Zarządzanie zakupami w systemie ERP

Zarządzanie zakupami to jeden z obszarów organizacji odpowiedzialnych za to, aby optymalizować koszty funkcjonowania firmy. Na barkach pracowników tego działu spoczywa wiele złożonych zadań. To w końcu nie tylko kupowanie. To przede wszystkim zapewnienie takich źródeł dostaw, aby przedsiębiorstwo mogło działać bez przerw (np. w procesie produkcji) i tym samym realizować cele biznesowe. Z kolei, zanim dojdzie do podpisania umowy i złożenia zamówienia, specjalista do spraw zakupów musi wykonać szereg innych czynności. Stałe monitorowanie poziomu zapasów, prognozowanie potrzeb, analiza ofert i wybór dostawców mogą być skuteczniejsze przy wykorzystaniu narzędzi IT. Właśnie dlatego warto bliżej przyjrzeć się temu, jak działa zarządzanie zakupami w systemie ERP. 

ERP to system nerwowy firmy, który skupia w sobie wiele obszarów funkcjonowania organizacji. Opiera się o wspólną bazę danych, integrując najważniejsze działy przedsiębiorstwa. Dzięki temu przepływ informacji pomiędzy różnymi kanałami jest spójny, a procesy stają się efektywne dzięki automatyzacji wielu z nich. Rozwiązania tej klasy cieszą się popularnością, a dostawcy stale je rozwijają – tak, aby nadążać za ewolucją przemysłu i technologii, np. dodając do proponowanych przez siebie narzędzi elementy sztucznej inteligencji. Obecnie systemy ERP implementuje się przy pomocy serwera fizycznego, lub w wygodniejszej i stosunkowo mniej kosztownej opcji – w chmurze. 

Moduł zarządzania zakupami automatyzuje powtarzalne czynności, dzięki czemu specjalista ma możliwość przeznaczyć zaoszczędzony czas na inne, ważniejsze zadania. Obszar ten wspomaga ustalanie strategii zaopatrzenia dzięki wykorzystaniu algorytmów, które odnoszą się do długo- i krótkofalowego planowania sprzedaży czy produkcji. Prognozowanie bierze pod uwagę sezonowość popytu, a więc niezależnie od okoliczności, dokładnie przygotowuje firmę do nadchodzących tygodni. Ponadto zapewnia możliwość wymiany informacji z dostawcami, porównuje oferty i ułatwia składanie zamówień.

Wyobraź sobie taką sytuację: specjalista do spraw zakupów wie, że musi kupić dany surowiec. Znajduje ponad 15 dostawców, którzy mają go w swojej ofercie. Firma nie posiada rozwiązania ERP, więc pracownik musi utworzyć arkusz kalkulacyjny, w którym manualnie wpisze aktualne ceny, a następnie je porówna. Cena niektórych surowców zmienia się dynamicznie. Może więc się zdarzać, że po podjęciu decyzji o wyborze oferty, okaże się, że jest już nieaktualna – ponieważ czas potrzebny na analizę danych w zestawieniu był zbyt długi.

Podobne sytuacje nie występują tak rzadko, jak może się wydawać. System ERP do zarządzania zakupami wspomaga codzienną pracę tego obszaru organizacji. Poniżej kilka ważnych funkcji tego modułu.

Ta funkcja ma na celu zautomatyzowanie krótkoterminowych zakupów. Jak działa? Analizując bieżące zapotrzebowanie, oparte o aktualne zlecenia oraz stan zapasów, system jest w stanie precyzyjnie określić, jakie ilości produktów powinny znajdować się w magazynie. Pozwala też na automatyczne generowanie zamówień zarówno do dostawców, jak i z oddziałów do centrali. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorstwo może efektywnie kontrolować poziomy zapasów, unikając niedoborów i nadmiarów. Prowadzi to do zminimalizowania kosztów, a w przypadku firmy produkcyjnej, do uniknięcia przestoju w wytwarzaniu towaru.

System ERP do zarządzania zakupami ułatwia nawiązanie długofalowych, partnerskich relacji z dostawcami. Automatyzuje proces zbierania ofert, następnie porównuje je i umożliwia złożenie zamówienia i jego modyfikację, a także rozliczanie umów retrospektywnych. Zarówno powyższe zadania, jak i wymiana informacji z dostawcami, dzieją się w czasie rzeczywistym, aby zakupy były możliwie najkorzystniejsze dla Twojej firmy. Przepływ zamówień i dokumentów jest intuicyjny i szybki, dlatego nowi pracownicy nie mają problemu z wdrożeniem się do pracy. Partnerska relacja z dostawcami może przyczynić się do ewentualnych zniżek i rabatów w przyszłości, a co za tym idzie, oszczędności w Twojej organizacji.

Inteligentne algorytmy, zawarte w systemie ERP do zarządzania zakupami, mogą służyć zarówno do planowania krótko-, jak i długofalowego. Biorą pod uwagę wszystkie zmienne, które są istotne dla tego procesu. Opracowane w dowolnej, przystępnej dla odbiorcy formie, są na bieżąco aktualizowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy. Oprogramowanie ERP integruje wszystkie obszary w jednym miejscu, więc algorytmy opierają się o dane z całego systemu. Dzięki temu nie przeoczysz żadnego elementu, który jest kluczowy do sprawnego zaplanowania zakupów.

System ERP do zarządzania zakupami automatyzuje proces składania zamówień, czym przyczynia się do zwiększenia efektywności i eliminacji błędów, a także do zaoszczędzenia czasu. Gdy stan magazynowy spadnie poniżej określonego poziomu, rozwiązanie wygeneruje zamówienie do dostawcy, aby uzupełnić brakujące surowce lub produkty. To bardzo dobry sposób, aby zminimalizować ryzyko niedoborów i przestojów w produkcji. Ponadto oprogramowanie umożliwia generowanie faktur na podstawie złożonych zamówień, co przyspiesza proces rozliczeń.

System ERP do zarządzania zakupami jest narzędziem IT, które integruje w sobie wiele procesów i obszarów firmy. Odpowiednio dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa, nie spowalnia pracy, wręcz przeciwnie – przejmuje pieczę nad powtarzalnymi zadaniami, automatyzując je. Pomaga więc zaoszczędzić wiele czasu, a także dobrać najkorzystniejsze oferty, co przyczynia się z kolei do zostawienia pieniędzy w firmie. Dlatego jeśli Twoja organizacja nie posiada tego rodzaju rozwiązania, lub jest ono nieodpowiednio przystosowane do warunków firmy, warto rozważyć jego wdrożenie (lub modyfikację). Prawidłowo skonfigurowane narzędzie powinno umożliwiać rozwój przedsiębiorstwa, a nie jego spowolnienie. 

Jakie jeszcze korzyści można osiągnąć dzięki rozwiązaniu ERP do zarządzania zakupami? Jeden z naszych klientów, producent i dystrybutor olejów smarowych, po wdrożeniu usprawnił działanie swojego działu zaopatrzenia. W momencie, gdy poszczególne surowce zbliżają się do zdefiniowanego wcześniej stanu minimalnego, system wysyła informację o tym, że należy złożyć na nie zamówienie. W ten sposób produkcja nie stoi w miejscu, oczekując na dostawę.