Workflow

System workflow dostarcza szerokiej palety narzędzi do zarządzania pracą własną, przepływem pracy w grupach roboczych oraz w całej organizacji. Użytkownicy mogą planować zadania, zakładać projekty, przypisywać do nich zadania oraz przydzielać je do konkretnych osób. Każde zadanie, jak i projekt, może być opatrzone komentarzem lub wzbogacone załącznikiem. Moduł posiada wbudowany terminarz w postaci agendy. Do konkretnych zadań i projektów można przypisać alerty mailowe. Workflow umożliwia całościowe zarządzanie przepływem pracy, zadań i obiegiem dokumentów w organizacji w jednym miejscu systemu.

Panel Moje zadania stanowi dla każdego z użytkowników główne źródło informacji na temat zadań z nim związanych. Każda z osób widzi w swoim panelu przypisane do niej zadania i projekty, w których jest zaangażowana. Takie rozwiązanie pozwala na monitorowanie w jednym swoich aktywności, nawet jeśli są one związane z pracą w różnych zespołach czy grupach roboczych. Każde zadanie w systemie workflow podlega obiegowi, a więc można przypisywać je do wykonawców i dodawać komentarze. Do każdego zadania można ponadto:

  • dodawać załączniki w postaci plików i linków (np do dokumentów chmurowych)
  • dodawać powiązane inne zadania oraz obiekty w systemie (jako powiązanie można dodać każdy obiekt, możliwy do znalezienia w Global Quick Search)
  • dekomponować je na podzadania

W ramach konfiguracji można definiować różne typy zadań, a dla każdego z nich określić zestaw statusów i schemat ich przepływu (schemat workflow).

System workflow stanowi wsparcie pracy grup roboczych. Rozwiązanie pozwala na planowanie pracy, monitorowanie postępów w projektach, przypisywanie zadań do osób. Stanowi wsparcie dla zespołów działających w metodykach zwinnych (Kanban), pozwalając definiować własne tablice zarządzania przepływem pracy. Korzystając z workflow, każda osoba zaangażowana w pracę zespołu ma pełen wgląd w status prac, może w prosty sposób konsultować swoje zadania i delegować je do pozostałych członków grupy.

Rozwiązanie pozwala na obserwowanie poszczególnych aktywności, dzięki czemu informacje o zdarzeniach w ich ramach są na bieżąco przekazywane użytkownikowi w formie alertów.

Dostęp do całości modułów obszaru workflow jest realizowany z poziomu przeglądarki internetowej, aplikacji desktop, oraz wybrane funkcje z poziomu telefonu komórkowego..

Ewidencja dokumentów

Teneum umożliwia przechowywanie w jednym miejscu w wersji elektronicznej wszystkich dokumentów w firmie. W module ewidencji dokumentów można przechowywać zarówno dokumenty przychodzące z zewnątrz – na przykład korespondencję lub faktury kosztowe, jak i dokumenty, które powstają wewnątrz firmy – na przykład oferty.
Dokumenty przechowywane są w podziale na foldery. Dzięki temu są uporządkowane oraz można łatwo je odnaleźć. Do dokumentu można załączać pliki (np. pdf-y lub dokumenty Microsoft Office) oraz linki, jeśli korzystamy z dokumentów przechowywanych w chmurze.

Ponieważ ewidencja dokumentów jest częścią obszaru Workflow i Dokumenty, to każdy dokument może podlegać procesowi o ustalonym schemacie.

W oknie dokumentów można także dodawać nowe dokumenty. Istnieją trzy sposoby dodawania dokumentu:

  • w oparciu o listę plików z dysku,
  • w oparciu o wklejenie linku do dokumentu z chmury,
  • w postaci pustego dokumentu,

W przypadku pierwszym, można dodać jednocześnie wiele plików i zdecydować czy wszystkie mają się stać załącznikami jednego dokumentu, czy każdy plik ma stworzyć osobny dokument. Stworzenie osobnego dokumentu z każdego pliku pozwala szybko zaimportować do systemu istniejące dokumenty na dysku.

Dla istniejącego dokumentu można szybko wykonać jego kopię. Jeśli dokument posiada załączniki plikowe, to załączniki te są fizycznie kopiowane w repozytorium systemu ewidencji dokumentów, dzięki czemu każdą kopię można redagować indywidualnie. Jest to szczególnie przydatne w celu kopiowania pewnych dokumentów ze wspólnego szablonu, np. z szablonu oferty lub umowy.

Wyszukiwanie w oknie dokumentów jest oparte o mechanizm Global Quick Search systemu Teneum. Oznacza to, że wpisując dowolny ciąg słów można szybko i trafnie odnaleźć interesujące nas dokumenty. Indeksacji podlega zarówno nazwa i opis dokumentu, jak i komentarze oraz nazwy folderów, na ścieżce których ten dokument się znajduje. Dokumenty i foldery można też odnaleźć w oknie Global Quick Search. Pozwala to zarówno na szybkie wyszukiwanie dokumentów, jak również na łatwe załączanie dokumentów jako powiązań do innych zadań i projektów w workflow.

