Jak wymienić system ERP na nowy?

Rozwój technologii jest obecnie tak dynamiczny, że rozwiązania, które działały wczoraj, jutro mogą być nieaktualne. Na rynek wchodzi AI, chmura i mobilne rodzaje oprogramowania są coraz popularniejsze, a firmy, które nie będą nadążały za cyfrową rewolucją, z czasem zaczną tracić klientów i rentowność. Dlatego to dobry moment na zastanowienie się nad tym, czy Twój system ERP nie wymaga odświeżenia – lub całkowitej wymiany. W pierwszym odruchu większość przedsiębiorców pomyśli: „ale przecież nadal dobrze działa”. Być może tak jest. Jednak czy obecne rozwiązanie dostarcza Ci takich efektów, jakich można oczekiwać od nowoczesnych rodzajów oprogramowania, wyposażonych w ulepszone funkcje? W tym artykule opowiem, kiedy i jak wymienić ERP na nowy, a także czy warto zdecydować się na modyfikację obecnego. Zapraszam do lektury.

Wymiana systemu ERP na nowy wiąże się ze sporą inwestycją środków finansowych. To niewątpliwie jeden z głównych powodów, które zniechęcają przedsiębiorców do podjęcia się tej decyzji. Jednak łatwo zapomnieć o tym, że utrzymywanie starego rozwiązania może być nawet droższe, niż implementacja nowego. 

Oprogramowanie ERP ma służyć firmie na lata, dlatego wdrożenie musi być dobrze przemyślane i zaplanowane. Należy przy tym wziąć pod uwagę perspektywę ewentualnego rozwoju firmy, tak, aby można było w przyszłości zmodyfikować rozwiązanie. Często taka aktualizacja wystarczy, aby na jakiś czas rozwiązać pojawiające się problemy i dopasować się do nowych procesów w organizacji. A potrzeba zmian jest realna. W 2022 roku Sente przeprowadziło badanie dotyczące kondycji polskich firm produkcyjnych. Wynika z niego, że aż 74% przedsiębiorców planuje wdrożyć w przedsiębiorstwie innowacje z zakresu cyfryzacji w ciągu najbliższego roku lub dwóch lat. Oznacza to, że obecnie korzystają z systemów, które nie spełnia swojej roli tak, jak powinno. W takim razie warto zastanowić się, na czym firma skorzysta bardziej – na wymianie całego oprogramowania, czy jedynie modyfikacji poszczególnych jego modułów. 

Jeśli obecnie użytkownicy nie mają żadnych trudności z korzystania z systemu ERP i potrzebują jedynie drobnych usprawnień, prawdopodobnie wystarczy porozmawiać z dostawcą o drobnych zmianach. Wymiana oprogramowania wiąże się z kolei z wdrożeniem nowych możliwości, innowacyjnymi funkcjami i przyspieszeniem rozwoju firmy, jeśli dotychczas jego tempo nie było zbyt wielkie. 

Decyzja o wymianie systemu ERP na inny to bardzo indywidualna kwestia. Samo myślenie o zmianie jest pierwszym sygnałem, że coś nie odpowiada Ci w obecnie używanym oprogramowaniu. Jak poznać, czy to dobry moment na implementację nowego rozwiązania? Przede wszystkim mówi o tym rozwój firmy i potrzeba dopasowania programu do obecnych działań w firmie. Czy koszt zaktualizowania systemu o funkcje, które lepiej obsłużą procesy, pojawiające się wraz z ewolucją przedsiębiorstwa, jest wyższy, niż wdrożenie całkowicie nowego? Jeśli tak, to zdecydowanie lepiej postawić na tę drugą opcję. Dobrym wyborem jest ona także w momencie gdy wydajność obecnego rozwiązania spada, i nie może ono spełnić wymagań formalno-prawnych. To bardzo ważne i dość częste powody zmiany oprogramowania. Nie zapominaj jednak, że nawet mniej poważne problemy, takie jak komfort użytkowania, też mogą stanowić podstawę do wymiany. Czasy topornego UX odchodzą w niepamięć, użytkownicy obecnie oczekują tego, aby system był intuicyjny i łatwy w obsłudze – również w trybie zdalnym.

Do wymiany systemu ERP na nowy najlepiej podejść tak jak do każdego projektu wdrożeniowego związanego z cyfryzacją. Można podzielić implementację na trzy etapy.

W pierwszym etapie zamiany rozwiązania ERP na nowy należy dokładnie się przygotować do całego przedsięwzięcia. Zacznij od analizy potrzeb biznesowych Twojej firmy. Przemyśl, co chcesz uzyskać i które z obecnych mechanizmów planujesz poprawić. Następnie, gdy cele wdrożenia będą jasne, możesz powołać grupę projektową, która zajmie się inicjatywą i dopilnuje, aby nie zbaczała ona z wyznaczonej ścieżki. To dobry moment na komunikację z pozostałymi pracownikami – muszą zrozumieć, skąd wynika zmiana, aby łatwiej było im ją zaakceptować. Z doświadczenia w Sente wiemy, że osoby zatrudnione w firmie często obawiają się innowacji – w efekcie mogą spowalniać cały proces. Gdy od początku jasno zakomunikujesz, dlaczego tak się dzieje, unikniesz problemów związanych z brakiem współpracy ze strony pracowników.

Po ustaleniu zespołu projektowego oraz celu implementacji możesz skupić się na tym, aby rozważyć oferty różnych dostawców. System powinien spełniać Twoje wymagania i zoptymalizować procesy działające w firmie. Z kolei organizacja, która dostarczy Ci rozwiązanie, powinna być otwarta na komunikację i chętna do niesienia pomocy. Będziecie współpracować przez najbliższe lata. Dlatego ważne jest partnerskie podejście w trakcie wdrożenia, jak i po nim. Jeżeli masz możliwość, poproś o wizytę referencyjną w przedsiębiorstwie, które wcześniej skorzystało z usług wybranego dostawcy. Dzięki temu przekonasz się, jak oprogramowanie działa na żywo. 

Ostatnim krokiem jest przystąpienie do prac wdrożeniowych. Twój zespół projektowy będzie nadzorował implementację oprogramowania ERP. Przed ostatecznym uruchomieniem system przejdzie testy i jeśli wszystko będzie działało poprawnie, pozostali pracownicy będą mogli zacząć z niego korzystać.

Aktualizacja oprogramowania w firmie ma sens do pewnego momentu. Kiedy dalsze modernizacje zaczynają przerastać kosztami wdrożenie nowego rozwiązania, a bez nich firma nie może dalej funkcjonować, warto rozważyć wymianę systemu ERP na nowy. Być może po przeczytaniu artykułu jesteś bliżej podjęcia decyzji o wymianie systemu, ale nie masz w tym doświadczenia i obawiasz się takiego przedsięwzięcia. W takim wypadku polecam zapoznanie się z naszą publikacją pt. „39 pytań, które musisz sobie zadać przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP”. To materiał, który zawiera odpowiedzi na wiele pytań związanych z implementacją nowego oprogramowania w firmie. Możesz potraktować go jako checklistę, która pomoże w przygotowaniu się do wdrożenia.