System ERP – jak wybrać oprogramowanie dla produkcji?

Obecnie na rynku systemów ERP istnieje wielu dostawców, którzy oferują oprogramowanie dla produkcji. Ci więksi, globalni, lub mniejsi, lokalni. Rozwiązania gotowe, dedykowane, różne moduły – czasem trudno się w tym wszystkim odnaleźć. Wbrew pozorom nie ma uniwersalnego narzędzia, które dopasuje się do każdej firmy z tej branży. Dlatego, zanim podejmiesz decyzję, jaki system ERP wybrać dla swojego przedsiębiorstwa musisz wiedzieć, jak podejść do takiego projektu i na co zwrócić uwagę, aby oprogramowanie sprawdziło się w Twojej organizacji. Dowiedz się, na co zwrócić uwagę. Jak wybrać najlepszy system ERP? Co należy rozważyć? Jak przebiega wdrożenie nowego systemu ERP w firmie produkcyjnej?

Cyfryzacja procesów to kluczowa zmiana w organizacji. Dlatego bardzo ważne jest przygotowanie do takiego projektu – nie tylko wyznaczenie budżetu, ale również pogłębiony research, szczegółowe rozplanowanie kosztów wdrożenia, harmonogramu, migracji danych i zaangażowanie osób, które mają w nim uczestniczyć. Jak wybrać system ERP dla produkcji? Poniższe wskazówki pomogą Ci osiągnąć oczekiwany efekt i ułatwią wdrożenie.

Najważniejszym krokiem, aby wybrać najlepszy system ERP dla produkcji, jest odpowiedzenie sobie na podstawowe pytania. Jakie obszary biznesowe ma objąć projekt? Jakie są cele biznesowe wdrożenia? W jaki sposób wykorzystasz nowe oprogramowanie zarówno do zarządzania firmą, jak i budowania przewagi konkurencyjnej na rynku? Czy rozwiązanie, którego potrzebujesz, powinno być rozbudowane i dopasowane do kluczowych procesów przedsiębiorstwa, czy wystarczy prosty ERP z podstawowymi funkcjami? Kto będzie stanowił zespół projektowy? Należy zebrać jak najwięcej informacji i uporządkować je, aby łatwiej było przystąpić do selekcji i wyboru dostawcy, a następnie zdefiniowania oczekiwań wobec oprogramowania. Wdrożenie to przedsięwzięcie, które dotyczy wszystkich aspektów Twojej organizacji. Dlatego jeśli nie posiadasz sprecyzowanych odpowiedzi na powyższe pytania, projekt może nie wypalić lub jego efekty nie będą zadowalające.

W jaki sposób udzielić na nie odpowiedzi? Oprócz sesji brainstormingowej z zespołem projektowym warto zasięgnąć pomocy u dostawców systemów ERP dla produkcji. Jeżeli to za mało, możesz także skorzystać z porad firmy consultingowej. Pamiętaj, że już na etapie opracowywania odpowiedzi na podstawowe zagadnienia, należy zwracać uwagę na szczegóły oraz końcowego użytkownika. Dlatego rozmowa z pracownikami może wnieść wiele wartościowych informacji, które przydadzą się na późniejszym etapie wdrożenia. To w końcu oni mają później korzystać z tego rozwiązania – warto zapytać ich, jakie mają potrzeby i oczekiwania.

Gdy wiesz już, w jakim zakresie potrzebujesz wsparcia, a cele wdrożenia systemu ERP zostały jasno określone, łatwiej będzie Ci wybrać dedykowane moduły. W skrócie – co ten system ERP dla produkcji konkretnie ma robić? Dobrą praktyką jest to, aby wybrać tylko te moduły, które realnie odpowiadają na potrzeby biznesowe organizacji, czyli pokrywają się z zakresem obszarów, które zamierzasz usprawnić.

Wielu przedsiębiorców myśli, że im więcej, tym lepiej. W przypadku oprogramowania ERP nie zawsze się to sprawdza. Jeżeli np. rozliczasz księgowość przez firmę zewnętrzną, to czy warto inwestować środki w moduł do zarządzania finansami, który nigdy nie zostanie użyty? Rezygnacja ze zbędnych funkcji przyczynia się do zaoszczędzenia pieniędzy, które możesz później przeznaczyć np. na dalszy rozwój tych elementów systemu, których faktycznie potrzebujesz. Ponadto mniej modułów to krótszy czas wdrożenia – dzięki temu Twoja firma będzie mogła szybciej zacząć korzystać z nowego narzędzia.