Teneum współpracuje z usługą Skanuj.To, pozwalającą na rozpoznawanie treści faktur na podstawie ich obrazów (OCR dokumentów). Faktura może być poddana procesowi OCR ręcznie (poprzez naciśnięcie przycisku) lub automatycznie zaraz po otrzymaniu nowej faktury z integracji mailowej. Pozwala to ograniczyć pracę operatora jedynie do weryfikacji i akceptacji treści z rozpoznanej faktury. Nie trzeba jej przepisywać, co ogranicza niezbędny czas oraz minimalizuje możliwość pomyłek.

Załączniki, zarówno zadań jak i dokumentów, podlegają wersjonowaniu. Dzięki temu, oprócz dodawania wielu załączników do dokumentu, można także dodać kolejną wersję danego załącznika. Na liście załączników zawsze jest widoczna tylko ostatnia (aktualna) wersja, lecz możliwe jest podejrzenie również innych wersji danego załącznika.

Jeśli załącznikiem jest dokument podlegający edycji (docx, xlsx, odt) system ewidencji dokumentów nie jest w stanie wygenerować podglądu załącznika, ale umożliwia jego pobranie w celu podglądu lub edycji. Pobranie załącznika do edycji powoduje jego zablokowanie dla danego operatora. Inni operatorzy widzą informację, że ten załącznik został pobrany do edycji i nie mogą zrobić tego samego. Operator, który pobrał załącznik do edycji, może go edytować na komputerze lokalnym przy pomocy odpowiedniego oprogramowania, a po zakończeniu edycji może zwrócić załącznik do systemu ewidencji dokumentów. Zwrócenie załącznika zawsze tworzy jego nową wersję.

Rozwiązanie pozwala na przechowywanie dokumentów zgodnie z wymogami Urzędu Skarbowego.

Integracja z pocztą elektroniczną

Moduł umożliwia zintegrowanie systemu workflow z każdym systemem poczty elektronicznej wspierającym protokół IMAP. Umożliwia zdefiniowanie dostępu do wielu skrzynek i wybranych katalogów. Istotą użycia mechanizmu integracji jest definiowanie automatycznych reguł reakcji na pojawiające się nowe maile na skrzynkach i możliwość ich przeglądania bezpośrednio w jednym systemie pracy operatora. Odpowiedź, według zadanego szablonu, również może być przygotowana w programie. Za pomocą mechanizmów EDA (Event Driven Automation), administrator może skonfigurować reguły które automatycznie reagują na nowe, pojawiające się na skrzynce komunikaty. Nowe zapytanie? Nowy wniosek? Nowa faktura? Odpowiedni obieg dokumentu w systemie workflow zainicjuje się sam. Nowa odpowiedź od klienta w sprawie reklamacyjnej? Komentarz sam się dopisze do historii sprawy, a odpowiedni pracownik otrzyma zadanie reakcji na otrzymany komunikat. Wdrożenie mechanizmów obsługi poczty nie wyłącza możliwości korzystania z innych klientów pocztowych do tych samych skrzynek. Elastyczny dostęp pracownika do swojej skrzynki będzie dalej zachowany.

Schematy workflow

Workflow w systemie Teneum nie narzuca z góry określonych schematów przeprowadzania poszczególnych procesów czy definiowania schematów elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu rozwiązanie jest elastyczne i nie ogranicza użytkowników w ich codziennej pracy. Kiedy jednak po jakimś czasie korzystania z modułu zaczną klarować się powtarzalne procesy, to możliwe jest ich zdefiniowanie i stworzenie z nich schematu.

Schematy workflow w systemie Teneum to klasyczna maszyna stanowa. Umożliwiają definiowanie dowolnej ilości stanów oraz operacji przejścia procesu pomiędzy poszczególnymi stanami, podczas których operator lub system wykonują określone operacje. Za pomocą wyzwalaczy automatycznych, proces może zmieniać swój stan w wyniku zdarzeń pojawiających się w systemie lub jego otoczeniu (np. przyszła mailowa odpowiedź na wysłane pismo). Ważne, że schemat może być edytowany i korygowany nawet w momencie, kiedy pewne instancje danego schematu już są zainicjowane. To znacznie ułatwia administrację i wdrażanie poprawek i udoskonaleń. Dzięki odpowiedniemu systemowi logowania zdarzeń, każdy proces ma swoją historię, łatwą do prześledzenia i wnioskowania na jej podstawie o możliwych automatyzacjach dla danego procesu.

Umów się na bezpłatną konsultację.

Piotr Krupiarz

Menadżer ds. rozwoju biznesu