowej, telefonu komórkowego i aplikacji desktop. Bez względu na miejsce i rodzaj pracy, rozwiązanie sprawia, że przepływ pracy jest zawsze płynny pomiędzy wszystkimi członkami organizacji.

Integracja z pocztą elektroniczną

Moduł umożliwia zintegrowanie workflow z każdym systemem poczty elektronicznej wspierającym protokół IMAP. Umożliwia zdefiniowanie dostępu do wielu skrzynek i wybranych katalogów. Istotą użycia mechanizmu integracji jest definiowanie automatycznych reguł reakcji na pojawiające się nowe maile na skrzynkach i możliwość ich przeglądania bezpośrednio w jednym systemie pracy operatora. Odpowiedź, według zadanego szablonu, również może być przygotowana w programie. Za pomocą mechanizmów EDA (Event Driven Automation), administrator może skonfigurować reguły które automatycznie reagują na nowe, pojawiające się na skrzynce komunikaty. Nowe zapytanie? Nowy wniosek? Nowa faktura? Odpowiedni obieg dokumentu w systemie zainicjuje się sam. Nowa odpowiedź od klienta w sprawie reklamacyjnej? Komentarz sam się dopisze do historii sprawy, a odpowiedni pracownik otrzyma zadanie reakcji na otrzymany komunikat.  Wdrożenie mechanizmów obsługi poczty nie wyłącza możliwości korzystania z innych klientów pocztowych do tych samych skrzynek. Elastyczny dostęp pracownika do swojej skrzynki będzie dalej zachowany.

Integracja z kalendarzami

Wiele organizacji posiada już wdrożone rozwiązania związane z obsługą pracy grupowej, szczególnie w zakresie wspólnych kalendarzy. Z kolei w obszarze workflow system gromadzi zwykle ewidencję wszystkich zadań i projektów, jakie dany pracownik powinien realizować. Co kiedy powinno się wydarzyć? To najwygodniej planować jest z użyciem kalendarza, do którego zawsze będzie dostęp. Dlatego Teneum integruje swoje zadania, wydarzenia i czynności z kalendarzami Google i Microsoft. Dzięki temu zadanie założone w Teneum, któremu zostanie przypisana data realizacji, pojawi się w odpowiednim miejscu w kalendarzu ogólnofirmowym. Jego wykonanie również zostanie przez Teneum zarejestrowane. Dzięki temu pracownicy mobilni, którzy są przyzwyczajeni do korzystania ze swoich ulubionych organizerów, nie muszą pracować bezpośrednio w Teneum – mogą dalej korzystać z wygodnych dla siebie narzędzi. A procesy i sprawy kontrolowane przez Teneum będą się toczyć prawidłowo. Tak zaprojektowane rozwiązanie jest efektywnym wsparciem dla pracowników i zespołów, nie narzucając przy tym żadnych ograniczeń.

Archiwum dokumentów elektronicznych

W rozwiązaniu znajduje się repozytorium dokumentów elektronicznych. Rozwiązanie pozwala na gromadzenie dokumentów elektronicznych, załączanie skanów dokumentów, tworzenie dokumentów z szablonów i ich odpowiednie katalogowanie. Sposób przechowywania dokumentów i formy zabezpieczeń oraz backupów, jakie są standardowo oferowane dla repozytoriów, umożliwiają na rezygnację z papierowych form przechowywania dokumentów.

System jest wyposażony w mechanizmy katalogów, segregatorów, w których są przechowywane odpowiednie dokumenty. Jeśli istnieje fizyczna postać dokumentu, możliwe jest określenie aktualnego miejsca jej pobytu (w magazynie, u pracownika). Jeśli jest taka potrzeba, dokumenty mogą być numerowane w segregatorach. Uprawnienia domyślne operatorów nadaje się zarówno na poziomie poszczególnych rodzajów dokumentów, jak i właśnie segregatorów. Dzięki wykorzystaniu dodatku OCR możliwe jest dla danego dokumentu pozyskiwanie jego zawartości w postaci cyfrowej, która następnie może być automatycznie przetwarzana np. celem zadekretowania dokumentu zakupu. Takie rozwiązania znacznie przyspieszają codzienną pracę z dokumentami, ułatwiają ich katalogowanie, zarządzanie nimi i sprawiają, że dostęp do archiwów jest bardzo prosty.

Schematy workflow

Workflow w systemie Teneum nie narzuca z góry określonych schematów przeprowadzania poszczególnych procesów czy definiowania schematów elektronicznego obiegów dokumentów. Dzięki temu rozwiązanie jest elastyczne i nie ogranicza użytkowników w ich codziennej pracy. Kiedy jednak po jakimś czasie korzystania z modułu zaczną klarować się powtarzalne procesy, to możliwe jest ich zdefiniowanie i stworzenie z nich schematu zarządzania dokumentami. Elektroniczny obieg dokumentów zostaje dostosowany do procesów danej organizacji i pozwala na ich usprawnienie.

Schematy workflow w systemie Teneum to klasyczna maszyna stanowa. Umożliwiają definiowanie dowolnej ilości stanów oraz operacji przejścia procesu pomiędzy poszczególnymi stanami, podczas których operator lub system wykonują określone operacje. Za pomocą wyzwalaczy automatycznych, proces może zmieniać swój stan w wyniku zdarzeń pojawiających się w systemie lub jego otoczeniu (np. przyszła mailowa odpowiedź na wysłane pismo). Ważne, że schemat może być edytowany i korygowany nawet w momencie, kiedy pewne instancje danego schematu już są zainicjowane. To znacznie ułatwia administrację i wdrażanie poprawek i udoskonaleń. Dzięki odpowiedniemu systemowi logowania zdarzeń, każdy proces ma swoją historię, łatwą do prześledzenia i wnioskowania na jej podstawie o możliwych automatyzacjach dla danego procesu. Teneum sprawia, że elektroniczny obieg dokumentów działa w sposób nienaganny i w pełni kontrolowany.

Umów się na bezpłatną konsultację.

Ada Kwiatkowska-Skórka

Menadżer ds. Rozwoju