Czym jest inteligentny system Workflow i dlaczego warto go wdrożyć?

Wdrażanie oprogramowania informatycznego to niejednokrotnie proces drogi i długotrwały. Dziesiątki przykładów dużych i średnich firm w Polsce i na świecie pokazują, że projekty IT mogą kosztować wiele milionów złotych i trwać wiele miesięcy, a nawet lat. Dynamiczne zmiany zachodzące w sposobie prowadzenia biznesu powodują, że oprogramowanie nie nadąża za zmianami organizacyjnymi, a tym samym nie jest aktualne. Na podstawie tych spostrzeżeń narodził się pomysł na stworzenie oprogramowania, które samoczynnie dostosowuje się do wymagań i zachowań użytkownika. Standardowo, system Workflow to rozwiązanie służące przede wszystkim do monitorowania procesów i zarządzania pracą osób oraz zespołów w organizacji. Jakie zalety posiada to narzędzie? Dlaczego warto wdrożyć inteligentny system Workflow? Opowiadam o tym w poniższym artykule.

Użytkownik, który rozpoczyna pracę z narzędziem Workflow, początkowo korzysta z ogólnej wersji programu, z bardzo szerokimi możliwościami, ale nie dostosowanej do szczegółowych wymagań. Następnie sztuczna inteligencja podłączona do oprogramowania samodzielnie gromadzi statystyki z zachowania użytkowników, analizuje je i decyduje, w jaki sposób zmodyfikować interfejsy użytkownika, aby czynności przez niego wykonywane dało się wykonać prościej, w sposób bardziej ergonomiczny i przyjazny. Po jakimś czasie (od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od liczby akcji wykonanych przez użytkownika) system ulega samomodyfikacji. W ten sposób z oprogramowania ogólnego, podstawowego powstaje narzędzie dedykowane, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.

Rozwiązanie posiada zaimplementowane tzw. rozszerzenia obsługujące poszczególne działania podejmowane przez użytkowników (np. rozliczanie faktur kosztowych). We wszystkich dostępnych rozszerzeniach do Workflow narzędzie na bieżąco monitoruje, a następnie wysyła do serwera telemetrii, działania użytkowników (klikanie konkretnych przycisków, wybieranie funkcji z menu, dodawanie komentarzy, edytowanie pól i zapisywanie zmian itd.). Serwer gromadzi wszystkie dane na temat poszczególnych działań wraz z kontekstem ich wywołania, czyli wybranymi polami danych rekordów, na których te akcje były wykonane.

Gdy użytkownik po raz kolejny pracuje w aplikacji na widoku będącym rozszerzeniem do Workflow, system po zmianie rekordu na nowy, w tle wysyła do serwera telemetrii zapytanie z prośbą o wygenerowanie najlepszych podpowiedzi akcji dla tego rekordu danych. W serwerze działa generator sugestii, który na podstawie analizy zgromadzonych danych generuje od jednej do trzech sugestii. Sugestie te są wyświetlane w postaci przycisków na panelu szczegółów inteligentnego systemu Workflow. Naciśnięcie przycisku z tą sugestią powoduje wykonanie tej akcji, na rzecz bieżącego rekordu.

Wszystkie podpowiedzi generowane są kontekstowo – jeśli w przeszłości użytkownik wykonywał konkretną akcję na rekordach zawierających określone dane, to prawdopodobnie w przyszłości wykona podobne działanie. Algorytmy generowania podpowiedzi są na bieżąco „dostrajane”, gdy wprowadzamy kolejne rozszerzenie. Sam czas uczenia się jest obecnie bardzo krótki – wystarczy już kilka akcji wykonanych ręcznie, by po godzinie pracy z aplikacją inteligentny system Workflow wygenerował nowe podpowiedzi. W przyszłości prawdopodobnie będziemy ten czas wydłużać, aby gromadzić większe ilości danych, przed podpowiedzią czegokolwiek. Znacznie ulepszona wersja generatora podpowiedzi powinna być dostępna pod koniec roku.

Implementacja rozwiązania monitorującego przepływ pracy ze zdolnością samomodyfikacji może przyczynić się do znaczącej poprawy jej efektywności. Inteligentny system Workflow to szereg korzyści. Należą do nich m.in.:
– szybki obieg dokumentów,
– pełna automatyzacja żmudnych i rutynowych procesów,
– elastyczność w realizacji zadań (z uwzględnieniem zdarzeń nietypowych),
– efektywne wsparcie pracy grup roboczych.

Klienci poszukujący rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w organizacji napotykają wiele różnych wyzwań, ale kilka z nich przewija się najczęściej. Należą do nich:
– skomplikowany dostęp do pełnej dokumentacji dotyczącej wszystkich projektów, zadań i procesów,
– błędy wynikające z natłoku pracy i nieuporządkowania zadań,
– brak możliwości kontroli bieżącego statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie,
– poświęcanie dużych nakładów czasu na rutynowe i powtarzalne zadania.
Wszystkie z nich można w łatwy sposób zautomatyzować, a tym samym „uwolnić” czas pracowników kluczowe obowiązki.

Dla naszych obecnych klientów licencje inteligentnego systemu Workflow są dostępne w ramach abonamentu aktualizacyjnego. Dzięki czemu Klient nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z nowym rozwiązaniem. W przypadku organizacji planujących wdrożenie, czas ani koszty nie różnią się od tych, dotyczących implementacji standardowego systemu. Obydwa zależą od skali działalności przedsiębiorstwa, oczekiwań względem projektów i zdefiniowanych celów wdrożenia.