Zakres wdrożenia w przypadku systemu ERP dla produkcji najczęściej obejmuje:

• Zarządzanie produkcją – to najważniejszy moduł, który odpowiada za planowanie i harmonogramowanie produkcji, usprawnianie procesów wytwórczych i optymalizację zużycia surowców.
• Finanse i księgowość – to część systemu, która nie tylko pozwala na automatyzację procesów księgowych i finansowych, ale odpowiada także za szczegółowe ewidencjonowanie surowców oraz gotowych produktów. Ponadto wspiera przygotowanie sprawozdań finansowych i zapewnienie zgodności działań z przepisami prawa. Z uwagi na zintegrowanie z całym systemem, ryzyko błędów zostaje wyeliminowane, a automatyzacja czynności i procesów odciąża pracowników. 
• Handel i dystrybucja – ten moduł to ogromne wsparcie działań biznesowych firmy. Obsługa kanałów sprzedaży B2B i B2C, cyfryzacja procesów handlowych i integracja ze spedytorem lub platformą e-Commerce – i to wszystko w jednym miejscu. 

Kolejnym krokiem, aby wybrać system ERP dla produkcji, jest wybór dostawcy oprogramowania. Warto pamiętać, aby nie kierować się jedynie wysokością ceny końcowego projektu. Wdrażasz w firmie narzędzie, które zostanie z Tobą na długi czas. Być może za 5 lat będziesz rozwijać organizację w inną stronę, niż dotychczas, i poczujesz potrzebę rozbudowania rozwiązania o dodatkowe moduły, lub zmodyfikowanie obecnych. Dobrze dobrany system ERP powinien być kompatybilny z używanymi w firmie systemami operacyjnymi oraz innymi narzędziami IT, aby zapewnić płynność integracji i sprawne działanie wszystkich procesów. Dostawca oprogramowania powinien być stabilnym partnerem biznesowym, który zapewni Ci wsparcie i możliwość dostosowania rozwiązania do zmieniających się oczekiwań.

Jak sprawdzić, czy wybrany przez Ciebie dostawca, jest „tym jedynym”? Zweryfikuj, od kiedy działa na rynku i czy wyniki finansowe firmy mówią o rentowności, czy o stratach. Sprawdź referencje i zobacz ilu klientów korzysta z rozwiązań wdrażanych przez dostawcę systemu oraz czy ma on doświadczenie w Twojej branży. Być może partner, którego wybierzesz, będzie mógł pokazać Ci swoje oprogramowanie ERP dla produkcji u jednej z firm, u której już je wdrożył. Dzięki temu zobaczysz, jak prezentuje się na żywo i porozmawiasz z osobami, które na co dzień z niego korzystają. 

Niewątpliwie wdrożenie oprogramowania dla produkcji przyniesie Twojej firmie wiele korzyści. Aby mieć pewność, że tak się stanie, na etapie wyboru systemu ERP, warto zadać sobie konkretne pytania. Oprócz wymienionych wcześniej zagadnień bardzo ważne jest, jak bardzo rozbudowanego oprogramowania potrzebujesz, z czym je zintegrujesz, czy też, jak zaplanujesz koszty wdrożenia i co zrobisz, jeśli budżet wypali się przed startem. Dzięki gruntownemu przygotowaniu się do tematu unikniesz wielu niepowodzeń. 

Pobierz bezpłatny e-book: „39 pytań, które musisz sobie zadać przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP”.

Kluczowe jest określenie potrzeb biznesowych i funkcjonalnych. Wybór systemu ERP powinien uwzględniać możliwość skalowania i integracji z innymi narzędziami. Ważne jest również doświadczenie dostawcy w Twojej branży.

Proces wdrożenia ERP obejmuje analizę potrzeb, wybór funkcji i dostosowanie systemu do specyfiki firmy. Następnie następuje migracja danych, szkolenie pracowników i stopniowe uruchamianie systemu. Kluczowe jest wsparcie dostawcy na każdym etapie wdrożenia.

Czas wdrożenia ERP zależy od zakresu projektu i stopnia dostosowania systemu. Standardowo proces trwa od kilku miesięcy do roku. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie zaplanowanie harmonogramu i zaangażowanie zespołu projektowego.

Tak, elastyczny system ERP pozwala na skalowanie i rozbudowę wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Możesz dodawać nowe moduły, dostosowywać funkcjonalność i integrować go z innymi narzędziami. To rozwiązanie zapewnia długoterminową użyteczność i optymalizację procesów.

Najczęstsze wyzwania w zakresie systemu klasy ERP to dopasowanie oprogramowania do unikalnych procesów firmy, zaangażowanie zespołu i zarządzanie zmianą. Istotne jest także kontrolowanie kosztów wdrożenia i zapewnienie płynnego przejścia na nowe rozwiązanie bez zakłóceń w produkcji.