Workflow – zarządzanie przepływem pracy i zadaniami

w systemie ERP. Zwinne zarządzanie zdarzeniami nietypowymi, efektywność, niezawodność – to cechy dobrze zorganizowanej firmy. Teneum to jedyne na rynku narzędzie oferujące tak kompleksowe podejście do zarządzania przepływem pracy.

Korzyści systemu workflow, które nasi klienci cenią najbardziej

    Jedna platforma do zarządzania wszystkimi zdarzeniami

    System workflow to centralne miejsce, w którym przetwarzane są wszystkie zdarzenia pojawiające się w organizacji. Dzięki temu rozwiązanie pozwala na zarządzanie przepływem pracy i zadaniami w całej firmie tak, aby niezależnie od złożoności organizacji, zapewnić najwyższą efektywność pracy.

    Elastyczność w procesach

    W zależności od specyfiki biznesu i charakteru pracy konkretnego zespołu zdarzenia nietypowe to od kilku do kilkudziesięciu procent wszystkich zdarzeń. Dlatego oprócz fundamentu, jakim są procesy, w Teneum możliwe jest zwinne zarządzanie zadaniami i zdarzeniami wzbogacone o elektroniczny obieg dokumentów.

    Nieograniczony przepływ informacji

    W systemie Teneum pracownicy księgowości, logistyki czy działu projektowego mają do dyspozycji funkcje dedykowane dla ich dziedzin pracy. Korzystają jednocześnie z jednego narzędzia do zarządzania przepływem pracy, dzięki czemu kolaboracja zespołów przebiega płynnie i szybko.

    Organizacja pracy własnej

    Panel Moje zadania gromadzi wszystkie aktywności związane z pracą konkretnej osoby. Organizacja pracy własnej jest intuicyjna i wygodna, niezależnie od ilości projektów, w które zaangażowana jest jedna osoba czy złożoności pracy, jaką wykonuje. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia łatwy dostęp do najważniejszych plików.

    Wsparcie pracy grup roboczych

    System pozwala na planowanie zadań grup roboczych, zakładanie projektów, przypisywanie do nich zadań oraz przydzielanie ich do członków zespołów. Wszystkie aktywności mogą być komentowane i opatrywane załącznikami. Dzięki temu zespoły wspólnie pracują w nad poszczególnymi zadaniami, na bieżąco monitorując postępy.

    Intuicyjny obieg dokumentów

    Dokumenty trafiające do księgowości (np. faktury kosztowe) mogą być przypisane do dowolnej osoby w organizacji wraz z zadaniem (np. opisania faktury). Takie podejście zapewnia realne wsparcie codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Chcesz się dowiedzieć, jakie funkcje i moduły zawiera system Teneum w obszarze Workflow i dokumenty?

Sprawdź funkcjonalność

Umów się na rozmowę z konsultantem biznesowym.

Piotr Krupiarz

Menadżer ds. rozwoju biznesu

Dowiedz się więcej o systemie Workflow

Czym jest workflow?

Określenie workflow pochodzi z języka angielskiego i oznacza przepływ pracy. W praktyce workflow obejmuje również proces przepływu informacji, danych i zadań. Workflow definiuje się ponadto jako sposób automatyzacji procesów biznesowych, który zakłada przekazywanie informacji, dokumentów lub zadań pomiędzy poszczególnymi uczestnikami procesu, zgodnie z określonymi procedurami lub zasadami. Aby panować nad procesami workflow, w firmach wdrażane są systemy, zarządzające tym obszarem, np. systemy klasy ERP.

Dlaczego warto stosować workflow?

System workflow pozwala zapanować nad wszystkimi procesami, które mają miejsce w firmie. Zarządzanie projektem, obsługa sprzedaży, obieg faktur kosztowych czy obsługa wniosków urlopowych – każdy z tych procesów może być objęty systemem workflow i dzięki temu usystematyzowany, przyśpieszony i usprawniony. Odpowiednio zaprojektowany system workflow daje pewność, że kluczowe operacje w firmie przebiegają zgodnie z ustalonym schematem, w określonym czasie i przy udziale właściwych osób.

Workflow a zarządzanie dokumentami

Odpowiednie gromadzenie, przechowywanie i katalogowanie dokumentów, to korzyści wdrożenia odpowiedniego systemu workflow. Dokumentacja dotycząca poszczególnych działów i obszarów funkcjonowania firmy przechowywana jest według określonych zasad. każdy z dokumentów może być odpowiednio oznaczony i otagowany. Dokumentacja może być dzielona na katalogi, odpowiadające poszczególnym wątkom i sprawom, których dotyczą.

Workflow a elektroniczny obieg dokumentów

Często myśląc o systemie workflow mamy na myśli wyłącznie system do elektronicznego obiegu dokumentów. Jednak istotą workflow jest nie tylko przepływ dokumentów, ale również przepływ informacji, wiedzy, pracy. To całościowe podejście do tematu zarządzanie obiegiem informacji na temat procesów w firmie. Co więcej, system workflow to również zarządzanie zdarzeniami nietypowymi i nieprzewidzianymi. Ograniczenie możliwości tego rozwiązania wyłącznie do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów to zdecydowane niewykorzystanie jego potencjału.